Jak na výběr a implementaci ERP systému s vysokou mírou customizace

Volba ERP systému je dnes jedním z nejnáročnějších procesů při budování úspěšných a rostoucích společností. Pokud se klient rozhoduje mezi specializovaným branžovým řešením, nebo ERP s vysokou mírou customizace, je třeba vzít v úvahu, že ne každé branžové řešení musí nutně znamenat řešení s vysokou customizací a opačně.

Řešení pro daný obor

Obecně si pod branžovým řešením můžeme představit předpřipravené řešení pro konkrétní obor nebo segment trhu. Tím může být například distribuce a maloobchodní prodej knih. Při volbě oborového řešení se předpokládá, že v základní konfiguraci zahrnuje sortimentní specifika (položky autor, edice, ilustrátor, počet stran apod.). Obchodní model pak podporuje komisní prodej, který je v daném segmentu běžný. Branžové řešení by tedy mělo být schopno splnit většinu požadavků maloobchodních prodejců a menších knihkupeckých sítí.

Zohlednit unikátní procesy zákazníka

Pokud se však budeme bavit o systému pro jedničku, dvojku nebo trojku na trhu v knihkupecké branži, pak lze předpokládat, že klient bude mít požadavky na vysoce customizovaný ERP systém, který dokáže komplexně ošetřit specifické obchodní procesy tvořící know-how a přidanou hodnotu firmy.

Jako při výběru auta

Rychlost dodávek, cenotvorba, věrnostní programy a další obchodní a logistické procesy – to jsou základní atributy při definici požadavků při volbě ERP systému. Buď chce zákazník využít výhod standardizace, nebo požaduje unikátní customizovaný systém. V praxi je obtížné splnit obojí.

Je to jako při volbě auta: můžu vybrat automobilku a model, případně mohu jít do finančně náročnějšího tuningu. Nebo si prostě objednám jedinečné vozidlo vyrobené přesně na míru. U automobilu si je finančních rozdílů vědom každý, avšak při nákupu ERP se častokrát hledá jakési zázračné řešení „zakázkového vozu za cenu tuningu". A žel i mnoho dodavatelů nemá odvahu říci klientovi během výběrového řízení, že pod jeho stručně definovanými požadavky si lze představit cokoliv. Odpověď „ano" v rozsáhlých excelovských dotaznících může znamenat standardní řešení, nebo skutečné pochopení klientského požadavku.

Máme vybráno a co dál

Pokud volba ERP systému úspěšně proběhla, doporučujme s následnou analýzou firemních procesů nespěchat a nešetřit na ní. Jinak vypadá analýza při implementaci parametrizovaného řešení, kdy se provádí vhodné nastavení systému, jinak při volbě plně customizovaného řešení. To jsou skutečně dva odlišné světy, jak z pohledu časové náročnosti, tak i nákladů.

Častým problémem při provozování ERP je také nevyužívání, nebo lépe řečeno neefektivní využívání standardně dodávaných funkcionalit. Někdy je „zakopán pes" v nedostatečném času věnovaném zaškolení uživatelů a jeho nízké kvalitě. Potíže vznikají i při dlouhodobém provozování, kdy se znalosti jednotlivých uživatelů předávají metodou „tiché pošty". Z dětství si hru a její výsledky dobře pamatujeme, přesto v praxi stále uplatňujeme metody, kdy odcházející pracovník se svou mírou znalosti a motivace školí svého nástupce, a to se mnohokrát opakuje.

Po dvou až třech letech používání systému je proto vhodné zopakovat komplexní proškolení všech uživatelů skutečnými odborníky. A co pět let pak provést reingeneering procesů v rámci sloužícího ERP. V opačném případě se hromadí nespokojenost a narůstá neefektivita, což následně vyvolá tlak na změnu ERP.

Otázkou je, zda dosažitelným cílem jakéhokoliv ERP je postihnout všechny segmenty a specifické procesy dané společnosti. ERP může tvořit skutečně primární systém, který je integrován s produkty dalších výrobců specializujících se na konkrétní oblast. Například řešení pro podporu mobilních procesů, DMS, CRM, řízení skladů lze dnes propojit pomocí moderních integračních platforem a metod. Tento model umožňuje výměnu jednotlivých komponent, když zastarají nebo se při růstu firmy stanou nevyhovujícími – například systém úspěšně provozovaný na lokálním trhu může klienta výrazně limitovat při expanzi do zahraničí, a to nejen v jazykové, ale především legislativní podpoře.

Miroslav Hampel Autor článku je statutární a generální ředitel společnosti KVADOS, a.s.