V podstatě každá společnost je nucena řešit problematiku řízení projektů napříč jednotlivými obory – nutnost mít propracovaný a efektivní project management zahrnuje jak oblast externích projektů, kdy je dodáván produkt zákazníkovi, tak oblast interních projektů, které mohou zahrnovat například vývoj produktů, jejich testování, zkušební provoz apod. – tyto pak mohou mít zásadní vliv na celkově dodávané služby a produkty klientům dodavatele.

Jistě jste mnozí z vás byli v rámci svých pracovních povinností postaveni před úkol navrhnout, dodat, nebo dokonce řídit nějaký typ projektu. V tom okamžiku jste byli zároveň postaveni před rozhodnutí, jaký nástroj pro řízení projektu použijete a které parametry projektu budete chtít sledovat a následně vyhodnocovat. Způsobů a nástrojů pro řízení projektů je velké množství, a také je nutno říct, že není zcela jednoduché se v nich zorientovat. Ideálním řešením je přitom mít veškeré procesy project managementu v jednom systému, tedy plně integrované v ERP systému. Podívejme se, proč.

V ERP systému je možné v reálném čase s reálnými daty stanovit rozpočet a hodnotu dodávaného projektu a následně známe ihned jeho náklady i výnosy. A protože se pohybujeme v prostředí ekonomického systému, je samozřejmostí, že vidíme i veškeré ostatní atributy potřebné k efektivnímu řízení – s předstihem zajistit a nakupovat skladové zásoby a materiál, komponenty jednotlivých fází projektu, služby, subdodávky projektu, kapacity zdrojů apod. Jsme schopni mít online přehled nad správou financí daného projektu, máme tím pádem možnost omezit, či navýšit zdroje potřebné ke kvalitně dodávané práci, nebo v případě, že se začaly objektivně výrazně rozcházet objednané parametry projektu s dodávanou skutečností, máme reálná a věrohodná data k otevření jednání se zákazníkem pro rekalkulaci projektu tak, aby bylo dodáno skutečně to, co si zákazník objednal.

Takový přístup pak umožňuje projektovým manažerům v rámci jednoho systému snadno přiřazovat jednotlivé zdroje ke konkrétním úlohám projektu, umí identifikovat slabá místa projektu, vizualizovat je a jednoduše třeba pouhým „přetažením myši“ přeplánovat zdroje a preventivně tak předejít jejich přetížení.

Veškerá dokumentace spojená s daným projektem je v rámci ERP systému k dispozici všem účastníkům projektu, kteří mají přidělen přístup a jsou na projekt alokováni. Pokud by prostředí ERP například z důvodu kapacitních nároků na velký objem dat nestačilo, lze využít možnosti propojení na specializované DMS systémy, které jsou přímo k tomuto určeny.

V prostředí ERP systému lze také velmi přesně jednotlivé projekty vyhodnocovat. Díky archivaci všech položek projektu může vznikat dostatečné množství dat potřebných k tvorbě datového skladu. Potom se již lehce pracuje s datovými kostkami, které se nad takovým datovým skladem vytvoří. Pomocí jakéhokoliv manažerského nebo controllingového nástroje jsou datové kostky snadno a rychle použitelné pro jakékoliv modelování nepřeberného množství controllingových přehledů, výstupů apod. Lze tak přesně určit rentabilitu projektů a nastavit si případně nové parametry řízení tak, aby zákazník byl spokojen s produktem, který si objednal, a dodavatel projektu věděl, zda se mu projekt podařilo dodat s takovými náklady, které plánoval, nebo identifikoval konkrétní slabá místa pro případné zlepšení project managementu na svojí straně.

Z toho je vidět, že k hlavním výhodám integrace projektového řízení do ERP patří získání kontroly nad projekty včetně neustálého přehledu o plánovaných a skutečných nákladech i výnosech, o stavu úloh projektu a plnění termínů, přidělení zdrojů a plánování jejich vytíženosti. Využití plné integrace v rámci ERP systému přináší provázanost na nákup, prodej, výrobu, sklady i účetnictví a umožňuje identifikovat stav projektu a získat podklady pro budoucí rozhodování díky analýze dat a vytváření detailních přehledů.

Martin Ingr Autorem článku je CEO společnosti NAVERTICA, jejíž specializací je implementace informačních podnikových řešení na platformě Microsoft Dynamics 365.