Při výběru podnikového informačního systému stojí společnost před důležitým rozhodnutím, které ji ovlivní na řadu dalších let. Implementace ERP systému je velkým zásahem do stávajících procesů a často je potřeba přijmout změny, jejichž dopad na vyšší efektivitu je zřejmý až s odstupem času. Aby byl efekt na růst a výkon společnosti co největší, je potřeba při výběru centrálního systému zvážit celou řadu faktorů a dostupných alternativ.

Interní analýza - základní předpoklad odpovědného výběru ERP systému

Dodavatelé, kteří poskytují služby spojené s implementací informačního systému, se většinou dostávají do kontaktu se zákazníkem, který provedl alespoň elementární analýzu a má základní představu o systému, který plánuje pořídit.

V prvním kroku je ale nezbytné, aby zákazník zodpověděl otázku lidských zdrojů – disponuje dostatečnou kapacitou zkušených osob, které mají odpovídající znalosti a zkušenosti, aby v budoucnu naplňovali stanovenou ICT strategii? V případě negativní odpovědi se nabízí dvě varianty řešení, a to v podobě doplnění pracovního týmu o nové posily nebo outsourcing takových služeb. V současnosti je poměrně snadné sjednat outsourcing v kterékoliv fázi životního cyklu od výběru informačního systému, přes implementaci až po dlouhodobou spolupráci spojenou s kontinuálním plněním stanovených strategických a taktických cílů.

Jakmile je vyřešena otázka lidských zdrojů, přichází na řadu provedení interní analýzy, která v následných krocích výrazně zjednoduší rozhodovací proces o výběru správného typu informačního systému a souvisejících aplikací. Existuje řada nástrojů, které lze k tomuto účelu využít. Obecně je doporučováno postupovat od obecných analýz k těm detailním. V tomto ohledu je vhodným nástrojem pro prvotní analýzu obecného okolí PEST. Jedná se o nástroj, který zkoumá politické, ekonomické, sociální a technologické faktory ovlivňující danou společnost zvenčí. Přejdeme-li ke konkrétnějšímu vnímání okolí společnosti, je na místě zmínit Porterův model pěti sil, který si klade za cíl vyhodnotit oborové okolí vybraného podniku, k čemuž využívá následující parametry: vyjednávací síla konkurence, hrozba substitutu, vyjednávací síla zákazníka, hrozba vstupu nového konkurenta a konkurenční rivalita. Výstup této analýzy poslouží zejména při rozhodování o tom, jestli implementační strategií bude snaha přizpůsobit se systému nebo naopak přizpůsobit systém stávajícím vnitropodnikovým procesům, které mají výrazný dopad na zákazníky, dodavatele a vedlejším efektem i na konkurenty. Třetím důležitým nástrojem je model 7S, který analyzuje vnitřní prostředí organizace nebo společnosti a je účinnou technikou pro identifikaci klíčových znaků a prvků, které se následně promítají do tvorby a podoby ICT strategie. Jakmile firma dokončí vlastní poznávací proces, dostává se na startovací čáru při odpovědném výběru nového informačního systému.

Obecná typizace ERP systémů

V momentě, kdy firma zhodnotila své vnější a vnitřní prostředí a identifikovala aspekty představující příležitosti a rizika implementace a následného používání informačního systému, přichází neméně důležitý krok – samotný výběr systému.

V teoretické rovině často dochází k rozlišování produktů na poli ERP systémů na All-in-one, Lite ERP a Best of Breed. Hranice mezi jednotlivými systémy samozřejmě není exaktně vymezená a mnohdy závisí na kreativitě marketingového nebo obchodního oddělení, kam nabízený produkt v daném kontextu zasadí. Nicméně z obecného hlediska má každá z uvedených kategorií své základní rysy.

All-in-one systémy jsou typické snahou pokrýt všechny klíčové vnitropodnikové procesy a nekladou tak zásadní důraz na vybranou funkční oblast. Oproti tomu Best of Breed software se primárně orientuje na specifické procesy nebo obory, v nichž se vyznačuje špičkovou detailní funkcionalitou nebo specifickým oborovým řešením. Třetím případem jsou tzv. Lite ERP, které se oproti předcházejícím případům neodlišují zaměřením, nýbrž rozsahem řešení. Jedná se o odlehčené verze ERP systémů, které cílí v první řadě na malé lokální podniky, pro které disponují výhodou v podobě většinou velmi dobře zvládnuté legislativy kopírující všechna lokální specifika.

V těchto intencích by zástupci každé společnosti měli vést při výběru interní diskuze – který aspekt nebo charakteristika jsou pro ně klíčové, neboť logicky nelze dosáhnout všech výhod napříč jednotlivými produkty. Odlehčená verze systému nebude schopna řešit pokročilejší agendy a nelze od ní očekávat sofistikovaný tok a zpracování dat v rámci systémové struktury. Naopak robustní ERP systém s mezinárodním přesahem velmi pravděpodobně nebude komfortně postihovat všechna legislativní specifika každé země. Jakmile jsou základní předpoklady a očekávání vydefinována, může být zahájeno samotné výběrové řízení.

