Podle posledního výzkumu ČSÚ jsou tuzemské podniky v oblasti používání ERP systémů hluboko pod průměrem zemí EU. ERP systémy využívalo v ČR pouze 29 % všech tázaných podniků, přičemž průměr v EU je 43 %. Tato situace je mimo jiné zapříčiněna i tím, že zavedení ERP systému je časově i procesně náročný proces. Očekávání spojená se zavedením nebo modernizací ERP systému navíc často nejsou naplněna. Firmy totiž podceňují výběr dodavatele, analýzu v rámci přípravy projektu i zapojení svých zaměstnanců. Jak zařídit, aby váš ERP projekt byl úspěšný?

Přínosy zavedení ERP jsou veliké, ale nemohou být realizovány pouhým zavedením nového softwarového řešení. Úspěch projektu vyžaduje volbu správného dodavatele a širokou spolupráci během implementace nového systému na straně firmy. Ani pak ale práce nekončí – ERP potřebuje koncepční rozvoj a neustálé přizpůsobování aktuálním požadavkům firmy i trhu, na kterém působí. „Nasadit ERP systém a pak se o něj nestarat? To je jako koupit auto a nechat ho stát v garáži," říká k tomu Roman Vinš, ředitel ERP systému Byznys ve společnosti Seyfor.

Implementace ERP systému není ani zdaleka omezena na samotnou instalaci softwaru. Nestačí se zaměřit jen na rozsah funkcí jednotlivých řešení, náročnost jejich implementace a cenu. Úvodní fáze začíná daleko před samotným zaváděním systému a je zaměřena na důkladnou analýzu. Zde je zcela klíčové zapojení zaměstnanců. Nezastupitelnou roli totiž hraje pečlivě sestavený interní tým, který zná dobře firemní procesy (nebo si je dokáže podrobně nastudovat), a také jeho velmi úzká spolupráce s týmem konzultantů dodavatele ERP systému. To je třeba brát v úvahu na úplném začátku, a sice při výběru dodavatele. Je to o tom, aby si lidé v obou týmech rozuměli a dokázali se vzájemně respektovat. Analýza odhalí hlavní procesy a činnosti, které může nový ERP systém optimalizovat, usnadnit, nebo dokonce plně automatizovat. „Znát vlastní firemní procesy a věnovat čas tomu, abyste je popsali konzultantům ERP systému – právě na tom stojí a padá úspěšná implementace. Jestli se vyplatí některou z fází obzvlášť nepodcenit, tak právě analýzu, která je nejrizikovějším bodem celého projektu," vysvětluje Zbyněk Stach, konzultant ERP systému Byznys. Právě konzultanti ERP systému přímo ve firmě zjišťují, jak probíhají jednotlivé procesy. Sbírají informace u klíčových uživatelů na vedoucích pozicích i u zaměstnanců v provozu, protože potřebují pochopit, jak firma funguje. Výsledkem je analýza, která poté slouží jako jízdní řád pro všechny následující fáze projektu.

Internímu týmu by společnost měla uvolnit na koordinaci projektu s dodavatelem dostatečnou časovou kapacitu i všechny potřebné zdroje. Je nutné počítat s velkou časovou investicí – rozsahem obvykle až dvojnásobnou ve srovnání s časem, který projektu věnuje dodavatel. Urychlené zavedení ERP nedává příliš smysl.
„Čas investovaný do implementace ERP systému se bohatě vrátí. Hlavně v přínosech ERP systému při každodenním fungování firmy. Ovšem pouze za podmínky, že bude nasazení ERP systému provedeno jako opravdu promyšlený, strategický krok. Firma by neměla sama sebe tlačit k šibeničnímu termínu spuštění systému, ale nechat si implementaci na nejklidnější období v roce," dodává Roman Vinš.

Jedním z důležitých přínosů ERP systému je možnost automatizace procesů, protože moderní systémy dnes již velmi úspěšně zvládají rutinní úkoly, které dříve zdržovaly zaměstnance od důležitějších činností – ať už jde o různé přepisování údajů, kontroly správnosti, vyhledávání dat a mnoho dalšího.
Zefektivnění procesů a úspora práce, kterou ERP systémy přinášejí, se ale obvykle začne projevovat nejdříve po 2 až 3 měsících po implementaci. Proto by zaměstnanci měli být o zavádění ERP systému informováni už od samého počátku a také se do něj maximálně zapojit. Měli by vědět, jaké úkoly za ně ERP zastane a kolik jim ušetří práce. Nezbytný je také proces adopce nového systému, tedy nejen úvodní zaškolení v práci s novými nástroji, ale také průběžné informování o možnostech zefektivnění práce a nových funkcích informačního systému.

Zastaralý ERP systém brání firmě v dalším rozvoji

Zavedení nového ERP systému je pro firmu zlomový okamžik, od kterého začíná její další rozvoj. Žádná firma by neměla zůstat stát na místě a její klíčový informační systém ji musí v dalším rozvoji podporovat. Ať už jde o akvizici nových zákazníků, zvyšování objemu výroby či obratu z obchodování nebo třeba pronikání na nové trhy.
Zastaralý ERP systém totiž přestává být zdrojem přidané hodnoty a konkurenční výhodou, ale stává se jen přítěží, která brání firmě v dalším rozvoji.

Článek vznikl na základě tiskových materiálů společnosti Seyfor, které byly redakčně upraveny.