O tom, jak mohou ERP systémy podpořit samotnou výrobu, už bylo popsáno mnoho stránek. Zkusme se však tentokrát podívat na výrobní firmu trochu z jiného úhlu, než bývá obvyklé – z hlediska její organizační struktury.
Organizační struktura, či možno říci schéma, obecné výrobní firmy by mohlo vypadat ve zjednodušené podobě třeba jako na obrázku 1. Pod generálním ředitelem je úroveň odborných ředitelů – obchodní, technický, výrobní a ekonomický a také šéf pro řízení jakosti. V organizační struktuře jsou pod odbornými řediteli odborné útvary. Je to samozřejmě jenom model.
Obr. 1
Výrobní ERP systémy, na rozdíl od specializovaných obchodních systémů, musí řešit komplexní zvládnutí všech výrobních procesů. O to je samozřejmě vše složitější. Zkusme nyní simulovat – například u zakázkové výroby – průběh poptávkově-nabídkového procesu. Tento proces je charakteristický především právě pro zakázkové typy výrob, ale uplatní se i u sériových výrob, konkrétně v procesu zavedení nového výrobku do výroby.
K obchodnímu řediteli dorazí poptávka. Ten ji se svým vyjádřením předává do prodejního oddělení, které poptávku komunikuje s technickým ředitelem a následně s oddělením technologie a konstrukce. To se vyjadřuje k realizovatelnosti, specifikuje požadavky na materiál a odesílá poptávku do nákupního oddělení, které se vyjadřuje k materiální zajištěnosti od dodavatelů. Odtud poptávka putuje do výroby, která posuzuje kapacitní zajištěnost pro požadovaný termín dodání. Nákladovou kalkulaci pak dopracovává ekonomický útvar. Pro jednoduchost příkladu již neřešíme vyjádření útvaru řízení jakosti, ačkoli je pro celý proces nezbytné. Jsou-li všechny podklady v pořádku, obchodní ředitel může zpracovanou nabídku odeslat zákazníkovi.
V reálném životě je samozřejmě věc složitější, u různých firem se tyto procesy odlišují, ale jejich podstata zůstává: proběhlý proces zpracování nabídky musí ctít zásady posouzení vyrobitelnosti se standardní úrovní jakosti a s nabídkovou cenou a dodacím termínem. Při grafickém znázornění může průběh poptávkově- nabídkového procesu zjednodušeně vypadat, jak je znázorněno na obrázku 2.
Obr. 2
ERP pro řízení všech procesů
I z tohoto zjednodušeného schématu je zřejmé, že proces zpracování nabídky ve výrobní firmě se zakázkovým typem výroby prakticky zasahuje do všech částí organizační struktury výrobní firmy. A to zde popisuji jeden jediný proces. Ve skutečnosti jich v reálném čase běží desítky současně. Bezpochyby první úlohou ERP systému pro výrobní firmy je proto jeho schopnost realizovat všechny procesy, které v konkrétní výrobní firmě běží. A hned následující úlohou ERP systému je tyto procesy řídit. Obvykle se tak děje prostřednictvím nástroje workflow (řízení toku prací). Prostřednictvím tohoto nástroje lze předdefinovat „cestu" zpracování podkladů pro nabídku, tedy určení, kdo a jakým způsobem se bude na vzniku těchto podkladů podílet.
Vraťme se ještě k našemu příkladu. Jak bude tento proces (zpracování nabídky) trvat dlouho? Samotná délka bude bezpochyby poplatná komplikovanosti a složitosti řešené zakázky, která je poptávána. Víme však ve skutečnosti, jak opravdu dlouho tento proces ve firmě trvá? ERP systém pro výrobní firmy musí umět tento proces nejen definovat a řídit, ale i monitorovat jeho skutečnou délku, a to nejen procesu v celé jeho délce, ale i délku zpracování podkladů v každém jednom úseku nebo oddělení firmy. Tato zdánlivá maličkost má i hluboké ekonomické důsledky. Platí tady doslova, že čas jsou peníze.
Výkonnost = peníze
Schopnost ERP systémů měřit výkonnost procesů patří k dalším základním požadovaným vlastnostem. Za samozřejmost se považuje schopnost ERP systému pro výrobní společnosti spočítat nákladovou cenu výrobku, a to nejen nabídkovou, ale i po dokončení technické přípravy výroby cenu plánovanou. Obě tyto ceny navíc musí porovnávat se skutečností, a to ve struktuře kalkulačního vzorce. Navíc však musí zvládat měřit výkonnost a nákladovost procesů „obslužných" nebo jinak nazvaných „podpůrných".
Je bezpochyby vyloučeno vyjmenovat v tomto omezeném prostoru všechny požadované vlastnosti ERP systémů pro řízení výroby. Není to ani cílem. Jednoduchý příklad však ukazuje na základní požadavek na ERP výrobních společností – na jejich schopnost definovat velké množství procesů, které jsou ve výrobních firmách denně realizovány. Tyto procesy musí systém aktivně řídit, monitorovat a následně měřit jejich výkonnost.
Nekomplikovat, usnadnit
Vraťme se ale k otázce naznačené v nadpisu – jaký je vliv organizační struktury firmy na hlavní úlohy ERP systému ve výrobních společnostech? Organizační struktura výrobní společnosti je pro její fungování samozřejmě nezbytná a zrcadlí její vnitřní uspořádání, vztahy mezi jednotlivými odděleními, útvary, atd. Samotné schéma organizační struktury je pouhým grafickým znázorněním vztahů nadřízenosti a podřízenosti a vazeb mezi jednotlivými články organizační struktury.
Z obrázku č. 2 je jasně patrné, že průběh jakéhokoli procesu v rámci výrobní firmy (jako je poptávkově-nabídkové řízení, likvidace faktury došlé, proces zaplánování objednávky do výroby, proces plánování a realizace nákupu materiálu, atd.), kterých jsou desítky, je v drtivé většině případů realizován napříč organizační strukturou firmy. Hlavním prvkem každého procesu je informace. Vlastní tok, běh, přenos informací je ve svém důsledku realizací každého procesu. Hlavní nástroj, prostředí, ve kterém jsou tyto toky informací realizovány, je ERP systém. Aby realizace procesu v ERP systému, tedy tok informací byl optimální, musí informace konkrétního procesu splňovat následující obecné podmínky:
- Informace musí být pravdivá
- Informace musí být včas
- Informace musí být na správném místě
Jaká je tedy vazba procesu na organizační strukturu firmy? Především: informace musí být na správném místě. V našem případě např. požadavek na nákup materiálu u nákupce, výdejka materiálu ve skladu, technologický postup u výrobního dělníka, expediční příkaz v expedici, atd. Ovšem kde konkrétně toto „správné místo" v rámci organizační struktury je, není z pohledu ERP systému významné.
Vezměme za příklad v praxi často diskutovanou otázku při řešení organizačních schémat výrobních firem: Kde má být oddělení nákupu materiálu? Má být pod obchodním ředitelem, vždyť je to obchod, anebo má být pod výrobním ředitelem, vždyť je to materiál pro výrobu...? Je zřejmé, že z pohledu ERP systému nejsou tyto úvahy relevantní. Jeho úkolem je „dopravit" informaci k nákupci, který musí materiál zajistit a z pohledu ERP systému je lhostejné, jestli je organizačně pod obchodním, nebo pod výrobním ředitelem.
 |
Jiří Flídr Autor článku působí ve společnosti ASV Náchod, s. r. o., která je partnerem systémů HELIOS. |