Společnost Vema má na českém trhu výlučné postavení. S tržbami přesahujícími sto milionů korun patří k předním českým producentům podnikových informačních systémů. Vyvíjí a dodává stejnojmenné best-of-breed ERP řešení specializované na oblast řízení lidských zdrojů, ekonomiky a logistiky, které nachází uplatnění v organizacích na širokém segmentu, a to jak z hlediska počtu zaměstnanců, tak oborového zaměření. Vema je zajímavá také tím, že svůj ERP systém dodává na vlastním nativním databázovém stroji. V neposlední řadě stojí za zmínku úspěšné prosazení pronájmu systému po internetu. Celkem 250 organizací používajících ERP systém prostřednictvím tzv. ASP modelu řadí společnost Vema na první místo v této kategorii na českém trhu.

Informační systém a jeho uživatelská báze

Dominantní oblastí informačního systému Vema je řízení lidských zdrojů (HRM), na jehož špičkovou funkcionalitu se společnost zaměřuje především. Pokrytí personalistiky a mezd oceňují především podniky fungující na česko-slovenském trhu, které mají zájem o společné řešení.

Komplementárním produktem je systém EKOS, určený k řízení ekonomiky a logistiky, který zákazníci volí jako doplňkový právě k řízení lidských zdrojů. Z celkového počtu 2 700 zákazníků v ČR jej využívá osm set z nich, na Slovensku si pak z 1 500 klientů pořídilo EKOS téměř tři sta. Jen minimum firem má nasazenu funkcionalitu pouze pro řízení ekonomiky a logistiky – bez návaznosti na HRM. Podobný poměr je i na Slovensku. Obě stěžejní součásti informačního systému Vema lze poskytovat formou pronájmu po internetu (ASP – application service providing).

Někteří ze zákazníků užívající HRM řešení jsou sami zpracovatelé mezd pro další organizace. Výplatní lístky s logem Vema tak distribuuje přibližně 7 100 organizací v obou státech, z toho v ČR jde o 5 500, v SR pak o 1 600 organizací. Tento počet reprezentuje téměř sedm set tisíc zaměstnanců v obou státech. Mezi takovéto zpracovatele patří jak jednotliví živnostníci, tak i větší podniky, jako je například Krajské vzdělávací a informační centrum Nový Jičín.

Významní klienti z nekomerční i komerční sféry

Rozpočtové a příspěvkové organizace tvoří z celkového počtu zákazníků přibližně 68 procent, podnikatelské subjekty zaujímají asi 32 procent. Mezi nejvýznamnější klienty z veřejné a státní správy patří Ministerstvo financí ČR a celá daňová správa. Dále je to Úřad vlády ČR, kanceláře prezidentů ČR i SR, Ministerstvo zdravotnictví ČR a největší zdravotní pojišťovna VZP ČR.

V oblasti zdravotnictví využívá řízení lidských zdrojů od společnosti Vema Fakultní nemocnice Hradec Králové, Ostrava-Poruba a U svaté Anny v Brně. Nedávno byly úspěšně dokončeny implementace ve Fakultních nemocnicích Motol a Plzeň. Řešení Vema využívá také více než polovina slovenských nemocnic, některé včetně oblasti ekonomiky. Jednou z největších implementací je slovenská psychiatrická léčebna OLUP Predná Hora. Zde Vema nasadila téměř všechny nabízené moduly pro HRM a ekonomiku, včetně těch méně častých, jako je například aplikace pro správu knihovny. Pro nemocnice je jinak typické, že propojují aplikace Vema se specializovanými nemocničními řešeními, případně s vlastním ekonomickým systémem.

V oblasti školství patří mezi zajímavé reference vysoké školy. Technická univerzita v Liberci využívá komplexní řešení ekonomiky i HRM, včetně portálového přístupu k datům. Mezi další klienty patří Univerzita J. A. Purkyně nebo Akademie múzických umění v Praze.

V podnikatelské sféře užívá produkty Vema například ArcelorMittal Frýdek-Místek, AVG Technologies CZ, AŽD Praha, nebo Chemopharma. Dlouholetými privátními zákazníky jsou také známé organizace, jako například FAB Rychnov nad Kněžnou a TOSHulin. Vema působí také v oblasti bankovnictví. Jedním z nejvýznamnějších zákazníků je ČSOB, kde jsou aplikace HRM propojeny na SAP. Systém Vema je zde do hloubky rozpracován a neustále rozvíjen dle specifických požadavků.

