procesy společnosti GEMO Olomouc
Společnost GEMO Olomouc, spol. s r.o., realizuje projekty z oblasti stavebnictví v ČR i zahraničí. Ke své činnosti používá tři informační systémy a rozhodla se provést upgrade a vzájemně je propojit v jeden ucelený systém. Základem se stal MS Dynamics NAV, který koordinuje a synchronizuje veškeré společné informace a zamezuje duplicitám údajů.
Do roku 2008 používala společnost GEMO Olomouc informační systémy Navision (verze 2.60), IPOS (Stavebně-výrobní SW) a DMS (Document management system od společnosti AipSafe). Cílem modernizace informačního systému bylo zachování této struktury, provedení upgradu všech systémů na poslední verze a technologického upgradu hardwaru (ve vlastní režii společnosti), a především úzké propojení uvedených systémů, aby splňovaly komunikační požadavky a minimalizovaly dublování dat.
Dalšími neméně důležitými body k řešení byly:
- minimalizace zadávání stejných dat vícekrát – například ve stávajícím systému existovalo pro správnou fakturaci více karet jednoho zákazníka, ruční kontace nákladů v souladu s technologickým členěním stavby,
- sledování smluv – požadavek na kontrolu finančního limitu zadaného ve smlouvě,
- sledování zakázek – možnost sledovat zakázku ve všech systémech,
- sledování finančních ukazatelů dle různých pohledů.
V rámci celé společnosti byl silný požadavek na kontrolu střediskových práv včetně požadavku na filtraci čtení, což má umožnit každé osobě s přístupem do systému vidět „očištěná“ data, respektive údaje, které ji skutečně zajímají a přísluší jí.
Ing. Antonín Hlavinka, vedoucí úseku controllingu a IT, GEMO Olomouc, spol. s r.o.
Řešení
Společnost GEMO si již dříve zvolila informační systém Navision, a když se rozhodovalo o možnostech pořízení nového systému, byl opět zvolen MS Dynamics NAV v nové verzi 5. Hlavním důvodem pro opětovnou volbu byl fakt, že zaměstnanci znali principy fungování a byli na něj zvyklí, což jim usnadnilo přechod z původního systému do nového. Za implementačního partnera byla vybrána společnost Infinity a.s, která disponuje velmi zkušeným analytickým a implementačním týmem a poskytuje stabilní zázemí velké nadnárodní společnosti. Ta v rámci dodaného informačního systému řešila mimo jiné problematiku správy kontaktů. Základem práce s kontakty v novém systému je jednoznačnost, tzn. kontakt existuje ve všech systémech jednou a není možná duplicita. V tomto ohledu bylo nutné zajistit spolupráci mezi MS Dynamics NAV a DMS. Primárně mohou být kontakty zadány v obou systémech, ale v Navisionu je prováděna kontrola oprávněným uživatelem a všechny úpravy jsou distribuovány dál.
Další řešenou agendou byla správa přijatých dokumentů. Proces řízení přijatých dokladů prochází mnoha stádii, která s sebou nesou spousty rizik a chyb. Pomocí vzájemného propojení MS Dynamics NAV a DMS se podařilo tato rizika minimalizovat. Příchozí dokument je naskenován, základní identifikační údaje jsou zadány do DMS a v NAV vznikne automaticky identický doklad. Tím je eliminována nutnost duplicitního zadávání dat a taktéž chyby vzniklé v důsledku přepisu. Po celém procesu schválení a doplnění dimenzí se vrací do NAV, kde dochází k vytvoření kompletního dokladu a zaúčtování.
Veškeré účetní operace společnosti lze v novém systému rychle analyzovat a díky jednotné správě lze na data nahlédnout jak v NAV, tak i v programu IPOS na konkrétních stavbách. Každý střediskový vedoucí tak může téměř okamžitě vidět své náklady a výnosy díky nastaveným právům a pohledům pro své středisko.
Hlavní dosažené přínosy
- zpřehlednění a sjednocení podnikových procesů
- zpřehlednění smluv s obchodními partnery a jejich plnění, kontrola limitů na smlouvy
- optimalizace schvalovacího procesu přijatých dokladů
- aktuální informace o stavu projektů především v oblasti nákladů
Kontakt dodavatele:
