Informační sytémy pro oblast HoReCa

Dnes, kdy jsou samozřejmostí našeho života softwaroví pomocníci nejrůznějšího typu, jako internet, sociální sítě či e-mail, a v oblasti podnikání pak informační systémy, nevyhnuly se informační technologie pochopitelně ani oblasti ubytovacích a stravovacích zařízení. Co to však znamená, když se řekne software pro oblast HoReCa, a jak vybrat ten správný, aby byl opravdu dobrým pomocníkem, a ne noční můrou personálu?

Informační systém musí umět zabezpečit základní činnosti hotelu, jako příjem objednávek, příchod a odchod hostí, automatické nastavení ceny včetně slev. Musí také zajišťovat ekonomické úkony, například plánování a účtování služeb, uzávěrky, statistiky, přehledy a podobně. V čem dalším však ještě může software pomoci provozu hotelu? Podívejme se nejprve na požadavky recepce. Jen namátkou: automatické účtování telefonních hovorů, rezervaci prostor a služeb, placená TV, klíčové kartové systémy, webové rezervace a podobně. Systém by však měl být schopen například i regulovat topení dle obsazenosti pokoje nebo posílat tržby za konzumaci v jiných střediscích na účet ubytovaného hosta.

V IT se ovšem vše stále vyvíjí, a tak novinkami v oblasti systémů pro ubytovací zařízení jsou nyní i takové „vychytávky“, jako například nový systém odpočtu telefonních hovorů z ústředny do systému, podpora IP telefonování či podrobné a přesné účtování nebo blokace telefonních linek.

Do sauny či na golf

Když se řekne hotel, nemyslíme dnes ovšem jen místo, kde lze přespat a najíst se. Většina hotelů poskytuje i specializované služby, například typu wellness. Informační systém by proto měl zvládat i komunikaci s wellness centry a podobnými zařízeními v rámci hotelu. Důležitá je například jednotná evidence hostů hotelu i wellness centra či možnost jednotného účtu pro celý hotelový, restaurační a wellness komplex, aby host mohl při svém odchodu zaplatit vše na jednom místě a najednou. Ostatně, kdo by chtěl nosit peněženku na masáž či do sauny… Podobně může být systém vítaným pomocníkem v komunikaci s dalšími subjekty, které hosté využívají. Například s golfovým rezervačním systémem, kde pak též existuje jednotná evidence hostů a hráčů, jednotný účet pro branži golfu, hotelnictví a gastronomie. To však nepředstavuje zjednodušení jen pro hosty, ale i pro personál – při přenosu jednotlivých položek na jednotný účet je pochopitelně minimalizována chybovost evidence tržeb z jednotlivých segmentů.

Hotel samozřejmě neposkytuje jen běžné ubytovací a stravovací služby. Specialitou mnoha hotelů jsou i firemní akce, které často zajišťují na klíč. Díky pomoci informačního systému dokáží pracovníci hotelu akci efektivně naplánovat, připravit i zúčtovat. Navíc pro každého, kdo se na akci podílí, jsou v systémech k dispozici informace, které ke své práci potřebuje.

Kvalitním pomocníkem pro pracovníky ubytovacích zařízení je tedy takový systém, který jim dokáže být nápomocen ve všech činnostech, jež by je zdržovaly od jejich hlavní práce – péče o hosty. Jako výborná pomůcka pro dokonalou péči slouží například uchovávání informací o hostech, kteří byli v hotelu již ubytováni. Termín jejich posledního pobytu, počet přenocování, nastavení ceny za pokoj. Ale také interní informace, jako jsou speciální požadavky konkrétního hosta.

Někteří hosté zde bydlí pravidelně. Konkrétně jeden manažer z renomované zahraniční firmy, který se při každém svém pobytu v Brně ubytovává v tomtéž hotelu, má speciální přání – chce mít na pokoji vždy připravenou krabičku cigaret Camel. Splnit mu toto přání, aniž by hrozilo, že si pokojová služba cokoli poplete, také pomáhá informační systém.

