Systémy pro plánování podnikových zdrojů (ERP) jsou užitečnými pomocníky schopnými organizacím v mnohém pomoci zefektivnit jejich provoz, snížit náklady a zvýšit efektivitu. Existuje ale řada podniků, které z nejrůznějších důvodů nedokážou plně využít potenciál těchto všestranných řešení. Na následujících řádcích se proto budeme věnovat několika krokům k odemčení všech benefitů, jenž ERP systémy poskytují.

1. Definujte správně své podnikové procesy a požadavky

Prvním krokem při řešení problémů s nedostatečným využitím ERP systému je otázka, zda má daný podnik správně definované své interní procesy a požadavky. Analýza procesů se provádí ještě před samotnou implementací ERP systému a jejím jádrem je zjistit, jak vlastně firma funguje na organizační a procedurální úrovni. Teprve na základě těchto poznatků je možné přesně určit, které oblasti může podnikový systém automatizovat či zefektivnit.

2. Využijte možnosti zákaznických úprav

Poskytovatelé ERP systému v řadě případů nabízí široké možnosti přizpůsobení daného řešení na míru klientovým požadavkům. To je důležitá vlastnost, neboť každý podnik má jiné potřeby a specifika, a to i v rámci stejného oboru. Pokud proto vašemu podniku funkce podnikového systému nevyhovují, kontaktujte nejprve jeho konzultanty a doptejte se na možnosti zákaznických úprav. Ty se mohou svým rozsahem lišit od drobných úprav uživatelského rozhraní až po rozsáhlé programátorské modifikace zahrnující například propojení s jinými systémy třetích stran.

3. Dohlédněte na důkladné proškolení zaměstnanců

I ten nejlepší ERP systém na světě je k ničemu, pokud s ním zaměstnanci nedokáží správně zacházet a nejsou znalí jeho základních i pokročilých funkcí. Již v rámci implementace je proto nutné se ujistit, že budoucí uživatelé systému jsou s jeho ovládáním seznámeni a dokáží jej naplno využít v běžném provozu. Zde se projeví to, jak šťastnou ruku jste měli při výběru dodavatele – poctivý dodavatel vám totiž svou péči věnuje i po ukončení implementace a ponechá vám konzultanty i během procesu adaptace.

4. Využívejte analytické a reportovací nástroje

Je nemyslitelné řídit podnik bez aktuálních a pravdivých informací o jeho současné kondici a stavu všech interních procesů. S ERP systémem přitom není třeba tato data složitě sbírat napříč odděleními – prakticky všechna moderní řešení disponují sadou analytických a reportovacích nástrojů, které v reálném čase sbírají data ze všech modulů a následně je agregují do přehledných reportů. Pomocí nejrůznějších metrik a KPI tak lze měřit výnosnost zakázek, vytížení jednotlivých oddělení či dobu potřebnou ke zpracování zakázky.

5. Učiňte svůj systém mobilním

V dnešní době již není nutné být při používání ERP systému vázaný na kancelář. Řada produktů na trhu je vybavena mobilními aplikacemi či klienty pro vzdálený přístup, s jehož pomocí lze s ERP systémem plnohodnotně pracovat i mimo kancelář. Tato inovace přináší výrazné výhody všem zaměstnancům napříč odděleními – obchodníci mohou například ověřovat skladovou dostupnost produktů přímo u zákazníka a rovnou vytvořit objednávku, zatímco servisní technici mají vždy po ruce kompletní údaje o daném výkonu a mohou přímo na místě své služby i vyfakturovat. Administrativním pracovníkům pak vzdálený přístup výrazně usnadní práci z domova, což vedle vyšší flexibility přinese i podstatné zlepšení spokojenosti vašich zaměstnanců.

6. Hlavně to chce spolehlivého partnera, který vám otevře oči

Správný výběr dodavatele ERP systému je kruciální moment. Nevybíráte si totiž pouze ERP systém. Vybíráte si partnera, se kterým budete spolupracovat klidně 10 a více let. Který nejen že vám pomůže nasadit ERP systém tak, aby pro vás byl vážně přínosem, ale zároveň vám bude k dispozici i po nasazení systému. To je totiž zcela zásadní. Implementací ERP systému celý projekt nekončí, ale naopak spíše začíná. Pokud chcete využít skryté možnosti ERP systému, potřebujete péči spolehlivého a zkušeného partnera i po zavedení systému do provozu. Odborníka, který vám bude k ruce, ukáže všechny možnosti a dokáže doporučit i rovnou zrealizovat vhodné řešení na vaše aktuální potřeby.

Matěj Štochl Autor článku je obchodním ředitelem ERP systému Byznys od společnosti Seyfor.