Výběr vhodného ERP systému je poměrně komplexní a strategický proces, ve kterém je třeba zohlednit celou řadu individuálních faktorů. Ne každý systém je totiž vhodný pro každou společnost, záleží na její velikosti, struktuře, odvětví a prostředí, ve kterém podniká… Co při výběru systému zohlednit, aby byl z dlouhodobého hlediska vhodným a efektivním pomocníkem právě pro vás?

Zasazení do současné IT struktury

Při hledání vhodného ERP systému nezapomeňte vzít v úvahu jeho kompatibilitu s existujícími procesy ve společnosti a celkovou IT infrastrukturou. Pokud jsou vaše aktuální procesy zastaralé, vyberte si takový ERP systém, který má největší potenciál dané procesy do budoucna ulehčit. Implementace vhodného ERP řešení bude mít pro vaši společnost dlouhodobý pozitivní efekt – procesy se usnadní a systém bude růst spolu se společností. V případě nevhodně vybraného systému naopak hrozí časová prodleva a zbytečný růst nákladů – ať už v podobě dodatečných úprav, nebo dokonce nutnosti implementace zcela nového řešení.

IT náklady

Při porovnávání ERP systémů nezapomeňte porovnat také IT náklady na jejich implementaci. V dnešní digitální době jsou velmi populární tzv. cloudové ERP systémy, které jsou v porovnání s tzv. on-premise ERP systémy méně nákladné, a díky uložení v cloudu jsou dostupné z jakéhokoliv počítače. U on-premise systému také musíte počítat s budoucími náklady na údržbu a náhradu zastaralých fyzických atributů.

Zhodnocení potenciálu růstu ERP

ERP systém v ideálním případě nevybíráte na rok, dva – chcete ho využívat dlouhodobě. Nezapomeňte tedy s ohledem na cíle a strategii vaší společnosti zhodnotit, jaký pro vás má vybraný systém dlouhodobý potenciál. Je vybraný ERP systém dostatečně flexibilní na to, aby mohl reagovat na změny ve společnosti i v budoucnosti? Bude pro vás vhodný i po pěti letech, nebo není možné ho upravovat a hrozí tedy, že vás ve finále bude zpomalovat?

Aktualizace (updates)

Jako každý software, i ERP systémy se často aktualizují a vylepšují. Každý výrobce systému chce držet krok s dobou a svůj produkt inovovat. Je důležité vědět, kdy takové změny očekávat. Tyhle změny neboli updates a zlepšení systému bývají prezentovány s dostatečným předstihem, aby se na ne společnost dokázala připraví a zákazník má k dispozici kalendář změn systému a jejich vplyv na stávající procesy a nastavení.

Přirozeně někdy vás tyhle změny nemusí ovlivnit vůbec ale může se stát, že někdy vám naruší důležitý proces a může nastat problém. Když tomu je tak nebo jinak, je nutné být na také změny být připraven, vzhledem na to, že pocházejí z třetí strany, kterou nedokážeme ovlivnit. Důležitá je potom komunikace s implementačním partnerem nebo podporou samotného řešeni.

Modulové ERP řešení

Postupný modulový přístup patří mezi nejvýhodnější implementační procesy. Jak již název napovídá, je rozdělen na tzv. moduly a vše se řeší postupně. Na úvod se implementují moduly, které jsou důležité pro chod společnosti – většinou se jedná o finanční oblast. Postupně, jak společnost roste, se přidávají i ostatní moduly. Z dlouhodobého hlediska je tento přístup velmi výhodný, protože dochází k rozložení nákladů do delšího období a zároveň nedochází k tak rázné změně, která je mnohem náročnější na řízení. V rámci modulového přístupu se navíc zohledňují období, ve kterých jsou určitá oddělení vytíženější (např. během účetní uzávěrky).

ERP systém představuje dlouhodobou investici a jeho implementace by vám měla usnadnit a zefektivnit práci, nikdy ne naopak. Proto výběru toho vhodného věnujte dostatek času, zvažte všechna pro a proti implementace, zvolený proces implementace, a především si ujasněte, co přesně od něj očekáváte a jaký vám má v konečném důsledku přinést užitek.

Zuzana Kubíková Autorka článku působí na pozici Head of Managing Consulting ve společnosti RSM Technology CZ, s. r. o.