Pro číšníky i kuchaře

Poněkud jinou kapitolou jsou gastronomické provozy. Jejich požadavky na funkčnost informačního systému jsou jiné než v případě hotelů, ačkoli v mnohém se mohou prolínat či doplňovat. Hlavními oblastmi, které zde musí systém pokrývat, jsou skladové hospodářství, receptury a kalkulace jídla, vícestupňová kontrola provozu, generování přehledů a pokladní prodej. Neméně důležité je i plánování denního menu či nejrůznější statistiky a sestavy. Mnohá zařízení však požadují také nadstavbu v podobě věrnostního systému, sledování limitů stravy nebo řízení výroby zboží.

Při úvahách o pořízení systému pro stravovací zařízení je dobré se zamyslet také nad tím, aby s ním byly schopni bez problémů pracovat i lidé, pro něž software není „denním chlebem“. Jde například o číšníky, kteří by s ním měli být schopni pracovat i bez proškolení. Kvalitní systém má také být schopen se přizpůsobit potřebám konkrétního provozu a současně by nemělo činit potíže propojit jej se systémy provozů souvisejících, například pro řízení welness zařízení nebo třeba aquaparků či zábavních podniků, kde bývá gastronomie také součástí služeb.

Aby jídlo nevystydlo

Zajímavé možnosti poskytuje využití dotykových displejů, kuchyňských terminálů, PDA zařízení pro číšníky, čtecích zařízení na karty hostů, snímačů čárových kódů, výčepních automatů či kamerových systémů v běžném gastronomickém provozu. Důležitá je samozřejmě i schopnost propojení specializovaného systému pro gastronomický provoz s ekonomickým systémem.

Vítaným pomocníkem je například specializovaná funkcionalita pro výčepní zařízení. Poskytuje možnost přesného měření pro účtování, kontrolu výdeje, kreditní a debetní režim, a hlavně rychlou obsluhu hosta.

Pro provozy, jako jsou například pizzerie či fast foody a další, které zajišťují rozvážku jídel, systém zase nabízí možnost jejich objednávání elektronickou cestou.

Díky neustálému vyvíjení dalších a dalších funkcionalit informačních systémů má dnes kterýkoli gastronomický provoz možnost například pořízení výrobního terminálu pro kuchyň. Ten představuje především zkvalitnění evidence připravovaných jídel, okamžité předávání doplňujících informací o připravovaných jídlech a také předání okamžité informace o hotovém jídle číšníkovi. Takže host nemusí čekat ani o minutu déle, než je nezbytně nutné.

Opusťme na chvilku jeden hotel či restauraci a podívejme se na gastronomické podnikání z pohledu sítě provozoven. I na ty dnes myslí producenti informačních systémů. Existuje specializované řešení, které umožňuje provozovat síť malých kaváren s jednotnou evidencí dat a také jednotnou evidencí nákupu a prodeje. Tržby jsou tak v celé síti centralizovány do jednoho místa a zaměstnanci mají možnost přehledné evidence stavu skladů na jednotlivých provozovnách.

Výběr není jednoduchý

I nejlepší technika však může někdy selhat. Proto mívají dodavatele informačních systémů (nejen těch pro hotely a restaurace) pro své zákazníky k dispozici hotline, jejímž prostřednictvím je možné problém neprodleně vyřešit. Stačí zavolat, vysvětlit, o co jde, a konzultant jen na dálku odstraní, ať už prostřednictvím rady uživateli, nebo vzdáleného přístupu. Také jakékoli aktualizace systému jsou zasílány on-line, takže personál s nimi může začít neprodleně pracovat. V současné době již tedy není na pořadu dne otázka, zda informační systém pro ubytovací či stravovací zařízení ano, či ne. Problém se omezuje na to, jaký systém vybrat.

Pokud se tedy budete rozhodovat o pořízení systému, je dobré neopomenout kromě jeho funkčnosti a ceny ani zákaznickou podporu, kterou jeho dodavatel poskytuje. Servis by měl spočívat nejen v udržování provozuschopnosti a v odstraňování chyb, ale i v reakci na změny u zákazníka, v realizaci specifických dovývojů a úprav podle jeho požadavků a v poskytování čtyřiadvacetihodinových hotline služeb a konzultací. To nám však může garantovat pouze stabilní dodavatel, který má dobré jméno, nezanedbatelnou historii a dostatek referencí.

Milan Binčík
Autor je projektový manažer systémů Helios pro segment HoReCa ve společnosti Asseco Solutions.