Historické ERP systémy jsou v podnicích pod stále větším tlakem. Požadavky na vyšší flexibilitu se stupňují při přetrvávající potřebě zachování stejné robustnosti. Původní a dnes již zastarávající ERP systémy nezvládají reflektovat aktuální potřeby byznysu, jelikož nedisponují dostatečně efektivním přístupem k datům, často stojí na archaických procesech a neumožňují dostatečně pružně reagovat na v současné době často dramaticky se měnící cíle a priority byznysu, které více než kdy dřív vyžadují schopnost transformovat se a inovovat. A to ve velmi krátkém čase.

Zastaralý ERP systém, který se nedovede přizpůsobit moderním byznys modelům a procesům, limituje schopnost firmy adaptovat se, a brzdí tak její celkový podnikatelský rozvoj. Řada společností provozuje své původní ERP systémy doslova po desítky let. A mnohdy mají své procesy nastavené stále stejně jako v den, kdy se jejich ERP systém spouštěl poprvé. Nebo operují s podstatnou částí kódu vyvinutého na míru, zastarávající konfigurací nebo i nedostatečným hardwarem a dalšími komplikacemi. Jsou tedy velmi daleko od využití potenciálu současných technologií a pravděpodobně toto archaické nastavení, které používají, neodpovídá dnešním potřebám a možnostem, což má za důsledek vícenáklady, pokles efektivity a dost možná i zisku.

Jednou z hlavních předností moderních ERP systémů je schopnost ve velmi krátkém čase reagovat na měnící se tržní prostředí, které nutí organizace rychle inovovat a modifikovat své obchodní modely. Mít flexibilitu a adaptabilitu bylo vždy důležité, ale v kontextu současné situace jsou tyto schopnosti zcela zásadní. Poslední generace ERP systémů byly navrženy právě tak, aby reagovali právě na neustále vzrůstající proměnlivost a dynamiku současného světa. Význam toho moci řídit veškeré procesy on-line a v reálném čase asi nikdy nebyl větší.

Zapomeňme na digitalizaci jako téma budoucnosti. Je to téma dneška.

Pandemická situace akceleruje zavádění nových technologií do každodenní reality českých firem. Ve chvíli, kdy se stále více společností naplno zapojuje do procesu digitalizace, stává se propracovaná a důkladně promyšlená strategie digitální transformace nezbytnou. Strategické cíle mnoha společností dnes překypují pojmy, jako je Internet of Things, Big Data, Smart Factory, Průmysl 4.0., AI, Machine Learning nebo Omnichannel. Tyto fenomény budou neoddiskutovatelně a postupně transformovat tržní prostředí napříč všemi odvětvími, ale realitou je, že bez zásadní inovace firemních core systémů nebude možné tyto deklarované ambice naplnit. Propast mezi schopnostmi zastarávajících systémů a požadavky digitální ekonomiky se bude dále rozšiřovat. Nutnost digitalizace postupně dramaticky ovlivní všechny sektory a výhodu získá ten, kdo včas plánoval a hlavně začal uskutečňovat svou strategii.

Napříč sektory se dnes společnosti musí více zaměřovat na vynikající user experience (UX) v každém momentě interakce. Multikanálová distribuce se stává nutností i pro obory, které nad touto možností dříve neuvažovali. Klienti navíc očekávají personalizovaný přístup a okamžitou odezvu napříč komunikačními kanály. Vzestup digitální ekonomiky a pokročilých technologií dramaticky mění způsob, jakým jsou produkty vytvářeny a uváděny na trh. Je spíše řečnickou otázkou: Může archaické ERP stačit tomuto tempu?

Důraz na kvalitní UX se netýká jen zákazníků. Také zaměstnanci volají po kvalitním UX i pro interní procesy. Pracovníci očekávají, že firemní nástroje používané pro jejich práci budou fungovat stejně hladce, jako když ve svém volnu například nakupují nebo komunikují on-line. Zastaralá, a ne vždy intuitivní rozhraní původních IT systémů, která často nejsou kompatibilní s mobilními zařízeními, také neodpovídají současným nárokům. Nemluvě o efektivitě práce na dálku. S probíhající generační obměnou pracovníků bude toto vše dále nabývat na významu a ovlivňovat výkonnost i spokojenost pracovníků.

