Často dostávám otázku, kdy se pozná, že je ERP projekt úspěšný. Odpověď není jednoduchá, protože samozřejmě snáze se pozná projekt, který je neúspěšný. Obecně vzato projekty implementace systému realizovaného v České republice obvykle končí jakousi „plichtou", nelze je považovat za vyslovený úspěch či vyslovený neúspěch. Záleží na tom, jak se projekt postaví na začátku, tedy jak se definuje jeho cíl včetně toho, co se považuje za jeho začátek a co za jeho konec. Kdy projekt končí – když je systém uveden do provozu, když se systém předá „de iure", nebo když vygeneruje vyšší přidanou hodnotu oproti existujícímu stavu?

Realistický cíl jako základ úspěchu

Správná by samozřejmě měla být varianta vyšší přidané hodnoty, tedy úspěšný je ten projekt, který naplňuje cíle definované zákazníkem na začátku projektu prostřednictvím jasných klíčových ukazatelů výkonnosti, tedy KPI. Za tyto KPI nepovažujeme jakési neurčité pojmy typu „jednotná datová základna" či „příjemné uživatelské prostředí", ale například zkrácení nabídkového řízení, zkrácení průběžné doby výroby, či zrychlení plánovacích procesů ve výrobě o tolik a tolik procent.

Cíl musí být dosažitelný, nesmíme vytyčit nějakou chimérickou hodnotu, a především měřitelný, aby bylo možné stanovit jeho hodnotu před a po projektu. Pochopitelně že daný cíl může být ovlivněn objektivními okolnostmi, ale to lze vyřešit určitou parametrizací. Podle našich zkušeností se stanovených cílů dosáhne nejdříve půl roku od uvedení ERP systému do provozu a po odladění jeho porodních bolestí.

Rozvoj technologií zvyšuje komplexnost ERP projektů

V současné době jsou ERP projekty komplikovanější díky rozšiřujícímu se záběru ERP systémů – zatímco dříve jsme si pod pojmem ERP představili pokrytí základních procesů v oblasti financí, personalistiky a dejme tomu logistiky a výroby, dnes je ERP podpora mnohem širší. Zahrnuje oblasti, které se dříve řešily s pomocí systémů třetích stran, jako například řízení údržby, servisu, řízení kvality apod.

Z dalších důležitých oblastí se musíme zmínit i o Business Intelligence (BI), která se už někde stává integrální součástí ERP funkčnosti, a to díky rychle se rozvíjejícím IT technologiím a růstu výpočetního výkonu. Stejně tak pokročilé plánování výroby (APS) zaměřené na plánování do plných kapacit, plánování druhotných zdrojů atd., které dnes dodavatelé ERP řeší již v rámci svých systémů. Další dimenzí zvyšující se komplexnosti je dostupnost ERP funkčností z mobilních zařízení typu chytrých telefonů a tabletů, ze kterých management vyžaduje přístup v podstatě k jakýmkoliv informacím o společnosti.

Samozřejmě že stále existují systémy, jež zůstávají mimo, pokrývající především oblasti související například s CAD/CAM funkčností, či výrobní MES systémy. Ty jsou přece jenom poněkud dále od ERP systémů a mají blíže k dodavatelům konstrukčních softwarů, jako je třeba Siemens.

Pokud se podíváme na typický český výrobní podnik, ten obvykle potřebuje:

• ERP řešení pro podporu základních podnikových procesů
• WMS pokročilý systém pro řízení skladových procesů
• Systém pro pokročilé plánování a rozvrhování (APS), jak pro sériovou, tak kusovou výrobu
• Systém pro správu a údržbu výrobkové dokumentace v rámci celého životního cyklu produktu (PDM/PLM)
• Výrobní systém (MES)
• Systémy pro řízení kvality (QM)
• Řešení business inteligence (BI)
• Docházkový systém, atd.

Významná část této funkčnosti se tedy postupně přesouvá pod ERP, zbytek je třeba s ERP systémem integrovat.

Na co se v ERP projektu soustředit

Při stanovování cílů implementace je třeba si proto uvědomit, že moderní ERP systém má téměř nekonečně mnoho parametrů a stupňů volnosti a je vyčerpávajícím způsobem popsán, až když je naimplementován a popřípadě optimalizován. A to ještě za podmínky, že je správným způsobem popsána technická a uživatelská dokumentace.

Pořídit si ERP není jako si koupit auto. U auta si dopředu stanovíte parametry, které v něm chcete mít, a ty také dostanete. U pořízení ERP systému je situace jiná: přijde k vám profesionální prezentátor, který sdělí řadu věcí, které často nemají s realitou moc společného. Pochopitelně, každý dodavatel se snaží zvýraznit své pozitivní stránky a potlačit ty negativní. Nezkušený zákazník mu uvěří, ale kde je realita, zjistí až na konci projektu.

Hlavní úskalí je tedy v tom, že informační systém nelze popsat dopředu a zorientovat se v celé problematice není jednoduché. Užitečná je proto role nezávislých poradců, kteří mají přehled o řešeních na trhu a mohou zákazníkům poradit s výběrem funkčnosti vhodné do jejich podnikání. Jejich role jistě není samospasitelná, ale pomáhá klást správné dotazy, stanovit realistické cíle a minimalizovat rizika neúspěchu implementačního projektu.

Druhým základním předpokladem úspěšného ERP projektu je sestavení kvalitního interního implementačního týmu. Ten musí být správně motivován a nese i zodpovědnost za projekt, má ze strany managementu správnou podporu, má k dispozici dostatečný čas a má vytvořenou dostatečnou autoritu a pravomoc. Tým musí být stabilní, neměl by se měnit a lidé v týmu samozřejmě musejí mít také dokonalou znalost prostředí. Každý klíčový uživatel musí umět komunikovat s potenciálním dodavatelem a také se svým interní týmem. Společným jmenovatelem každého úspěšného projektu, který generuje vyšší přidanou hodnotu, je stabilní a dobře sestavený tým.

Zdeněk Špelina Autor je ředitelem a jednatelem ve společnosti AppliCon IT.