Jak zvládnout přechod od účetního programu k ERP systému - pro malé firmy? Na tuto otázku by se dalo odpovědět vcelku jednoduše: „Důkladnou přípravou". Co konkrétního však tato příprava znamená pro firmu po personální, organizační či věcné stránce a jak to vše zvládnout?

Na téma souvisejícího s přechodem od účetního ke komplexnímu ERP systému byla již napsána řada článků. Ti, jichž se tedy bude toto téma týkat, měli tak v minulosti již řadu možností se na přechod připravit na základě popsaných zkušeností jiných firem. I přesto očekávání zákazníků bývají často velmi vzdálená reáliím, které při implementaci ERP nastávají. Nemalý podíl na tom má skutečnost, že rozdíl mezí účetním programem a ERP systémem bývá velmi často bagatelizován a to především ze strany dodavatelů účetních produktů. V některých případech je jimi dokonce účetní program prezentován jako ERP. Abychom tedy mohli definovat rizika přechodu a poskytli tak jakýsi návod, jak správně přejít na „vyšší level", definujme nejprve oba pojmy a podívejme se na rozdíly mezi nimi.

Účetní program

Stručně řečeno: jedná se o takový produkt (aplikaci), jehož hlavním účelem je pokrytí nezbytných ekonomických, finančních, skladových a obchodních agend firmy. Tedy zajistit uživateli správu dat a výstupy v souladu s platnou legislativou. Součástí produktu mohou být i různé nadstavby či zjednodušené reportingy. Základními charakteristikami účetního programu jsou:

• Jednoduchost
• Nízké nároky na administraci či externí služby
• Univerzálnost
• Nízké pořizovací náklady

ERP systém

Oproti tomu ERP lze považovat za systém, které kromě výše uvedeného obsahuje především nástroje a funkčnosti zaměřené za řízení, plánování a analýzu všech klíčových procesů ve společnosti. ERP systémy tedy poskytují podporu všech základních aktivit jako účetní program (účetnictví, mzdy, sklady, apod.), ovšem na vyšší úrovni. Především ale integrují a automatizuji velké množství dalších procesů, které jsou často upraveny dle činnosti společnosti či jsou personifikovány dle rolí na straně uživatele.

Základními charakteristikami jsou:

• Komplexnost
• Řízení všech procesů
• Důraz na podporu efektivity
• Specializovaná oborová řešení (výroba, obchod, doprava, stavebnictví, automotive, apod..)
• Customizace systému dle potřeb zákazníka
• Pokročilý manažerský reporting
• Specializovaná práce s firemními informacemi

Jak začít

Pokud společnost uvažuje o přechodu na vyšší systém, má k tomu patrně dobré důvody vycházející z potřeb společnosti. Těch může být celá řada. A právě proto je pro zdárný průběh změny systému klíčová jejich analýza a definice potřeb a také očekávání. Je naprosto nezbytně umět odpovědět na otázky:

• co chci změnit
• proč to chci změnit
• jakého výsledku mám zájem dosáhnout
• jak tento výsledek měřit / hodnotit

Je potřebné otevřeně konstatovat, že pořízení ERP systému není jednoduchá ani levná záležitost. Přitom náklady zde nevyjadřujeme pouze financemi potřebnými na nákup licence, ale také z hlediska času, jenž zavedení nového systému musí věnovat jak jeho budoucí uživatelé, tak dodavatel.

Je bláhové se domnívat, že ERP systém lze pořídit za desítky tisíc a nasadit za dva týdny. Marketingové sliby a „pozlátka" v podobě nízké ceny možná ovlivní vaše rozhodování, ale při konfrontaci s realitou vás bude pravděpodobně čekat pouze zklamání. Tomu se můžete vyhnout pouze tehdy, pokud investujte dostatek času (vašeho vlastního i času vašich lidí) do přípravy výběru dodavatele a následně i do realizace celého projektu zavedení ERP systému.

Příprava projektu

Precizní příprava projektu začíná pochopitelně definicí slabých míst současného stavu a především definici stavu cílového. Nasazení ERP řešení sebou mimo jiné přináší řadu změn po stránce organizační, řídící a procesní. Kvalitní ERP se totiž orientují nejen na funkčnost, ale jejich cílem je především celková podpora řízení a reportingu.