Čekání znamená ušlé příležitosti a riziko vyšších nákladů.

Pro společnosti využívající starší verze ERP systému v ekosystému SAP vstupuje do hry další zásadní fakt, a tím je avizované ukončení poskytované podpory pro standardní Business Suite aplikace v roce 2027. Ač se může termín v horizontu sedmi let jevit jako vzdálený, opak je pravdou. Vzhledem ke standardnímu časovému rozsahu transformací a migrací ERP systémů je nezbytné tyto kroky začít plánovat a realizovat v dostatečném předstihu (typicky několika let).

Dalším faktorem, který je nutné vzít v potaz při plánování upgradu ERP systému, je také dostupnost kvalifikované a profesionální podpory za strany certifikovaných a zkušených implementátorů. Otázkou pro většinu společností totiž není, zda vůbec inovovat své ERP, ale kdy. Situace související s pandemii tlak na digitalizaci dále umocnila, ale kapacita kompetentních dodavatelů má své limity. Poptávka v následujících letech nevyhnutelně poroste, což se odrazí nejen v nižší dostupnosti služeb implementátorů, ale pravděpodobně i ve vyšších nákladech.

Tím nejpodstatnějším je skutečnost, že s každým kvartálem nebo i měsícem se rozrůstají možnosti a potenciál těch, kteří již mají jádro nové generace. Společnosti, které nebudou odkládat svůj přechod na novou generaci ERP, mohou naopak urychleně začít těžit z neporovnatelně širších možností, které posílí jejich schopnost s rychlostí a flexibilitou reagovat na stále dynamičtěji se proměňující tržní prostředí. Oproti tomu příležitosti těch, kdo setrvávají u původního řešení, stagnují. ERP starší generace již žádná budoucnost nečeká.

Digitální transformace je běh na dlouhou trať. Správný čas začít je teď.

Adaptabilita a schopnost rychle integrovat nové inovace by měla být klíčovým kritériem pro ERP systém připravený na budoucnost. Organizace, které díky svým systémům dovedou pružně a ve vysoké rychlosti modifikovat své fungování a aktivovat nové aplikace a funkcionality, získají náskok. Schopnost řídit a realizovat změnu je bezesporu jedním z klíčových atributů organizace připravené na budoucnost.

Mnoho byznysových lídrů si dobře pamatuje, že zavádění a případné modifikace ERP systému nebyly projekty, které by postrádaly komplexitu, a tak je do velké míry pochopitelné, že upgrade tak klíčového systému pečlivě zvažují. Započít včas projekt, který povede k transformaci ERP systému, je rozhodnutí, jež vyžaduje jistou dávku odvahy a prozíravosti, jelikož pro mnohé organizace je změna ERP asociována s rozsáhlým změnovým projektem, který bude vyžadovat řadu zdrojů a může ovlivnit fungování provozu organizace. S využitím inteligentní metodiky a nástrojů a důvěryhodným a zkušeným implementačním partnerem však může jít o hladký, časově a nákladově nenáročný počin.

Odkládání, ať již fáze plánování nebo exekuce strategie pro digitální transformaci (a s tím související inovace ERP), je spojeno se zásadními riziky. Nejpodstatnějším krokem je začít. Vhodným prvním krokem může být i „pouhá“ analýza toho, jak současné nastavení IT procesů koresponduje s požadavky byznysu a jaká je celková kondice stávajícího ERP v kontextu budoucích plánů společnosti. Digitální transformace je v plném proudu a štěstí bude jako obvykle přát připraveným.

Martin Koníček Autor článku vede v roli CEO regionální zastoupení společnosti itelligence, která se specializuje na řešení SAP.