Přesto se i při dodržení všech pravidel stává, že se výsledek projektu nemusí v závěru snažení setkat s očekáváním, stejně jako původní předpoklad objemu vstupů nemusí odpovídat získanému výstupu. Téměř s jistotou však můžeme konstatovat, že projekty dnes již používá skoro každá firma.
V současné době existuje řada samostatných projektových nástrojů, avšak hlavní výhodou projektového řízení by měla být jeho provázanost s ostatními informačními systémy, což u většiny řešení chybí. Pokud totiž vezmeme v úvahu jakýkoliv expertní nástroj na řízení projektů, tak nám sice poskytne poměrně jasnou představu o tom, jak má daný projekt vypadat, ale není schopen toto provést v kontextu financí. Přitom právě propojení specializované aplikace s dalšími celky může poskytnout komplexní pohled na celý projekt, například na veškeré skutečné náklady a výnosy projektu, analýzy činností, dokumenty a komunikaci.

Za základní výhodu, kterou projektové řízení zapracované do komplexního ERP řešení nabízí, lze považovat možnost kontroly jak nákladů, tak i výnosů na projekty ve velmi komfortní podobě. To znamená sledovat tarify jak na straně zdroje (nákladové tarify – fixní, variabilní), tak na straně fakturace (fakturační tarify – opět fixní, variabilní). To umožňuje uživateli dobrat se konkrétního hospodářského výsledku, který může sloužit jako podklad pro obchodní jednání. Finanční ukazatele jsou pak dále navázané na ostatní moduly.
Například u ERP systému Byznys (viz obrázky) se modul Projektové řízení zabývá projektem jako takovým, tzn. povinnostmi, následností, časy či zdroji, a subsystém Zakázky zase nahlíží na firmu z pohledu financí – nákladů a výnosů. Například stavební firma na projekt vyčlení řidiče, zedníka nebo přidavače a dále se už nemusí starat o to, co dalšího k tomu budou potřebovat, protože na konkrétní tarify už jsou navázány příslušné zdroje i s fakturačními tarify. Takže, pokud stavbyvedoucí potřebuje řidiče na dvacet hodin, systém spočítá, že za něho a za navázané zdroje (auto a podobně) zaplatí například pět tisíc korun, ale vydělá na tom osm tisíc.
Pokud se podíváme na propojení projektového řízení s ERP systémem ještě hlouběji, umí informační systém evidovat všechno, co v rámci konkrétního projektu proběhlo – například kolik faktur přišlo v rámci daného projektu, kolik se vydalo materiálu ze skladu, kolik ho bylo přijato, kolik materiálu zbývá skladem, poskytuje přehled o objednávkách, korespondenci, účetnictví – v podstatě cokoliv, co je v ERP produktu zapracováno.
Komplexní provázanost projektového řízení s ERP produktem také může zahrnovat mobilní řešení pro vzdálenou komunikaci s celým systémem. Většinou se jedná o komponenty pro internetové prohlížeče a mobilní telefony. Pomocí nich má uživatel nebo projektový manažer okamžitý přístup k datům projektu, a k datům společnosti obecně. Tímto způsobem pak může kontrolovat a aktualizovat celý projekt přímo z webového prohlížeče, což je dnes možné provádět i z chytrých mobilních telefonů a aktualizovat tak úkoly přímo ze stavby, jednání či místa servisního zákroku. Tím se lze vyvarovat zpožděného zadávání do systému jednou za týden z kanceláře a mít veškeré údaje o průběhu projektu v informačním systému přesné a aktuální.

Propojení projektového řízení s řešením pro správu dokumentů znamená výhodu v tom, že jakákoliv dokumentace může být uložena jak v rámci projektu, tak v rámci každé jiné činnosti. Například pokud se budeme bavit o kolaudačním řízení, tak veškeré podklady, které k tomu musí být připraveny, mohou být evidovány v rámci jedné činnosti nebo jedné etapy celého projektu. Stejně tak lze v řešení pro správu dokumentů evidovat i projektovou dokumentaci ke stavbě domu, a to buď v rámci celého projektu, etapy, nebo konkrétní činnosti.
Pomocí projektového řízení je také možné dohlížet na několik projektů současně a sledovat je podle různých řad či středisek. Snadno lze jednotlivé projekty strukturovat. V praxi se to dá využít například při stavbě panelového domu, kdy si pod jedním strukturovaným projektem lze zavést celý dům, a zvlášť pak každé patro, a nakonec byty. Tímto způsobem je pak možné v rámci jednotlivých projektů sledovat konkrétní výkony. Výrazně se díky tomu snižuje riziko vzniku chyb či nedodělků. Další výhodou je finanční stránka, kdy je vidět veškeré náklady a výnosy přehledně rozpočítané a rozdělené.

Autor pracuje jako vedoucí analytického a vývojového oddělení společnosti J.K.R., která je dodavatelem ERP systému Byznys.

Několik úrovní projektového řízení
Informační podpora projektového řízení je velmi variabilní a každý uživatel může zvolit jinak složitý nástroj pro řízení svých projektů.
V úplně nejjednodušší formě pak lze projekt charakterizovat jako harmonogram, což je vlastně soubor činností, které mohou, ale nemusí mít stanovený nějaký postup. Projekt totiž může sloužit i na své prvotní úrovni komukoliv jako pomůcka ke splnění všech kroků určitého úkonu. Použití harmonogramu se může týkat například nasazení informačního systému v nějaké firmě. Za takový projekt je většinou zodpovědný jeden konzultant, který si celou implementaci sám organizuje a harmonogram je pro něho pouze prostředkem zprůhlednění nasazení.
Na harmonogram navazuje projekt, který už lze rozplánovat na více zdrojů. Projekt tak má přidělené určité zdroje, které mají zase přidělené kapacity, nadefinované časy, zkontrolované konflikty a v rámci určitého období mají nadefinováno, že se skutečně do daného období zdroj vejde. Například, zdroj má nadefinován měsíční pracovní fond 160 hodin a v projektu se okamžitě ukáže, zda se do tohoto fondu vejde, nebo zda musí udělat něco nad rámec pracovní doby.
Na další úrovni se nachází sdílený projekt. Je to situace, kdy do jednoho daného projektu má přístup více uživatelů, které delegoval projektový manažer, tzn. přidělil jim povinnosti v rámci projektu a rozepsal jim úkoly, kalendářové záznamy, kdo se čeho zúčastní atd. Pak je ještě samozřejmě otázkou, jestli mají zúčastnění přístup do projektu pouze z pohledu svých úkolů, nebo jestli mají přístup k náhledu na celý projekt (co na jejich úkoly navazuje, co jim předchází apod.).
Vše zastřešuje strukturovaný projekt, který už umožňuje velmi komplexní správu komplikovaných projektů a na prvním místě žebříčku je tzv. korporátní projekt, na který navazují všechny ostatní moduly ERP systému. Do tohoto principu řízení se zapojuje celá společnost.