Příprava a následná samotná implementace ERP řešení nebo jiné podnikové aplikace je proces, který není radno podcenit. Existuje samozřejmě celá řada ověřených procesů a technik projektového managementu, které vám usnadní práci, i tak však může dojít k celé řadě nepříjemností. Podívejte se na nejkritičtější místa a nejčastější chyby a problémy, které mohou při implementaci vzniknout a celý proces tak zpomalit, nebo dokonce zcela zastavit:

Nedostatečná analýza a nepochopení projektového obsahu neboli „scope“ projektu

Před startem implementace je důležité mít jasnou představu o tom, co vše má být součástí projektu, například jaké moduly se mají implementovat, jaké jsou základní procesy a požadavky, kde začít a v lepším případě i vědět, kde mohou vzniknout potenciální problémy. Na začátku projektu pak nastupuje fáze analýzy a jde se do hloubky jednotlivých procesů. V této fázi je zásadní, aby zodpovědná osoba na straně implementačního partnera (tzv. „subject matter expert“) komunikovala přímo s vlastníkem daného procesu, nebo alespoň s někým, kdo má o tomto procesu a jeho návaznosti na další procesy absolutní přehled. Pokud toto podceníte, riskujete problémy a zmatky při konfiguraci a také prodražení a prodloužení celého projektu.

Časový plán neboli „timeline“ projektu

S rozsahem projektu velmi úzce souvisí jeho časový harmonogram. Jedná se o základní dokument, který by měl bit alespoň rámcově připravený ještě před spuštěním implementace. V dalších fázích projektu, například hned po analýze, se samozřejmě může harmonogram upravit (například pokud analýza ukáže, že rozsah projektu bude trochu jiný), ale základ je dobré mít hotový hned v úvodu. Časový plán projektu ovlivňuje také metodologie, která se při implementaci využívá. Může to být např. big bang approach, tzn. implementace všeho naráz, nebo postupný přístup dle jednotlivých fází projektu. Výhodou postupného přístupu je fakt, že bere v úvahu kompletní kapacitu na straně klienta a zohledňuje např. sezónnost, závěrky, období dovolených apod.

Úzké místo a kapacita lidí na straně klienta

Implementace nového systému je velmi náročná na časové i kapacitní možnosti klienta. Již v úvodu proto netřeba zapomenout detailně zanalyzovat, jaké kapacity budete na projekt potřebovat a od svého implementačního partnera by měl klient požadovat plán na využívání zdrojů, ať ví, s čím můžete počítat. Obě strany se tak vyhnou zbytečným nepříjemnostem s nedostatkem času či lidí. V rámci tohoto plánování se zohledňuje fakt, že různá oddělení mívají v rámci své „běžné“ práce období, kdy jsou extrémně vytížení, například finance v době závěrky či auditu.

Nezohlednění IT infrastruktury a integrace s ostatními aplikacemi

Ani to nejlepší ERP řešení nebude dlouhodobě správně fungovat, nebude-li vhodně integrované s ostatními podnikovými aplikacemi. Už ve fázi přípravy nabídky se vyžaduje od implementačního partnera jeho pohled na celkovou infastrukturu podniku, jakou má představu o tom, jak bude samotné řešeni zapadat do celé IT „landscape“.

Datová migrace

Přenos dat ze starého do nového systému není jen jednoduchý import dat, ale celá strategie, která vyžaduje detailní přípravu a plánování. Jak implementace proběhne? Jak stará data se budou implementovat? Kdo bude zodpovědný za jejich kvalitu? Důležité je také jejich řádné protřídění – nepotřebná data systém zbytečně zahlcují a vše zdržují. Pokud datovou migraci dobře zorganizujete, odměnou vám bude rychlejší a hladší proces.

Testování systému

Testování je běžnou součástí vývoje systému a stejně samozřejmě by k němu mělo docházet i při procesu implementace. Řádné testování vám pomůže odhalit potenciální problémy a eliminovat vznik dalších. Pokud navíc ERP systém customizujete, platí to dvojnásob. Věnujte proto testování dostatek času a vždy ho přizpůsobte specifikům firmy a procesům, jichž se implementace bezprostředně týká.

Managment změn

K čemu bude nový a skvělý systém, když ho jeho koncoví uživatelé nepřijmou za svůj a třeba kvůli němu budou chtít společnost opustit? Abyste se něčemu takovému vyhnuli, zapojte do organizace procesu implementace ERP systému někoho, kdo je zběhlý v managementu změn. Odměnou vám bude hladší implementace a bezproblémový start využívání nového systému napříč firmou.

Proces implementace ERP systému není jednoduchá práce na pár dní, ale pokud ho správně zorganizujete a naplánujete, výsledkem bude úspěšná dlouhodobá investice do rozvoje podnikání.

Zuzana Kubíková Autorka článku působí na pozici Head of Managing Consulting ve společnosti RSM Technology CZ, s. r. o.