„Rozrůstáme se a potřebujeme informační systém, abychom se mohli rozrůstat dále…“ Že už jste to také někdy zaslechli? Určitě – je to velmi častá věta majitelů společností nebo pracovníků v top managementu. Další častou větou je: „Současný systém nám již nestačí, potřebujeme nový větší, lepší…“ Co s tím? Pořídíme nějaký systém, nejlépe ERP. Jak na to?

Hned na úvod se pojďme podívat, co vlastně představuje pojem ERP systém, protože už v jeho pochopení dochází k chybám a nedorozuměním. Vcelku výstižná je definice z Wikipedie, kde najdeme, že: ERP, anglicky Enterprise Resource Planning, česky Plánování podnikových zdrojů, je označení systému, jímž podnik (nebo jiná organizace) za pomoci počítače řídí a integruje všechny nebo většinu oblastí své činnosti, jako jsou plánování, zásoby, nákup, prodej, marketing, finance, personalistika, atd. Z uvedeného vyplývá, že při výměně účetního systému za jiný nebudeme hovořit o pořízení ERP systému.

Nyní se pojďme věnovat činnostem, které bychom měli řešit, než si jako rozrůstající se společnost budeme pořizovat a implementovat nový systém. ERP má mnoho možností a modulů, které umí zabezpečit téměř kteroukoli společnost. Každá firma potřebuje jiné moduly, ale přesto je tu několik velmi důležitých částí, které jsou společné všem.

Začněte u sebe

Pořízení nového systému je poměrně nákladná záležitost, a proto nesmí být podceněna příprava. Asi nejhorší, co se může stát, je, jestliže přijde majitel společnosti a řekne, že potřebuje nasadit informační systém, aby měl k dispozici všechna data. Podívá se na některé systémy, zjistí, že umí podobné věci, a tak rozhoduje cena. Poté s nimi seznámí jednoho až dva zaměstnance a hurá, jdeme nasazovat. Jaké ale následuje překvapení, že vše stojí více, protože se musí dělat úpravy, které nejsou plánované, a celé to trvá déle a možná se to ani nepovede. A důvod? Špatná nebo žádná příprava.

Zde asi více než kde jinde platí: investujte do sebe a začněte u sebe. Ještě předtím, než půjdete hledat vhodný systém, definujte své potřeby a cíle. Předpokládám, že jedním z hlavních cílů bude optimalizace procesů, vyšší efektivnost atd. Samozřejmě všechny cíle by měly být S.M.A.R.T. Pokud nejsou definovány cíle, ze kterých je zřejmé, co má nasazení ERP systému přinést, tak pravděpodobně vždy budeme nespokojeni s výsledkem. Jaké agendy potřebujete zabezpečit nyní a jaké do budoucna? Pořízení systému není záležitost na rok, ale určitě ho budete chtít používat co nejdéle a hlavně vám má pomoci se dále rozrůstat. Proto berte v úvahu, jak a kde vidíte svoji společnost za několik let.

Klíčoví uživatelé

Když už známe cíle, kterých chceme dosáhnout, je ten správný čas vybrat mezi kolegy ty, kteří nám s plněním našich cílů pomohou. Tito pracovníci se do budoucna stanou klíčovými uživateli systému a také jeho garanty, kteří budou sami školit následné uživatele systému a řešit případné nesrovnalosti. To už ale předbíháme. A ještě jedna věc je velmi důležitá – čas. Pro naše klíčové uživatele je totiž třeba vytvořit podmínky, aby mohli úkoly spojené s novým systémem plnit. Je to náročné na čas a je třeba jim jej dát, abychom měli položené pevné základy.

Jedním z prvních úkolů pro tyto klíčové uživatele je mapování vlastních procesů. Je potřeba vytvořit procesní diagramy a tím procesní analýzu za jednotlivá oddělení naší společnosti, abychom přesně věděli, jak nám aktuálně procesy plynou. Výsledkem velmi často bývá, že sami naleznete několik činností, které je dobré optimalizovat a možná změnit. Při kontrole výsledků procesů se sami ptejte na jednoduché otázky „Proč?“ a „Jak?“. Často pak dojdeme k tomu, že určité činnosti se prostě dělají a nikdo neví, proč. Častá odpověď bývá: „Od té doby, co jsem nastoupil, mě to tak naučili a tak to dělám.“ Přijde vám to úsměvné? Mně ano, ale bohužel je to realita všedního dne.

Sami, nebo s někým? Doma, nebo venku?

Nyní už máme připraveno a můžeme vyrazit oslovit výrobce nebo dodavatele systému. I když vlastně ještě krůček před tím bychom měli udělat další rozhodnutí – kde a s kým?

Kde?

Čím dál tím více společností dnes směřuje do cloudu. Je tedy i na nás, abychom si dobře rozmysleli, jestli celý systém budeme používat v cloudovém prostředí, anebo máme vlastní HW a své IT oddělení na správu systému. To je třeba promyslet s výhledem do budoucna. Cloudové řešení zpravidla obnáší pravidelné měsíční platby za licence, diskový prostor atd. Při využití vlastního HW a IT oddělení se mohou zdát počáteční náklady nízké, ale je zde mnoho pro a proti (mzdy IT pracovníků, stárnutí a nutná obměna HW, nové licence, problematické rozšíření atd.). Osobně bych proto upřednostnil cloudové řešení a celý ERP systém odebíral jako službu, ale rozhodovat se pochopitelně musíte s přihlédnutím ke konkrétním podmínkám vaší firmy nebo organizace.

