v geologii, ekologických službách a vodním hospodářství.

Akciová společnost AQUATEST vznikla jako jedna ze dvou nástupnických organizací státního podniku Stavební geologie. Jak již z obou názvů vyplývá, její hlavní činností je provádění inženýrských a konzultačních prací v oblasti geologie, vodního hospodářství a odstraňování ekologických zátěží. Firma se opírá o více jak šedesátiletou tradici. Ještě v současné době pro ni pracují „pamětníci“, kteří nasbírali cenné zkušenosti z mnohaletého působení v geologickém průzkumu. Společnost také disponuje bohatým archivem obsahujícím cenné dokumentace z nejrůznějších lokalit, a to i takových, které jsou dnes kvůli zástavbě či terénním úpravám nedostupné.

Z pohledu IT podpory je hlavním procesem firmy projektové řízení zakázek s vazbou na ekonomické, účetní a personální agendy a řešitele projektů. Celý tento hodnototvorný řetězec a navazující podpůrné procesy se dnes již neobejdou bez pokrytí a automatizace v informačním systému.

Dominantní postavení v ekologických službách

Podnikání společnosti AQUATEST má charakter poskytování konzultačních služeb. Firma nevlastní výrobní nástroje ani neposkytuje hmotné výstupy. Jejím hlavním „produktem“ jsou analýzy, projekty a posudky. Sanaci ekologických zátěží pak realizuje nasmlouvaný kooperant, který provede veškeré práce prostřednictvím své vlastní techniky.

Typickým zákazníkem AQUATESTu jsou organizace veřejné a státní správy, jako například ministerstva, krajské nebo městské úřady. Financování projektů je tedy zajišťováno z prostředků státu, krajů, obcí a zdrojů Evropské unie. Jedním z příkladů služeb poptávaných kraji je monitoring povodí, poskytování protipovodňových plánů a včasných varování prostřednictvím informačního systému. Firma zajišťuje také rozbory vod z lokálních zdrojů pro občany, byť tento typ služeb je z hlediska celkového obratu zanedbatelný.

AQUATEST patří v ČR největším společnostem daného typu. Její konkurenti obvykle nemají stejný předmět podnikání jako hlavní činnost, případně se jedná o daleko menší organizace, které nejsou schopny poskytovat celý komplex služeb, například laboratorní testy.

Výběr komplexního informačního systému

Vzhledem k tomu, že společnost historicky používala několik dílčích řešení, která nebyla nijak propojena a konsolidována a jejichž údržba byla stále nákladnější a komplikovanější, padlo rozhodnutí o pořízení nového integrovaného informačního systému.

Výběr systému a dodavatele započal na jaře 2005 a proběhl ve dvou kolech. Pověření pracovníci zpracovali charakteristiky požadovaného řešení a oslovili 14 firem, které pak poskytly nabídky k vyhodnocení. Vzhledem k tomu, že výběr systému měl na starosti IT specialista AQUATESTu, rozhodovalo se v prvním kole především podle technologických priorit. Tou hlavní byl systém fungující na platformě Microsoftu, neboť s ní již měli správci IT ve společnosti dlouholeté zkušenosti. Ke konci roku 2005 pak byla zpracována zpráva z průběhu výběrového řízení pro vedení společnosti, na jejímž základě postoupilo do dalšího kola pět dodavatelů.

Volba informačního systému KARAT

Druhá část výběrového řízení započala z organizačních důvodů až na jaře 2007. Jako nejvýhodnější vyhodnotilo vedení společnosti nabídku KARAT Software na dodávku a implementaci informačního systému KARAT. Jaké faktory rozhodly o této volbě?

„Společnost AQUATEST již více jak dvacet let používá dvanáctimístné zakázkové číslo, které má jasnou vypovídací schopnost o realizované zakázce a jejím řešiteli. Zatímco ostatní dodavatelé se nám snažili vnutit vlastní způsoby identifikace zakázek, KARAT Software byl ochoten se našemu požadavku na zachování zakázkového čísla přizpůsobit,“ uvedl jeden z klíčových důvodů Martin Eliáš, vedoucí útvaru obchodní informatiky.

„Chtěli jsme systém od tuzemského výrobce, u něhož jsme předpokládali lepší znalost potřeb české firmy a schopnost co nejlépe zapracovávat legislativní změny do poskytnutého řešení,“ doplňuje Martina Němcová, správce informačního systému.

Hlavní přínosy ERP řešení

ERP systém KARAT je ve společnosti AQUATEST provozován na databázové platformě Microsoft SQL Server 2005, a to nad operačním systémem stejného výrobce. Se systémem může pracovat současně třicet uživatelů.