Klíčové vlastnosti ERP řešení

Případný přechod společností od Lite ERP k robustnímu All-in-one ERP řešení přichází s jejich dynamickým, ale i pozvolným rozvojem a z toho plynoucími rostoucími nároky na efektivní řízení všech firemních procesů. Jednoduchý či menší lokální systém na správu financí a účetních operací přestane být v určitý moment dostačující. Tím se otevírá prostor pro nasazení nadnárodního systému, který centralizuje veškeré firemní agendy a managementu i běžným uživatelům usnadní každodenní činnost spojenou s náplní jejich práce.

Takový systém zajistí požadovanou optimalizaci operací nejenom ve financích, ale také v oblastech nákupu a prodeje, skladování, výroby, plánovaní a správy zdrojů nebo třeba řízení projektů. Velká část dodavatelů ERP systémů se věnuje vlastnímu vývoji a k systému ve standardní podobě poskytuje nadstavbová oborová řešení. Ta zpravidla vycházejí ze zkušenosti implementátora v daném odvětví a poskytují balík doplňkových funkčností, zpravidla opakovatelných v daném oboru. Oborová řešení výrazně eliminují počet potřebných customizací u konkrétního zákazníka, a právě díky možnosti replikace snižují náklady na pořízení takového řešení mezi všechny společnosti v daném oboru.

Pokročilé ERP systémy jsou po technické stránce dobře připravené na integraci se systémy a aplikacemi, které postihnou i velmi specializované operace a činnosti a nejsou nativní součástí systému.

Kromě vysoké míry automatizace řady činností, dokáže sofistikovaný ERP systém zohlednit i vnější a vnitřní faktory, které do těchto činností vstupují. Tím dává minimální prostor k chybovosti uživatelů a umožňuje maximalizovat efektivitu řízení všech společností.

Dostupné formy licencování a provozování ERP systému

Při výběru vhodného systému bychom vedle jeho rozsahu a technologických vlastností měli pečlivě zvážit volbu licenčního modelu. Na výběr máme mezi pořízením trvalých (perpetual) licencí a pronájmem licencí (subscription). V souvislosti s velikostí počáteční investice vložené do řešení může být rozhodující, zda zvolíme implementaci systému na vlastní infrastruktuře (on-premise) nebo na infrastruktuře hostované v cloudu.

Z pozice poskytovatele globálního ERP systému význam volby licenčního modelu ukážeme na modelovém projektu implementace All-in-one řešení. Uvažujme menší výrobní společnost, která má 60 zaměstnanců. Z nich cca polovina zastává kancelářskou práci a pouze část zadává či čte data z informačního systému – nákup licencí či pronájem služeb je tedy relevantní pro 20 uživatelů. Největší rozdíl v počáteční investici je mezi variantou nákupu trvalých licencí a vlastní infrastruktury a variantou pronájmu licencí s nasazením systému v cloudovém prostředí, což pro zmíněnou společnost může při započtení nákladů na pořízení HW a nákupu licencí, včetně jejich pravidelné aktualizace, znamenat díky provozu řešení v cloudu úsporu cca 2 miliony Kč v prvním roce. V součtu kumulovaných nákladů by došlo k vyrovnání celkových nákladů (cca 6,5 milionů Kč) na pořízení ERP systému v modelu perpetual + provozu vlastní infrastruktury vs. využití subscription modelu + cloudového prostředí zhruba na konci pátého roku. Rozdíl celkových nákladů mezi uvedenými variantami by nadále zvýšilo zohlednění mzdových nákladů na zajištění správy infrastruktury prostřednictvím vlastních zdrojů. Ty by v modelovém projetu představovaly cca půl milionu Kč ročně na jednoho zaměstnance na pozici IT administrátora.

Vedle možnosti rozložení nákladů v čase má každý z uvedených modelů i typické nefinanční charakteristiky. Model pronájmu licencí i infrastruktury výrazně zvýšil možnost škálovatelnosti finálního výkonu systému, tedy variability využitých služeb a flexibility počtu uživatelů. I nadnárodní ERP systém je nyní použitelný pro jakoukoli pracovní zátěž, od malého start-up projektu až po rozsáhlé globální zákazníky a díky tomu dostupnější pro celou řadu společností. Byl tak oslaben dlouhotrvající klíčový předpoklad pro pořízení robustního ERP systému, kterým byla v případě pořízení on-premise řešení velikost zákazníka. Naopak ERP v cloudu není vhodný implementovat v lokalitách s nekvalitním připojením k internetu. To je zásadním limitujícím faktorem pro firmy s náročnými procesy na externích zařízeních integrovaných s ERP (čtečky ve skladech) či ve společnostech, kde nelze akceptovat, byť krátkodobě, např. výpadek výroby.

Výběr podnikového systému není snadná disciplína, při které je potřeba zohlednit celou řadu faktorů, které procesy a řízení konkrétní společnosti ovlivňují. Naštěstí je možnost využít při výběru specializované poradenské služby nebo se spolehnout na doporučení zkušených ERP dodavatelů, kterých je na českém trhu celá řada.

Ing. Jan Špatenka Provozní ředitel ve společnosti NAVISYS s.r.o.

Ing. Kateřina Tillingerová Marketingová manažerka ve společnosti NAVISYS s.r.o.