Implementace podnikového ERP systému patří mezi nejdražší, časově nejnáročnější a svou komplexností nejsložitější úkoly, které IT oddělení může od vedení dostat. Šance, že bude celý projekt zpožděný a prodražený, je vysoká, protože celý proces výběru ERP systému a jeho implementace může při nedostatečné přípravě ovlivnit spousta zaměstnanců a jejich odlišné představy o fungování a přínosech systému pro řízení firemních zdrojů.

Pořízení nebo výměna ERP systému představuje zpravidla rozpočet od stovek tisíců až po miliony korun, mnoho hodin odpracovaných na implementaci, náročné plánování podnikových zdrojů a lidských kapacit atd. jde tedy o obrovskou investici nejen finanční, ale i časovou a zdrojovou. A zatímco úspěšná implementace ERP může vaší organizaci velmi výrazně pomoci zefektivnit pracovní postupy, snížit náklady a tuto investici v rozumné době vrátit, špatně naplánovaná a realizovaná implementace ERP může způsobit i ztrátu produktivity, zpoždění v dodávkách zákazníkům a další finanční výdaje.

Více než kde jinde proto při rozhodování o pořízení nového ERP systému platí pravidlo nutnosti důkladné přípravy. Ze všeho nejdůležitější je důkladné zvážení a pojmenování přínosů tohoto kroku. Pokud si ujasníte, co od nového ERP systému chcete, s čím vám má pomoci, jaké má mít vlastnosti a jaký užitek má přinést všem jeho konkrétním uživatelům, tak bude i samotná jeho implementace rychlejší a efektivnější. Sami uživatelé se budou na nový IS „těšit" a nebudou vám „házet klacky pod nohy" s heslem. „doteď jsem to nepotřeboval a fungovalo to, tak proč to mám dělat jinak a učit se nové věci...?"

Abychom vám pomohli vyhnout se nejčastějším nákladným chybám, shrnuli jsme 10 základních pravidel úspěšné implementace ERP systému:

1. Nejdříve stanovte cíle, podle nich pak vybírejte vhodný produkt

Mnohé organizace často nemají představu, co přesně by jim mělo pořízení IS přinést. Jdou do jeho pořízení „po hlavě" a s představou, že nový ERP systém všechno vyřeší. Nemají ale jasnou představu, co má vyřešit. To často vede ke zmatku při výběru správného řešení. V extrémních případech pak ani dodavatel nemusí plně pochopit jejich stávající procesy a výsledkem může být pořízení zcela nevhodného produktu.

Sestavte tým pracovníků, složený ze zástupců všech podnikových úseků, kterých se ERP týká. Tato skupina by měla se znalostí svých každodenních pracovních procesů a činností co nejpřesněji definovat požadavky, které musí nový IS splňovat. Při posuzování jednotlivých ERP systémů by pak měli trvat na potvrzení požadovaných funkčností právě pro jejich potřeby.

Často se bohužel stává, že o výběru IS rozhoduje klíčová osoba na základě zúženého pohledu na své vlastní potřeby bez dostatečné znalosti ostatních firemních procesů a jejich potřeb.

2. Zvolte si správného dodavatele

To souvisí velmi úzce s bodem 1, protože dobrý dodavatel a implementátor by vám měl dokázat poradit už se samotným výběrem vhodného ERP systému podle vašich definovaných cílů a přínosů. Může se stát, že máte jasnou představu a chcete zcela konkrétní produkt a hledáte jeho dodavatele. Většinou je ale vhodnější najít dodavatele více řešení, který neprosazuje jen jeden systém, ale pomůže vám s výběrem toho optimálního.

3. Nepodceňte časovou náročnost a zdroje potřebné pro implementaci

Naprostá většina projektů implementace ERP naráží na hrubé podcenění časového plánu a alokace zdrojů. Management často zapomíná, že pro implementaci IS je třeba úzké spolupráce tzv. „klíčových uživatelů" a konzultantů dodavatele. Častým rizikem při výběrových řízeních jsou nereálné nabídky implementace za extrémně krátkou dobu. To sice sníží původní cenu projektu, ale v dlouhodobém výhledu zpravidla přicházejí další neplánované investice a prodlužování doby na instalaci a testování systému. S tím ovšem pro změnu nepočítalo vedení, popř. majitelé společnosti a vztah dodavatel – zákazník se (v tom lepším případě) „výrazně ochladí". Za této situace se nezřídka stává, že se zakoupený IS nijak nerozvíjí, protože zákazník podcenil výši potřebné investice.

Součástí projektu proto musí být jasné a reálné termíny, do kdy musí být nový IS vybrán a naimplementován včetně detailního plánu zapojení jeho klíčových uživatelů na straně zákazníka v průběhu instalace a testování.

