Nasazování podnikových informačních systémů (konkrétně pak ERP systémů) je opředeno mnoha mýty. Což je škoda. Současná společenská situace v kontextu nepředvídatelných omezení pohybu a setkávání osob této formě digitalizace a řízení firem jen nahrává. Pojďme si projít jednotlivé nesrovnalosti, které kolem ERP systémů panují. Pokusíme se je vyvrátit, a navíc se zamyslet nad tím, kdy je ten správný okamžik nad touto formou digitalizace vaší firmy začít přemýšlet. A hlavně – jak pak postupovat.

Nenechte se zmást mýty, ERP systém vaši firmu nerozloží

V souvislosti s podnikovými informačními systémy se vynořuje velké množství mýtů, které mají v zásadě hodně negativní konotace. Nejčastěji se u firem setkáváme s tím, že řeší finanční a časovou nákladnost implementace systému. Zde se nabízí možnost využití modulárního charakteru moderních ERP systémů a jejich implementace ve fázích. Obvykle se začíná s modulem pro řízení účetních, majetkových a reportingových aktivit, souvisejících s legislativními mandáty. Následovat by měly moduly řídicí plnění zakázek, což umožní realizovat klíčovou agendu v novém systému. Navazující procesy, jako je řízený sklad či řízení výroby včetně jejího kapacitního plánování, mohou následovat později. Uživatelé ERP budou již detailně seznámí s implementovaným systémem, a naopak dodavatel systému pozná detailně chod podniku.

Toto rozprostření implementace ERP v čase snižuje zatížení organizace v daném okamžiku, redukuje dopad na cash flow podniku a umožní záhy těžit finanční i organizační benefity. Časová náročnost nasazení ERP by se měla též vázat na fiskální kalendář. Ideální je si s spolu s dodavatelem systému projít klíčové události v podniku. Zvládnutí inventury, přípravy účetní uzávěrky či hlášení DPH s podporou konzultantů dá klíčovým uživatelům potřebnou důvěru v nový systém.

Mnoho firem se též nezaobírá specifikací požadavků na ERP, a tedy mohou následně tápat při jeho výběru. Zde je dobré si uvědomit, že náhled nezainteresovaného člověka vám poskytne cennou zpětnou vazbu k chodu vaší společnosti. Může kupř. poukázat na skrytý potenciál v procesní optimalizaci podniku. Pomoc externího poradce nezatíženého vazbami na dodavatele konkrétních systémů je přesně to spojení, ze kterého vytěžíte maximum.

Zajímavým tématem souvisejícím s nasazením ERP systému je řízení změny v chodu podniku. Mnozí jsou přesvědčeni, že nasazení nového ERP systému bude paralyzovat celou firmu. Zde záleží hlavně na předchozí rozvaze a následném efektivním zpracování požadavků na ERP systém. Klíčové je zapojit tzv. super uživatele do specifikace požadavků. I jim předvést kandidátské systémy u referenčních klientů v reálném provoze a zapojit je do implementační studie a včasného uživatelského testování.

Další častý mýtus lze shrnout do věty: jediní, jimž je ERP k užitku, je vedení společnosti. Může se tak zdát, ovšem pokud ERP systém bude věrně zrcadlit podnikové procesy, budou z nasazení ERP profitovat především zaměstnanci. Systém bude pracovní agendě vymezovat jasné mantinely; včetně priorit plnění zakázkové náplně. Odpadne tím i případný komunikační šum a informace budou jasně a transparentně plynout napříč firmou.

Zlomový okamžik aneb kdy jen ten správný čas nasadit ERP

Co jsou ty správné a již dostatečně pádné důvody, aby byl nasazen podnikový informační systém? Důvodů může být celá řada, společné mají jedno – brzdí efektivitu výroby a práce. Toto je podstatné si uvědomit. Můžeme se setkat například s tím, že při přípravě zakázek na expedici je stále nutné zasahovat do jejich průběhu a řízení. S čímž může souviset i další problém – tedy zjišťování stavu rozpracovanosti zakázek v reálném čase. Když se od výroby posuneme k procesu plánování dodavatelsko-odběratelského řetězce, pak je dobrým důvodem pro nasazení ERP systému nízká obrátkovost materiálu/zboží. Toto vše lze vyřešit právě pomocí optimalizace procesů a nasazením adekvátních informačních systémů – ERP.

Hlavně se neztratit v záplavě nabízených řešení a postupovat systematicky

Pokud jste se poznali v některém z výše uvedených témat, nebo pokud vám je některá z výše uvedených problematik blízká, potom nastal váš čas.

Prvním krokem by měla být analýza stavu a potřeb firmy. Sladí se tak znalostní hladina, tedy jednoduše řečeno – se vyjasní, jaké možnosti vám ERP nabízí. Diskutují se zde především priority, a to ideálně i s klíčovým uživateli ERP. Z těchto diskusí vzejde rozdílová analýza, která nám řekne, kde se daná firma momentálně nachází, jaká je vyzrálost jejich vnitřních procesů a co je cílový stav. Důležitá je i organizační kapacita daného podniku, protože nasazení ERP bude vyžadovat zapojení zkušených pracovníků – super uživatelů. Na závěr této fáze je dobré zhodnotit finanční nákladnost a vyčíslit horizontu, kdy začne implementace ERP přinášet své benefity. Zde nezapomínejme, že existují dotační programy, které s financováním mohou pomoci.

Následovat by mělo sestavení cestovní mapy implementace ERP. Měla by být koncipována tak, aby mohl daný podnik veškeré změny jednoduše absorbovat a nebyl zbytečně přetížen. Také by v této fázi již měla být připravena architektura řešení, tedy způsob, jak budou nové aplikace naroubovány do stávajících systémů. Ruku v ruce s tím jde sepsání projektového záměru, ze kterého logicky vyplyne zadávací dokumentace pro potenciálního dodavatele.

Jakmile je vybrán dodavatel, je nutné detailně naplánovat jednotlivé aktivity, které budou mít momentální dopad na chod podniku. Je tedy dobré nebýt v tomto procesu na vše sám. Naopak velmi se vyplácí zde mít nezávislého „pozorovatele“, který pomáhá i s adaptací na přicházející změny.

Podrobněji budeme o implementaci ERP systému diskutovat na webináři plánovaném na 5. května 2021. Mezi hosty bude též zadavatel implementace ERP systému - CEO podniku, který se z malé rodinné firmy vypracoval na úspěšnou firmu a to nejen na české trhu.

Erik Odvářka Autor článku je specialista programu DIGIMAT ve výzkumném a inovačním centru INTEMAC.