Příklady řešení

Pro podporu vrcholového řízení celé daňové správy Vema nasadila komplexní řešení HRM včetně centrálního datového skladu, kde se příslušné údaje konsolidují a zpracovávají. Cílem bylo mít centralizované personální řízení jednotlivých územních finančních orgánů, a tedy přístup k údajům o všech zaměstnancích. Každé finanční ředitelství má svá data u sebe a na centrálu ministerstva posílá požadované agregované údaje.

Opačný přístup byl zvolen pro Všeobecnou zdravotní pojišťovnu. Ta má jedno datové centrum v Praze, ke kterému se připojují pověření zaměstnanci ze všech 76 poboček. A to tak, že mzdové účetní krajských poboček pracují přímo s centrální databází.

U hasičských záchranných sborů (součást ministerstva vnitra) bylo pokryto řízení lidských zdrojů i ekonomiky. Princip zpracování dat je podobný jako u daňové správy. Vema však navíc musela pro potřeby této organizace přizpůsobit systém služebnímu zákonu, který má pro hasiče svá specifika. Musely být například speciálně vytvořené aplikace „Výstrojní součástky“ pro evidenci věcí (přilba, oblečení, hasičský přístroj apod.) a k nim vztažených zaměstnanců, jejich pozic a informací, na co mají v jakém intervalu nárok. Obdobně fungující aplikace „Ochranné prostředky“ se uplatňuje ve zdravotnictví.

Architektura systému

Informační systém Vema je postaven na vícevrstvé architektuře. Má oddělenou datovou vrstvu od aplikační a klientské. Na aplikačním serveru se přitom nachází jak databáze, tak i aplikace. Systém využívá technologii tenkého klienta, který pouze „posílá obrazovky“ ze samotné aplikace. Výhodou této architektury je specifické rozhraní mezi databází a aplikací, které je postaveno na datech v binárním tvaru, čímž je zajištěna jeho vysoká efektivnost. Výkonnostně proto postačuje využití pouze jednoho serveru s databází i aplikací. Systém pracuje s vlastní nativní databází.

Jako aplikace systému jsou označovány větší moduly, které mají svůj datový model. Ostatní moduly jsou na aplikace napojeny a poskytují nejrůznější vazby na okolí. Jednotlivých modulárních součástí systému je kolem dvou set, stěžejních aplikací je samozřejmě méně. Všechny moduly jsou udržovány v souladu s legislativou, a to tak, aby fungovaly jako celek.

Vývojové prostředí

Základem vývojového prostředí je programovací jazyk C++. Všechny součásti systému byly vytvořeny prostřednictvím generátoru aplikací, pomocí něhož je nadefinován datový model aplikace, její základní funkce a struktura. Potřebná propojení se doplní naprogramováním v C++.

Jádro systému je vyvíjeno společné na základě požadavků obou základních řešení – HRM a EKOS. Datový model vyžaduje možnost filtru časového období, jelikož je zapotřebí zohlednit časovou platnost legislativy. Tyto systémové funkce jsou jasně odděleny od aplikační vrstvy. Některé součásti aplikací jsou napsány ve Visual Basicu vzhledem k jeho propojení na MS Excel. Pro vývoj internetové verze klienta je využita technologie MS Silverlight.

Uživatelské rozhraní a integrace s MS Office

Všichni uživatelé systému Vema mají k dispozici jednotné klientské rozhraní. Každý uživatel ale může mít aplikaci nastavenou podle svých potřeb. Rozhraní je koncipováno pro efektivní práci při pořizování velkého množství údajů, například nepotřebné položky lze jednoduše skrývat. Uživatelé nejvíce oceňují fakt, že se všemi aplikacemi lze pracovat na základě stejných postupů.

Systém Vema je velmi úzce propojen na MS Office. Všechny dokumenty MS Word jsou ukládány přímo v databázi aplikace, dají se vytvářet pomocí údajů z databáze, opravovat a archivovat. Z těchto dokumentů je možné generovat potvrzení, pozvánky na lékařské prohlídky apod. Podobně lze pracovat i s MS Excel, do něhož může uživatel přenést jakékoliv údaje ze systému. Nadstavbový modul Excelent jde ještě dále, převádí do MS Excel soubory i s metadaty (tj. uchovává informace o typu položky, číselníku atd.) a také umí upravené položky nahrát zpět do databáze systému.

Uživatelské rozhraní IS Vema

Výstupy a sestavy

Systém Vema pokrývá všechny legislativně závazné výstupy, například školské a zdravotnické statistiky, dále podklady pro nejrůznější kontroly. Ve většině případů se však sestavy tisknou, proto musí být podklady co nejpřehlednější. To oceňují zejména organizace, v nichž dochází k častým kontrolám.

