je jedním z klíčových aspektů kvalitního ERP

Stejně jako se za posledních deset let vyvíjí v ERP systémech nástroje pro řízení výroby, skladů či vztahů se zákazníky, by se mělo vyvíjet i uživatelské rozhraní. Zvyšuje totiž efektivitu uživatelů i jejich schopnost a odhodlání systém pochopit a začít plně využívat ke svému prospěchu.

Přesto je uživatelské rozhraní stále dodavateli ERP systémů podceňováno a přehlíženo.

Nepřehledné šedé formuláře

Informační systém je základní stavební kámen každé procesně řízené firmy a dokáže na jedné straně podporovat a automatizovat spoustu rutinních činností v provozu a na straně druhé jednotlivé procesy také vyhodnocovat a poskytovat tak managementu důležitá data pro další rozvoj firmy. Většina zaměstnanců s ním každý den dlouhé hodiny pracuje, a to u terminálů, v kancelářích i na cestách. Přesto jde často stále o nepřehledné šedé formuláře s desítkami políček, kterých se uživatelé obávají a nedokážou jejich potenciál využít.

Proč je vlastně UI důležité?

Příliš složité uživatelské rozhraní způsobuje to, že uživatelé vytvářejí chyby, které zkreslují důležité výstupy pro management, a navíc také často začínají utíkat k evidenci dat mimo systém, do excelovských tabulek a poznámek, čímž se ztrácí velká část firemního know-how. Při obměnách zaměstnanců pro změnu dochází k předávání jen zlomku informací potřebných ke správné práci se systémem a postupem času se tak omezuje zručnost lidí pracujících se systémem na úplné minimum.

Systém by však měl být dostatečně intuitivní na to, aby jej uživatel dokázal pochopit i sám, bez nutnosti placených školení od dodavatele. Vypomoci mohou v tomto ohledu kromě vstřícného rozhraní také nápovědy, popisy nástrojů či video manuály.

Není jednoduchost jako jednoduchost

Ale pozor - není jednoduchost jako jednoduchost. V současné době se například objevuje spousta nových CRM řešení, která jsou na pohled líbivá, přehledná i jednoduchá. Většinou je to ale na úkor funkčnosti a přizpůsobitelnosti softwaru. Funkčnost a šířka nástrojů a funkcí nesmí být omezována z důvodů jednoduchého uživatelského rozhraní. Naopak je třeba hledat způsoby, jak maximální možnou funkčnost co nejjednodušším způsobem zobrazovat. Navíc s ohledem na to, aby systém bylo možné z hlediska funkcí i rozhraní ohýbat dle potřeb a specifik každé firmy.

Uživatelské role

Již při vývoji systému je třeba myslet na to, že s ním budou pracovat jak dělníci ve výrobě a skladníci v logistických centrech, tak účetní, obchodníci či manažeři. Jedni data do systému zadávají ručně, jiní je tisknou na papír a další potřebují vidět pouze grafy a indikátory stavů - ačkoli všichni přistupují ke stejným datům přes stejný systém, každý potřebuje pro svou práci zcela odlišné funkce a nástroje. A často dokonce i různá zařízení, ať už jde o terminály, čtečky, počítače, tablety či mobily.

Již u výrobce systému by proto měly vzniknout přesně definované role pro skupiny uživatelů se stejnými potřebami a pro tyto role je třeba navrhovat vizuálně i ergonomicky odladěná uživatelská rozhraní. Je třeba ale přitom myslet na zachování základních ovládacích návyků, které musí zůstat všude stejné (zavírání křížkem, klávesa F2 pro uložení apod.).

Úpravy při implementaci

Při implementaci informačního systému by následně měly být jednotlivé role přiděleny lidem či skupinám lidí ve firmě a následně doupraveny tak, aby odpovídaly pravidlům a činnostem v dané firmě
a aby navíc obsahovaly speciální úpravy nad rámec standardní instalace. Tato činnost musí probíhat již za asistence zaměstnanců společnosti, kteří se systémem budou pracovat.

Poté už přechází správa rolí a jejich nastavení pod společnost, která systém bude používat. Následné úpravy je vhodné konzultovat s dodavatelem řešení, který tak na jedné straně zůstane v obraze a na straně druhé může získat podněty pro další vývoj systému.

Úpravy na straně uživatele

Po nasazení systému do provozu se s ním definitivně setkává uživatel, který průběžně na základě své gramotnosti a svých návyků s používáním produktu a jeho funkcí chce zoptimalizovat své činnosti. Tady je potřeba, aby dodavatel systému zajistil běžným uživatelům takové možnosti úprav, aby se jim se systémem co nejlépe a co nejefektivněji pracovalo. Do této skupiny patří například zpřístupnění osobního nastavení nejčastěji používaných nástrojů a funkcí, úpravy a evidence filtrů či sestav.

Možnosti úprav na straně koncového uživatele však nesmí být neomezené, protože by následně komplikovaly podporu ze strany IT oddělení či dodavatele systému a omezovaly schopnost uživatele samovzdělávat se z dostupných vzdělávacích podkladů, jako jsou dokumentace či webináře.

Ideálním kompromisem je například integrovaný designer formulářů, který umožní jisté úpravy, ale zároveň nerozevírá nůžky mezi standardní a přizpůsobenou verzí uživatelského rozhraní systému.

Vliv spotřebitelských aplikací

Mobilní aplikace zvyšují IT gramotnost lidí. Na druhou stranu jsou ale také překážkou, protože ukazují, že IT může být jednoduché a intuitivní. Jenže ERP je už z principu nástroj složitý a nikdy nemůže nabídnout jednoduchost aplikací, které denně používáme na mobilních telefonech a tabletech. I tady platí, že správnou cestou není sblížení se spotřebitelskými aplikacemi za každou cenu, ale spíše převzetí vhodných myšlenek do vývoje a nejčastěji používaných návyků do uživatelského rozhraní systému.

Změna uživatelského rozhraní trvá roky

Důležitost koncepce ve vývoji uživatelského rozhraní podtrhuje fakt, že v rámci implementace informačního systému lze vždy 90 procent specifických požadavků doprogramovat na přání v rámci dnů, týdnů či měsíců. Stejně jako lze například pokrýt zcela nové firemní agendy a procesy. Předělat ale celé uživatelské rozhraní komplexního ERP systému je právě díky jeho provázanosti a šířce práce na několik let. Proto jsme při vývoji nového uživatelského rozhraní, se kterým jsme začali již v roce 2012, vybrali řešení, které je nezávislé na platformě i zařízení. Díky tomu je možné přenášet uživatelské nastavení a návyky i na nové platformy, které přijdou v budoucnu. A dá to zároveň i možnost našim zákazníkům vyvíjet si plnohodnotné vlastní nástroje přesně dle svých specifických potřeb.

Miroslav Böhm
Autor článku je marketingovým manažerem a koordinátorem UX týmu Informačního systému K2.