Vzhledem k tomu, že rozhodnutí o nasazení ERP souvisí často s požadavky na takové oblasti podpory řízení, jako jsou např. CRM, Workflow, Controlling, Forecasting, Projektová řízená, apod. znamená to, že se musí definovat role a zodpovědnosti jednotlivých uživatelů ERP. Definice výše uvedeného je pro řadu zájemců o nový ERP velmi složitý a někdy i nerealizovatelný úkol. Mimo jiné i proto, že nejsou dostatečně seznámeni s možnostmi, které dnešní ERP nabízí.

Je tedy více, než vhodné, aby se vedení společnosti, která si hodlá pořídit informační systém, před započetím projektu podrobně informovalo o všem, co systém může nabídnout a co po něm lze požadovat. K tomu lze využít řadu zdrojů počínaje odbornými časopisy či webovými portály, službami specializovaných společností, zkušenostmi jiných společností z podobné oblasti podnikání i návrhy a doporučeními potenciálních dodavatelů ERP řešení.
Právě poslední zmiňované není správné podcenit. Ačkoli vám někteří z dodavatelů budou navrhovat řešení nejvýhodnější pro ně samotné, dokážete při porovnání tří či čtyř návrhů stanovit optimální variantu. Naopak korektní dodavatel ERP nejdříve zmapuje stávající stav, navrhne možnosti řešení a společně s vámi definuje cíl. Teprve poté se zaměří na vlastní systém.

Realizace projektu

Nebudu zde krok za krokem popisovat realizaci celého projektu nasazení ERP systému, protože to je téma na samostatný článek. Upozorním však na několik zásad, na které bychom určitě neměli zapomínat:

• Projekt zavedení systému není pouze věcí dodavatele. Výsledek závisí stejnou měrou i na straně zadavatele. Na výběru klíčových osob a na jejich přístupu k celému projektu, stejně jako na ochotě úzce spolupracovat s lidmi na straně dodavatele či na schopnosti ovlivnit přístup ostatních lidí ve firmě - budoucích uživatelů systému.
• Vždy počítejte s rezervou, jak s časovou tak finanční. Minimálně z toho důvodu, že v některých případech až v průběhu implementace vyvstanou další požadavky na to, co by systém měl ještě umět.
• Průběžně kontrolujte a vyhodnocujte průběh projektu.
• Jasně definujte rozsah projektu, ale současně si nechte poradit od dodavatele i od dalších již výše zmíněných subjektů.
• Vždy prověřte implementační tým dodavatele z pohledu reálných zkušeností, nebojte se vyžádat si profesní CV.
• Žádejte reference a nelitujte svého času, který věnujete (nejlépe s dalšími klíčovými uživateli ve vaší společnosti) návštěvě referenčního zákazníka vašeho budoucího dodavatele.
• Při posuzování výše investic realizujte kalkulaci nejméně na tři až pět následujících let.

Jak to tedy zvládnout

V prvé řadě zachovejte „chladnou hlavu" a pracujte s principem, že každá akce má smysl, pokud má jasný důvod. To znamená: nezavádějte ERP jen proto, že vám to někdo radí, či že to je „moderní" nebo že letos vám zbývají finance na investici. Nejdříve opravdu jasně definujte důvod, pro který hodláte systém pořídit. Současně se však nebojte zeptat, poradit se. A staré rčení „dvakrát měř a jedou řež" zde platí dvojnásob. Nic nedokáže u vašich zaměstnanců vyvolat víc negativních vášní, než neúspěšné zavedení ERP. To pro vás totiž může znamenat mnohem větší problém, než jen „provětrání" vaší peněženky.

A naopak: mějte na paměti, že zaměstnanci obecně každou změnu, která se týká způsobu jejich práce – zavedení ERP systému nevyjímaje – chápou zpravidla negativně. Musí se učit něco nového, co jim zpočátku práci komplikuje. A to nemluvíme o nutnosti převedení dat do nového systému, které bude jejich úkolem. S tím je třeba počítat a také s tím, že po nějaké době práce se systémem pochopí jeho výhody a především to, že jim práci naopak usnadňuje.

Také nezapomínejme na to, že jakkoliv se dá o ERP systémech psát v superlativech, ani ten nejkvalitnější ERP systém neposlouží svému účelu, je-li nevhodně vybrán či špatně naimplementován, a nebo do něj nejsou zadána potřebná data. Pěkné přirovnání hledejme u automobilů. Supermoderní kamión není vhodný jako rodinný vůz a bez znalosti řízení nikam nedojedete ani Mercedesem třídy S.

Ing. Lukáš Ontl
Autor článku je vedoucím analytického centra HELIOS Orange ve společnosti Asseco Solutions, a.s.