Aplikace standardně nabízí řadu sestav ve formě rozborů. Organizace si ale může vytvářet sestavy vlastní, a to jak statické, tak i modernější dynamické dokumenty, které usnadňují práci s daty a umožňují zanalyzovat některé údaje hlouběji. Například sestava „Přehled na oddělení“ poskytuje uživateli náhled na výsledky konkrétního oddělení pouhým rozkliknutím daného čísla. Tyto výsledky jsou ve formě dynamických HTML stránek a lze je samozřejmě tisknout.

Tisk, ať černobílý nebo barevný, lze zvolit buď úplný na čistý papír, nebo do formuláře, a pak se tisknou jenom údaje v kolonkách. Tato oblast přizpůsobení sestav pro různé varianty tisku a grafické zpracování je poměrně pracná, a je proto také oceňována zákazníky.

Pro třídění dat a vytváření uživatelských sestav je v aplikaci zakomponován nástroj Generátor sestav. Obsahuje vzory sestav, jejichž úpravu jsou schopni zvládnout i sami uživatelé. Aplikace obsahuje i další nástroje, pomocí nichž se vyberou položky, zadá se třídění dat a vygeneruje příslušná sestava (ovšem bez možnosti dalších výpočtů).

Nadstandardní řešení mzdové agendy

Systém Vema obsahuje velké množství detailních funkcí v tolika různých oblastech, že je nelze stručně přestavit. Proto zmíníme jen jednu, avšak zcela zásadní – řešení mzdové agendy. K přednostem aplikace Mzdy patří komplexní výpočet a zpracování mezd, a to uvnitř systému. Veškeré výsledky systém spočítá na základě zadaných vstupních údajů.

Nadstandardní řešení mzdové agendy zahrnuje mimo jiné zpětné přepočty mezd, a to do hloubky až dvanáct měsíců. Využívá se k opravám výpočtů mezd v případech, kdy pracovník pozdě dodá některé podklady, které mají vliv na výši příjmu, a je třeba je zohlednit, například narození dítěte, neschopenka, opožděné nahlášení dovolené. Proběhne tak kompletní automatický přepočet mzdy do minulosti, změny se promítnou v současné mzdě včetně správných odvodů. Používá-li organizace konkurenční systém pro mzdovou agendu, pak se při tomto procesu většinou neobejde bez ručního přepočtu.

Udržování legislativy a uživatelské nastavení parametrů

Velkou výhodou aplikace Mzdy je udržování informací o platné legislativě v časové řadě. Systém tedy počítá podle pravidel platných v dané době, což velmi ulehčuje práci mzdovým účetním. Datový model celého zpracování je proto velmi složitý, řečeno databázovou terminologií: každý řádek tabulky má časovou platnost (typicky výše nemocenské). Tento komfort pro zákazníky udržuje pět pracovníků Vemy, kteří se zabývají analýzou složitého legislativního prostředí v ČR a jeho dopady do aplikací.

Zajímavou vlastností systému je vedení více souběžných pracovněprávních vztahů. V praxi se vyskytují situace, kdy jeden zaměstnanec má v organizaci více pracovních vztahů (může mít například dva zkrácené, nebo hlavní a vedlejší). Taková osoba je na rozdíl od jiných systémů vedena pod jedním osobním číslem, což zjednodušuje výpočet zdanění mzdy a eliminuje případné chyby.

Vema umožňuje uživatelské nastavení parametrů zpracování mezd. Zákazník tak není nucen obracet se se změnovým požadavkem na dodavatele, což jinak obvykle přináší navýšení nákladů a představuje určitou komplikaci, odvíjející se od přístupu partnera.

Portálové řešení

Portál funguje jako obecná webová stránka, která poskytuje náhled do databáze aplikací Vema. Ke každé aplikaci je možno mít zřízen portálový přístup umožňující zobrazování jen vybraných údajů. Přes portálová řešení je vhodné poskytovat ty aplikace, které používá většina pracovníků společnosti. Z tohoto hlediska patří k významným uživatelským skupinám portálového řešení vedoucí pracovníci. Mohou jeho prostřednictvím sledovat personální údaje o zaměstnancích, docházce, odměnách atd. Zaměstnanci si pak mohou přes portálový přístup prohlédnout svoji docházkovou kartu, na níž jsou uvedeny jeho příchody a odchody.

Portál nachází uplatnění zejména v personální oblasti, je možné jej také využít pro zobrazení vybraných ekonomických údajů ze systému EKOS. Obsahuje osobní údaje přihlášené osoby, údaje o zaměstnancích jako celku nebo zaměstnancích vedoucího, základní údaje o organizaci, jako je telefonní seznam, ekonomické údaje atp. Údaje, které mají být zobrazeny na portálu, přizpůsobuje Vema formou služby.