KARAT se podařilo nasadit za šest měsíců, včetně tříměsíční analýzy, a v lednu 2008 byl předán do ostrého provozu. Hlavním přínosem implementace bylo snížení pracnosti a počtu administrativních pracovníků. Časová náročnost poklesla například u zpracování mzdové agendy, a to až o polovinu pracovní doby. Místo původních sedmi lidí, pracuje po dvou letech v účtárně pouze pět zaměstnanců.

Výrazně se zlepšila dostupnost informací, řízení dokumentů a zpracování pošty. Neměřitelné přínosy se projevily především tím, že se podařilo dosáhnout jednotné verze pravdy na všech výstupech systému KARAT.

Požadavky na nové portálové řešení

Společnost AQUATEST provozovala vlastní intranetový portál, který byl provázán na původní informační systém. Postupem času tento intranet morálně i technicky zastaral a s příchodem nového ERP řešení navíc přestaly fungovat některé jeho součásti. Proto bylo rozhodnuto vybudovat nové portálové řešení nad informačním systémem KARAT. Tento navazující projekt realizovala opět společnost KARAT Software. Jako hlavní produkt pro vytvoření portálu použila technologii SharePoint od společnosti Microsoft.

„V prvé řadě jsme požadovali zachování funkčnosti původního portálového řešení, a to zejména v oblasti řízení zakázek, dokumentů a jejich verzování, správy služebních cest, telefonních seznamů a dalších detailů, které jsou však pro naši společnost důležité. Chtěli jsme také, aby bylo možné v prostředí SharePointu vytvářet a publikovat výstupní sestavy a přehledy. SharePoint chápeme jako doplněk systému KARAT, který v některých aspektech rozvíjí jeho funkčnost nebo ji zpřístupňuje uživatelům v jednodušší podobě,“ komentuje hlavní požadavky Martin Eliáš.

„Požadovali jsme také zavedení přísnějších bezpečnostních standardů v oblasti uživatelských rolí, přístupu k datům a nakládání s nimi,“ doplňuje Martina Němcová.

A právě propojení firemního portálu s informačním systémem KARAT změnilo v AQUATESTu způsob řízení projektů. V systému KARAT jsou evidence související s danou zakázkou na více místech. Například s položkou zakázky v agendě Zakázek souvisí evidence faktur vydaných v agendě Fakturace a účtování v agendě Účetnictví. Firemní portál tyto související evidence soustřeďuje na jednom místě! Navíc je tento pohled doplněn o milníky a na firemním portálu tak má odpovědný vedoucí zakázky přehledný harmonogram projektů, za které odpovídá.

Obrázek 1 – Přehled zakázek

SharePoint pro manažerské analýzy

Společnost AQUATEST používá v rámci SharePointu také analytické nástroje. Ty jsou připraveny mimo jiné také pro rozbor ukazatelů v personální oblasti. Zaměstnanci musí vést výkazy své práce na projektech, zaznamenávat údaje o dovolených, služebních cestách a nemocenské. Nadřízení pracovníci pak mají přehled o produktivitě práce a výkonnosti zaměstnanců. Tyto údaje jsou v definované struktuře distribuovány nejen do jednotlivých úrovní managementu (vedoucí projektu, úseku, ředitel divize), ale i samotným pracovníkům.

Datové kostky připravují pracovníci útvaru obchodní informatiky. S analýzami pak pracuje šest členů nejužšího vedení, třicet ředitelů na úrovni divizí a dvě stě uživatelů v nejrůznějších odděleních společnosti. Své specifické weby mají v rámci portálu také řešitelé projektů, vrcholové vedení, odbory atd.

 

Obrázek 2 – Manažerské výstupy

Zkušenosti a doporučení

„Naše hlavní doporučení pro jakoukoliv organizaci, která hodlá pořídit nový informační systém, je koupit veškeré komponenty i služby od jednoho jediného dodavatele. Jen tak se lze vyhnout problémům s tím, kdo vlastně garantuje výsledky projektu jako celku, a kdo je odpovědný za řešení dílčích komplikací, které během implementace obvykle nastávají. My jsme se, po předchozích zkušenostech, tohoto doporučení striktně drželi, a proto také můžeme říct, že nasazení systému KARAT i portálového řešení bylo provedeno úspěšně,“ uvádí Martin Eliáš.

„Dalším důležitým aspektem je výběr kompetentních lidí ke spolupráci na straně dodavatele. Ti pak svým osobním nasazením mohou napomoci vyřešit problémy, které třeba v našem případě vznikly při úpravách modulu Majetek,“ doplňuje Martina Němcová.

„V neposlední řadě je důležité mít vše dobře zajištěno ve smlouvě s dodavatelem. Jako klíčovou považujeme servisní smlouvu s přesně stanovenými charakteristikami SLA. Je třeba věnovat se zejména reakčním lhůtám pro stanovené servisní služby a mít na paměti, že doba reakce na vznesený požadavek nebo servisní zásah je něco jiného než doba stanovená k jeho vyřešení,“ uzavírá Martin Eliáš.