S kým? Sami, nebo s partnerem

Toto rozhodnutí bude asi do značné míry záležet na našem rozpočtu, ale je dobré vědět o možnosti mít partnera pro výběr a implementaci ERP systému. Na trhu existuje několik poradenských společností, které nám mohou velmi dobře pomoci s výběrem a nasazením nového systému. Jsou to zkušení odborníci a mají přehled o aktuálním dění na trhu s ERP systémy a hlavně již mnoho těchto systémů implementovali. Od takového poradce můžeme očekávat konzultace nad podklady, které jsme si již připravili, návrh na oslovení vhodných dodavatelů, účast na prezentacích, implementaci, řešení smluv a řízení celého projektu.

Pokud se rozhodneme řešit bez partnera, je na čase vytvořit poptávkový dokument a oslovit několik dodavatelů v rámci vlastního výběrového řízení.

Podklady a požadavky

Potom, co jste i s vašimi klíčovými uživateli zhlédli množství prezentací, zůstali vám dva či tři finalisté, se kterými budete řešit větší detaily a jednat o případném zakoupení a nasazení ERP systému. V této fázi doporučuji provést následující činnosti:

• Dejte vašemu potenciálnímu dodavateli k dispozici materiály, které jste si připravili, a chtějte prezentaci s ohledem na procesy ve vaší společnosti. Vytvořte si demo. Je jasné, že vše nebude na 100 % souhlasit, ale ukáže vám to, jak je ten či onen systém schopen nasazení na potřeby vaší společnosti.
• Všímejte si otevřenosti systému. Dnes je již prakticky standardem, ale přesto i zde je třeba si ohlídat, jestli je systém napojitelný na jiné systémy a jak složitá je realizace takového napojení.
• Ptejte se na použití a funkčnost pro mobilní zařízení. Mnoho z nás používá více tablet nebo mobil. Zjistím ze systému informace, které potřebuji, i pomocí mobilního zařízení?
• Přistupte uvážlivě ke customizaci systému – asi neexistuje univerzální systém a vždy je třeba některé činnosti v systému „přiohnout“ vzhledem k potřebám zákazníka. Je důležité zvažovat, kdy tuto customizaci dělat a kdy je efektivnější proces přizpůsobit systému. Přece jen v systému ho takto používá asi více společností, jinak by tam nebyl v této formě a údržba každé části, která se customizuje, nás stojí něco navíc nyní i do budoucna.
• Vyžádejte si reference a namátkově dvě až tři navštivte. Pokud to bude možné, snažte se potkat nejen s vrcholovým managementem, ale mluvte i s klíčovými uživateli, kteří řešili nasazení v jejich společnosti.

Máme vybráno

Pokud již máme vybrán vhodný ERP systém a jeho dodavatele, mělo by to znamenat, že jsme již vykonali velké množství práce. Bohužel, větší díl práce nás přesto ještě čeká. Po prvních schůzkách totiž nastupují další kroky, které si dovolím pro zjednodušení shrnout do třech základních:

• Úvodní studie proveditelnosti – tato část by měla mapovat vaše procesy a požadavky. Pokud jste si dali práci s přípravou, máte podstatnou část již téměř hotovou. Další součástí by mělo být ověření možnosti nasazení, což jste také díky prezentaci nad vašimi daty již téměř provedli. Zbývá tedy výsledky zkonzultovat a domluvit rozsah implementace, aby bylo zřejmé, co je a co již není obsaženo v implementaci, a také celkovou cenu díla a návrh smluvních podmínek.
• Projekt – všechny náležitosti, které má obsahovat popis projektu a projektová dokumentace, jsou známé a někdy se jen drobně liší dle použité metodiky. Zmiňme tedy jen základní kritéria, kterými jsou definice hlavních cílů projektu opět S.M.A.R.T., milníky projektu, časová osa a způsob akceptace.
• Implementační fáze – nyní jsme v části, kdy systém již nasazujeme do našeho prostředí. Můžeme si na něj reálně sáhnout. Zde je opět nutné zdůraznit roli našich klíčových pracovníků. Oni jsou při customizaci, parametrizaci a celkovm nastavení našeho nového systému. Kontrolují případná převedená data, testují klíčové procesy v systému a procházejí školením tak, aby mohli sami školit nové uživatele. Součástí této fáze je i pilotní provoz, který je v řádu týdnů. Ukončením implementační fáze je nasazení systému do ostrého provozu.

Máme ERP systém v provozu, máme vyhráno

Hurá, sláva, zdárně jsme implementovali a nasadili do ostrého provozu! Utratili jsme rozpočtované finance, vše jsme zvládli v naplánovaném čase a máme pocit, že vše skončilo velkým úspěchem. Opak je ale pravdou – nyní nám vše teprve skutečně začíná. To, že jsme implementovali nový ERP systém, znamená pouze nasazení nástroje, který nám má pomoci ke splnění našich cílů. Přece naším skutečným cílem nebylo pořídit a nasadit nový ERP systém, ale růst, optimalizovat procesy, dosáhnout vyšší efektivity atd. Toto jsou ta měřítka, jejichž prostřednictvím teprve zjistíme, jestli naše rozhodnutí a výběr byly správné. Zda jsme tyto cíle splnili, zjistíme až za další období…

Jaroslav Otcovský
Autor článku je vedoucím pobočky Kladno společnosti Asseco Solutions, a. s.