V omezené míře, na základě přednastavených práv, umožňuje portál zapisovat změny do systému. Postupně se funkcionalita portálu rozšiřuje směrem k workflow. Například v Severomoravských vodovodech a kanalizacích je již umožněno schvalování odměn přes portál, kdy vedoucí pracovník vkládá výši odměn přímo do mezd svých pracovníků. Mezi další funkcionalitu přístupnou přes portál patří cestovní příkazy a jejich schvalování. Je to typická portálová aplikace, do níž zaměstnanci pořizují svůj cestovní příkaz a následně jej odešlou ke schválení svému nadřízenému. Vedoucí pracovník obdrží e-mailovou zprávu o tom, že na portálu čeká ke schválení cestovní příkaz. Po jeho schválení je cestovní příkaz poslán zpět zaměstnanci, který jej po vykonání služební cesty doplní a předá do mzdové účtárny.

Docházková karta zaměstnance

Pronájem formou ASP

Služba ASP je založena na následujícím principu: aplikační server (na kterém je i databáze) je umístěn ve společnosti Vema a zprostředkovává zákazníkovi přístup k systému pomocí jednoduchého protokolu. Je tedy odděleno místo používání klienta a provozování serveru. Uživatel získává garanci provozu v rámci smlouvy o přístupnosti, v níž jsou definovány podmínky a stanovené hodiny užívání během pracovní doby. Instalace nových verzí a aktualizace systému jsou plně v režii společnosti Vema. Přístup k datům je velmi kvalitně zabezpečen přes šifrování a certifikační klíče. Pracovníci Vemy používají k přístupu k datům stejné USB klíče jako zákazník, ale mohou k nim přistupovat pouze se souhlasem klienta. Díky této efektivní spolupráci je možné velmi rychle odstranit případné problémy.

Další výhodou ASP řešení je sdílení systému mezi lokalitami. Jakmile má společnost více poboček, je obtížné zorganizovat přístup k datům pro všechny. Pro dislokované organizace jde tedy o elegantní řešení bez zbytečných nadměrných investic, jelikož využijí jednoduché přístupy přes internet a nepotřebují mít vlastní vnitřní síť se serverem. Řešení ASP dále významně zjednodušuje správu systému, který je plně v rukou poskytovatele.

Jak se platí za licence a cena projektu

Licenční model se liší podle jednotlivých aplikací. Mzdy, Personalistika, Docházka, Zaměstnanecké výhody, Vzdělávání jsou licencovány podle počtu zpracovávaných osobních čísel a přepočítávány na evidenční počet (pracovník na půl úvazku je zpoplatněn padesáti procenty ceny). Cena se přitom s narůstajícím počtem osobních čísel snižuje. Aplikace EKOS jsou licencovány podle počtu uživatelů, kteří s ní skutečně pracují. Pro pracovníka, který do aplikace pouze nahlíží přes portál, není tedy nutná plnohodnotná licence. Každý modul má svoji stanovenou cenu, která je násobena počtem aktivních uživatelů.

Každým rokem musí zákazník zaslat podklady pro licence, podle kterých platí jednorázový roční poplatek za údržbu. Ten odpovídá 21 procentům ceny licencí. Poplatek je vypočten ze zaslaných údajů, které generuje samotná aplikace. Toto sofistikované řešení slouží k evidenci zpracovávaných osobních čísel a kontrole aktivních uživatelů v aplikaci. Poté je teprve poskytnuta licence na další období. V ceně servisního poplatku jsou zahrnuty aktualizace nových verzí a základní přístup na kontaktní centrum.

Cena projektu je závislá na velikosti organizace a rozsahu implementace. Malý projekt v rozsahu třiceti osobních čísel odpovídá ceně 21 900 korun. Pro klienty z oblasti školství je aplikace Mzdy dostupná již od šesti tisíc korun, neboť mají nárok na dvacetiprocentní slevu. Komplexnější řešení pro velké organizace může dosáhnout až výše čtyři sta tisíc korun. Portálové řešení jako nadstavbový modul lze pořídit za třicet procent ceny licencí. Při pronájmu formou ASP je k ceně za pronájem licencí přičten poplatek pět set korun za datové prostředí. Cenu pronájmu formou ASP hradí zákazníci každý měsíc.

Hana Klčová je šéfredaktorkou portálu CVIS.CZ, odbornou asistentkou Fakulty managementu a ekonomiky UTB ve Zlíně a analytičkou poradenské společnosti CVIS Consulting. Dagmar Šulová je manažerkou poradenských projektů CVIS a odbornou asistentkou Fakulty managementu a ekonomiky UTB ve Zlíně.