Automatické sdílení dat mezi systémy, odstranění ruční práce, bezchybnost a zrychlení dotčených procesů. To jsou hlavní přínosy, které každá firma od integrace systémů očekává. Jak se připravit, aby celý proces integrace proběhl hladce?

Pokud má ERP systém správné technické předpoklady (např. vlastní API), lze ho integrovat téměř s jakoukoliv jinou aplikací či službou. Může se jednat o specializované CRM, e-shop, WMS řešení, logistickou aplikaci přepravců, či dokonce o jiný ERP systém, např. vašeho dodavatele.

Jak integrace začíná

Na počátku bývá přání uživatelů nebo vedení společnosti vylepšit existující proces. Často je motivací potřeba pracovat v jedné aplikaci s daty jiné aplikace nebo úspora času a zrychlení práce odstraněním duplicitního zadávání dat.

V první řadě doporučuji zvážit, zda jedna z už používaných aplikací nemůže pokrýt funkčnost obou zamýšlených integrovaných řešení. V extrémním případě lze zvážit i využití zcela jiného řešení, které nahradí obě původní. Tuto cestu často umožňují tzv. all-in-one ERP systémy, které lze doplnit o spoustu funkcí pouhým rozšířením licence a nastavením příslušné funkčnosti. V takovém případě se integraci vyhnete a pravděpodobně bude provoz takového řešení efektivnější a levnější na správu. Odpadá např. komunikace třetích stran. Pokud tuto cestu zvolit nejde (nebo ji zvolit nechcete), je potřeba přistoupit k hledání správného řešení pro integraci.

Některé integrace jsou hotové a vyzkoušené

Firmy mezi sebou spolupracují, protože to jejich zákazníci chtějí, dokonce si to nepřímo vynucují. A právě spousta různých rozhraní zajišťujících integraci dvou aplikací vznikla v návaznosti na dokončené individuální řešení. Stačí, aby z něj jedna z integrujících stran vytvořila standardizované řešení, ideálně dobře zdokumentované, a hlavně dlouhodobě udržované a se zajištěnou funkčností s novými verzemi. Je jasné, že výrobci takto integrovaných řešení se navzájem doporučují a starají se, aby integrace fungovala i do budoucna. Máte-li možnost, sáhněte po takovém řešení. A pokud teprve vybíráte konkrétní aplikaci, kterou chcete propojit se svým ERP systémem, hledejte takovou, pro kterou už je integrace vyřešená. Ušetříte si mnoho starostí, hlavně v budoucnu, až budete muset svůj ERP systém aktualizovat např. na novou legislativu.

Individuální zakázkové řešení

Jde o krok do neznáma. Výsledek může být skvělý, stejně jako to může být průšvih a „díra na peníze". Individuální řešení má potenciál splnit vše, na co si uživatel vzpomene. A to může být problém. S rostoucími požadavky roste složitost řešení, míra rizika a také cena. Tato cesta často bývá jediná možná při integraci velkých systémů vyznačujících se vysokou mírou individualizace. Je zapotřebí počítat s rozsáhlejší analýzou a tvorbou automatických ověřovacích mechanismů.

Na celou věc je zapotřebí dívat se jako na investici. Vrátí se investované peníze v reálných přínosech? Sníží se mzdové náklady? Sníží se výskyt chyb? Je proto důležité definovat správné klíčové ukazatele, které lze kvantifikovat, znát stav před a stanovit cíl, kterého se má dosáhnout. Tak bude možné v budoucnu vyhodnotit úspěšnost projektu integrace.

Základem je detailní analýza

Před jakoukoliv integrací je klíčové provést analýzu obou integrovaných aplikací. Pokud budou některá data uložena duplikovaně, je potřeba stanovit, který systém je „master" – tzn. je zdrojový a v němž se data pořizují a upravují. Musí se stanovit rozsah a četnost výměny dat. A ve finále především vybrat správné technické řešení. Analýza by měla popisovat i veškeré stavy, kterých mohou data nabývat, včetně všech výjimek a nestandardností. Buď se analýza odpracuje předem, plánovaně a poctivě, nebo problémy vyvstanou v průběhu implementace ve stresu, se stížnostmi a s rizikem nekoncepčnosti a oprav. Nenechte se zmanipulovat poznámkou implementátora „to půjde samo", ani uživatelským „to nenastává moc často". Každé kritické místo v analýze důkladně popište včetně navrhovaného řešení. Samostatným krokem analýzy jsou kontroly. Při složitých oboustranných synchronizacích je třeba porovnat, že oba systémy jsou po synchronizaci shodné a konzistentní. U složitých integrací se v rámci analýzy osvědčilo rozdělit je do logicky samostatných celků, u kterých lze měřit zvolené klíčové ukazatele.

Analýza má odpovídat na otázku integrace z pohledu úrovně automatizace. Tedy na otázky, jak často, kdo a kdy?

• Poloautomatický režim. Je často volen pro jasné hranice zodpovědnosti. Jeden systém vygeneruje soubor na pokyn, druhý jej na pokyn zpracuje. Tato forma má smysl při malém množství dat a požadavku na levnější integraci.
• Automatický režim se stará o vše sám a uživatele „obtěžuje", až když je to opravdu nutné. Uživatel dostane informaci pouze v případě chyby.
• On-line režim je chytřejší verzí automatického dávkového režimu. Má smysl při požadavku na živá data ve dvou systémech najednou. Nutností je dostatek rezervovaného výkonu a kvalitní spojení. Nejedná se o replikaci (přenos stejných struktur), ale velmi často prováděnou synchronizaci, nebo rovnou událost napojenou na změnu v jednom ze systémů. Vše prováděné v reálném čase.

Často se v analýze zapomíná na příznaky o přenosu dat pro řešení kolizních situací. To pak způsobuje nutnost provádět změny ve fázi implementace, prodlužuje to dobu implementace a samozřejmě její cenu.

Implementace je pak hračka

Implementace řešení po zpracování kvalitní analýzy nebývá složitá a v závislosti na kvalifikaci a zkušenosti implementátora probíhá většinou dle harmonogramu. U složitých integrací je zapotřebí počítat s delším testováním a s následným provozem v režimu dohled (dohled a podpora implementátora při nenadálé situaci).

Dokumentace

Nedílnou součástí implementace je vytvoření dokumentace. Dobrá dokumentace vycházející z dříve napsané analýzy je řešením, které ušetří dotazy na vývojáře a zajistí dlouhodobou udržitelnost celého řešení. Zajistí také zastupitelnost uživatelů, kteří řeší případné kolize při synchronizaci dat.

Autor článku, Tomáš Urban, je odborný konzultant společnosti ABRA Software.