4. Vyberte od začátku správné lidi do týmu

Za nefunkčnost nově pořízeného ERP často nemůže produkt samotný nebo jeho špatný výběr, ale špatně zvolení lidé v implementačním týmu. i když jde o informační systém, není pořízení ERP úkolem primárně pro „ajťáky". ERP systém má zefektivnit (zrychlit a zlevnit) interní procesy ve firmě. Proto ho mají vybírat právě primárně jeho budoucí uživatelé. Zapojte tedy do týmu klíčové „byznysové" lidi z různých úseků vaší organizace, kteří znají dané firemní procesy a jejich vzájemnou návaznost. IT specialistu v týmu samozřejmě potřebujete. A protože lidé z IT a lidé z byznysu mluví často zcela jiným jazykem a navzájem si nerozumějí (IT vidí většinou jen technický aspekt problému a nechápe požadavky obchodu, obchodník nechápe technická omezení a nedokáže správně formulovat své požadavky na systém), správný dodavatel by měl mít business analytika, který bude zastávat roli „tlumočníka" a integrátora mezi těmito dvěma světy.

5. Věnujte dostatek času školení všech uživatelů

Neporozumění nebo nevyužívání klíčových funkcí ze strany uživatelů je cestou k neúspěchu jakéhokoliv IS. Podle průzkumu firmy MorganFranklin Corp pouze 46 procent respondentů uvedlo, že dobře porozuměli funkcím, které používají ve svém ERP systému. Vzhledem k milionům, investovaným do ERP řešení, je to šokující výsledek. Bez znalosti funkcí nemají uživatelé příležitost je využít pro větší automatizaci své činnosti a zefektivnění obchodních procesů. Zaměstnanci funkčnosti ERP nerozumí a vinu logicky svádí na jeho kvalitu a nechtějí ERP systém používat. Pokud nestanovíte důkladné a detailní vyškolení všech uživatelů jako prioritu, skončíte tak, že se z ERP stane velmi drahá verze Excelu. Počítejte tedy v časovém plánu a v rozsahu prací dodavatele s několikafázovým školením (včetně možnosti individuálních konzultací) pro různé skupiny uživatelů a s dostatečně dlouhou dobou pro podporu uživatelů po uvedení systému do ostrého provozu.

6. Ujasněte si priority a neměňte je

I když hodně lidí nemá – nebo alespoň tvrdí, že nemá – problémy s tzv. „multitaskingem", neustálé přepínání mezi různými úkoly a pracovními povinnostmi většinou zdržuje a zpomaluje řešení každého z nich. Pokud chcete minimalizovat riziko zpoždění projektu implementace ERP systému, stanovte jeho jasnou míru priority a vytvořte členům týmu potřebné podmínky. Zapojení lidí do projektu neznamená, že by měli přestat plnit své každodenní pracovní úkoly, ale měli by vědět, co před čím upřednostnit. Nutností je jasný plán práce v čase s přesnou odpovědností a potřebou zapojení konkrétních pracovníků a členů týmu. Jeho plnění pak kontroluje vedoucí projektu, který nese odpovědnost za to, že se konzultanti věnují požadovaným procesům v předem stanoveném čase a že nedochází neustále k nějakým nepředvídaným změnám a posunům v časovém plánu.

7. Nepodceňujte význam přesných údajů

Každý ERP systém je jen tak dobrý, jak dobrá jsou data v něm. Takže pokud chcete, aby vaše implementace ERP uspěla, je nutné nejen správné programování, ale i zápis správných procesních parametrů hned od samého začátku. Minimalizujete tím pravděpodobnost chyb a rozčarování uživatelů při testování funkčnosti systému.

8. Nebojte se vyřadit starší aplikace

Stává se poměrně často, že firmy nemají jasný požadavek na komplexní funkčnost ERP systému a nejsou ochotny nebo schopny se zbavit dosavadních aplikací, které pro podporu firemních procesů používaly doposud. Při implementaci pak vzniká problém, kdy nový ERP musí komunikovat se všemi původními staršími aplikacemi, což je náročné časově i finančně.

9. Investujte pravidelně do údržby

Firmy mají často tendenci šetřit na preventivní údržbě. Tím, že neplánují dostatečné náklady na údržbu IS, firma nezíská všechny aktuální novinky a jejich systémy rychle zastarávají (jak z technického hlediska, tak i dle obchodních procesů). Investice do maintenance je důležitá i kvůli zapracování legislativních změn, aby se předešlo možným problémům. Dobrý dodavatel by vás měl na všechny aktualizace, novinky a vhodnost update automaticky upozornit.

10. Proberte funkčnost ERP s dodavatelem před požadováním customizace

Častým jevem je zbytečně velké množství individuálních úprav požadovaných zákazníky při implementaci ERP. Hodně firem při změně IS nechce měnit zavedené postupy při používání staršího IS. Velká část požadovaných úprav se dá ale řešit již v základním nastavení systému. Namísto drahé customizace stačí často pouze menší změna v postupu/používání IS. Vysoce individualizované systémy budou totiž vždy generovat vyšší náklady, a to nejen v úvodní nasazení, ale i při přechodu mezi verzemi.

Milan Buzrla Autor článku je Key Account Managerem společnosti GEMMA Systems, spol. s r.o.