Otázku přínosů a návratnosti investice si pokládáme pokaždé před vynaložením finančních prostředků a pracovního úsilí do pořízení, rozšíření či upgrade podnikového informačního systému. Protože se jedná o rozsáhlá řešení s velkými dopady do života firmy, vynaložené prostředky a úsilí bývají značné. Zkusme se krátce zamyslet nad touto otázkou, která je často go nebo no-go kritériem pro rozhodnutí managementu.

Oba pojmy, přínosy a návratnost, spolu úzce souvisejí, ale nejsou totožné. Přínosy lze jistě v konečné podobě nejlépe vyjádřit jako finanční ukazatel – zisk. V praxi je však často vnímáme spíše jako měkkou metriku – uživatelé se v systému lépe orientují, zvládnou práci rychleji, nejsou otrávení, dělají méně chyb atd. Návratnost (ROI) je čistě finanční ukazatel; procentuální rentabilita vynaložené investice. Ukazuje, jak moc a zda vůbec přínosy převáží vynaložené náklady.

Zatímco náklady lze poměrně snadno spočítat, s vyčíslením přínosů je obvykle problém, protože měkkých metrik může být hodně a mnohé se těžko převádějí do peněžního vyjádření.

Jak tedy postupovat při rozhodování o investici do ERP?

Prvním krokem je jasný popis stávajícího stavu podniku ve vztahu k informačnímu systému. Lze k tomu použít SWOT analýzu, která popisuje stav ze čtyř úhlů pohledu – silných a slabých stránek, příležitostí a hrozeb. Silné a slabé stránky mají příčiny uvnitř firmy, příležitosti a hrozby působí z vnějšku.

Silnými stránkami mohou být například dobré znalosti uživatelů, schopnost podniku samostatně provádět úpravy IS, pokrytí specifických podnikových procesů atd.

Mezi slabé stránky patří třeba komplikovaná komunikace mezi útvary společnosti, špatná kvalita a dostupnost informací pro řízení, vysoká chybovost zadávaných dat atd.

Vnější příležitosti jsou silným argumentem pro inovaci informačního systému a dosažení dobré návratnosti. Zde najdeme takové argumenty pro zavedení nových funkcí, které ocení naši obchodní partneři. Může se jednat třeba o zavedení elektronické komunikace, e-shopu, využití mobilních terminálů apod.

Hrozby představují riziko plynoucí ze stávajícího stavu informačního systému. Jedná se například o technické důvody spojené se stavem hardware i software a z nich plynoucí riziko výpadku systému nebo ztráty dat. Dalším typickým rizikem může být nedostatečná dostupnost kvalitního partnera pro poskytování podpory, nejasná kontinuita rozvoje systému apod.

Druhým krokem je výběr těch nejvýznamnějších položek z předchozí analýzy, jejichž změnu považujeme za cíl a u nichž lze očekávat nejvyšší přínos. Přínos, který je možné vyjádřit v penězích. Při výběru je potřeba zvažovat vzájemné vazby mezi položkami a vhodné se vyvarovat protichůdně působících cílů.

Položky z kategorie silných stránek se nejspíš investicí do ERP výrazně nezlepší, ale také by se neměly, alespoň z dlouhodobého hlediska, zhoršit.

Změny v oblasti slabých stránek by měly dosáhnout výrazného zlepšení a zvýšit efektivitu vnitřního fungování firmy. Zkrátit reakční časy, zlepšit dostupnost informací, zpřesnit řízení a omezit chybovost.

Příležitosti zvyšují konkurenceschopnost a rozšiřují možnosti firmy na trhu. Investice do změny v oblasti příležitostí často vedou k rozšíření ERP v určité specifické oblasti nebo k integrace s dalším software.

Odstranění hrozeb nemíří přímo na zvýšení zisku, ale lze je chápat jako eliminaci rizika potenciální ztráty, která s určitou pravděpodobností může nastat. Například: když výpadek systému způsobí finanční ztrátu 10 milionů Kč a může nastat v ročním období s pravděpodobností 20%, pak inovace vedoucí ke snížení této pravděpodobnosti na 5% bude mít přínos 1,5 milionu Kč za rok.

Ve třetím kroku se porovnají náklady a přínosy. K nákladům je potřeba připočíst případné kompenzace za možné ztráty v oblasti silných stránek, např. když vlastní vývoj už nebude možné dělat svépomocí, ale bude potřeba ho nakupovat jako službu apod.

Pokud je výsledek (ROI) dostatečně pozitivní a projekt změny ERP dostal zelenou, zbývá udělat poslední krok. Po dokončení projektu vyhodnotit, jak se podařilo plánované ukazatele naplnit. To znamená zhodnotit nejen dosažení plánovaných přínosů, ale zkontrolovat i další položky původní SWOT analýzy a posoudit, jestli u nich nedošlo k neočekávané změně.

V jednoduchosti a přehlednosti je síla

Přístupů k posuzování přínosů a návratnosti investice do ERP systémů existuje celá řada, většinou složitějších. Výhodou popsaného způsobu je jeho relativní jednoduchost a především zaměření na podstatné přínosy, kvůli kterým se investice do ERP provádí.

Tomáš Hanáček Autor článku působí ve společnosti GEMMA Systems.