Devadesát procent podniků zařazených na seznamu top 100 firem České republiky využívá služeb ERP systémů. I přesto, že z tohoto čísla zcela jasně plyne, že právě ERP systémy lze považovat za jednu z nejdůležitějších součástí dnešní firemní infrastruktury, panuje kolem této zkratky celá řada mýtů a omylů a málokdo vlastně ví, co přesně ERP je. Tento nedostatek se pokusíme napravit. Pojem ERP (enterprise resource planning) lze definovat dvěma způsoby. Základní myšlenka ERP představuje jakési sjednocení jednotlivých firemních aplikací a platforem do jednoho řešení. V praxi to pak znamená, že je na jednom místě dostupná jak aplikace pro řízení skladů, nákup a prodej nebo řízení lidských zdrojů, tak i finanční systém nebo informační systém pro řízení výroby. Toto rozdělení však postupem času přestávalo dostačovat. Díky informačnímu boomu posledních let a dalším vlivům se změnily některé požadavky na chování těchto systémů. Především však na výstupy, které tyto aplikace generují. Rostoucí složitost systémů tak podnítila vznik například business intelligence systémů (BI), supply chain managementu (SCM) pro řízení dodavatelsko-odběratelských vztahů či systémů pro řízení vztahů se zákazníky označovaných jako customer relationship management (CRM).

Moderní ERP systémy se k tomuto problému, respektive rozdělení, staví různým způsobem. Z výše popsaných principů zcela jasně plyne, že software, který má ve svém popisu práce „umět vše", nemůže v jednotlivých oblastech konkurovat menším, specializovaným řešením. Ta však na druhou stranu umí obstarat pouze svou, úzce definovanou část. Tato profilace jednotlivých řešení se projevuje také na dnešním trhu informačních systémů, kde je zřetelně vidět rozdíl mezi řešeními all-in-one a tzv. best of breed. Řešení all-in-one se pokoušejí zahrnout všechny možné komponenty, a pokrýt tak co nejvíce (pokud možno hlavně těch klíčových) firemních procesů. Nabízí tak sice vše na jednom místě, ale jakékoli další úpravy pro potřeby konkrétní organizace jsou velice náročné, často až nemožné. Best of breed se naopak zaměřují hlavně na pokrytí úzce vybraných a vysoce specializovaných procesů, týkajících se zpravidla pouze vybraného odvětví trhu (telekomunikace, služby, a dalších). Jejich nevýhoda je ve srovnání s all-in-one zcela opačná. Dají se sice snadno modifikovat, ale jejich vzájemná integrace je velice složitá, neboť ne vždy vychází ze stejných standardů, pochází od stejného výrobce a podobně.

K čemu tedy ERP v podniku je? Hlavní funkcí takového systému je především správa interních dat. Takovými daty mohou být nejenom informace o zaměstnancích, zboží, stavu skladů, metodách výroby či stavu finančních účtů, ale také informace o zákaznících, plánovaných produktech, daňové informace, smlouvy a ještě mnohem více. ERP pomáhá organizacím tyto zdroje lépe organizovat a plánovat jejich využití jak v krátkodobém, tak i v dlouhodobém horizontu. Právě celkový přehled o všem a o všech je hlavním důvodem, proč si firmy ERP vlastně pořizují. S rostoucím počtem a složitostí obchodních vztahů s klienty či dodavateli je tak i pouhé odstranění problémů s dodávkami a jejich termíny velice žádoucím benefitem, jenž každou firmu jistě přinutí o ERP alespoň přemýšlet. Jelikož jsou ERP systémy velice procesně zaměřené, jejich skutečná síla se projeví až ve chvíli, kdy je do našich firemních procesů naplno zapojíme. Nejvyšší přidanou hodnotu pak ukáže integrace několika systémů v rámci jednoho procesu a automatizace kroků potřebných k jeho dokončení.

Jako příklad takového procesu lze uvést třeba zdánlivě prosté objednání zboží zákazníkem. Jaké všechny kroky je zapotřebí udělat, aby tento proces zdárně doběhl do konce a klient opravdu dostal své zboží a společnost peníze? Na přijatý požadavek od zákazníka je nejdříve nutné nějak reagovat. Je třeba zjistit, zda je požadované zboží na skladě a zda je dostupné. Pokud není, musí dodavatel zadat požadavek na výrobu. Nastávají však otázky. Má na to společnost dostatek zdrojů? Nejsou už naplánovány jiné výrobky? Který má prioritu? Je u nich důležitá doba trvanlivosti? I v případě, že je zboží na skladě a připraveno k odeslání, máme dostatek lidí, jež mohou tuto práci vykonat? Zaměstnanci musí zaznamenat celkový pohyb zboží po skladě až po jeho vyskladnění. Následně je nezbytné předat zboží expediční firmě, převzat a uchovat protokol, vystavit fakturu a tuto poslat klientovi poštou nebo e-mailem. Od tohoto okamžiku musí někdo neustále sledovat stav objednávky, jestli už bylo zboží doručeno, či jestli třeba klient něco nereklamoval. Ke všem těmto krokům bude pravděpodobně potřeba vystavit a uchovat patřičné dokumenty, které je potřeba archivovat, verifikovat a v případě potřeby rychle dohledat napříč systémy. Vhodný ERP systém je schopen všechny tyto kroky uhlídat a notifikovat zaměstnance společnosti pouze ve chvíli, kdy je to opravdu důležité a kdy je bezpodmínečně nutná jeho pozornost. Taková služba je nesmírně užitečná a zvyšuje efektivitu i samotnou plynulost chodu firmy.

Velikost a náročnost implementace těchto systémů je příčinou toho, že celá řada projektů s cílem zavést do firmy ERP končí neúspěchem. Je to dáno především nereálnými očekáváními ze strany vedení daných společností, která obrazně řečeno předpokládají, že koncem týdne přijede skupinka techniků, software nainstaluje a od pondělí již vše půjde jako po drátkách. Dodavatelé softwaru se s tímto nešvarem snaží bojovat upravováním svých produktů do takových forem, aby jejich instalace byla co nejrychlejší a nejjednodušší a nutnost úprav co nejmenší. V poslední době je tak vcelku běžné, že firmy prodávají celé balíky připravené pro jedno konkrétní řešení (například bankovnictví) Tyto balíky obsahují přednastavené hodnoty, jež výrobci na základě zkušeností s tímto sektorem považují za důležité a které by si klient pravděpodobně stejně potřeboval nastavit. Druhým možným, a v poslední době hodně diskutovaným, řešením je možnost pořídit si ERP jako službu, dnes již téměř výhradně spojovánu s pojmem cloud. Benefit tohoto řešení je zřejmý. Není zapotřebí žádná drahá infrastruktura, ani integrace do existujících firemních systémů, přičemž výhody plynoucí z užívání produktu zůstávají. Firma také platí pouze za to, co opravdu využije. Mít svá data „v cloudu“ ale není pro každého. Přece jen jde o citlivé firemní údaje a ani garance bezpečnosti nemusí všem poskytovat dostatečnou záruku, že se zrovna jejich datům nic nestane.

Přechod na cloud není složitý jen z důvodů bezpečnosti, ale také proto, že za tu řadu let, co ERP systémy v podnicích existují, si je každá firma upravila podle své potřeby. A přestože všechny komponenty nejsou třeba zcela efektivní, tak fungují a firma, potažmo její procesy jsou na ně „zvyklé". Hromadný útěk do cloudu se tedy nedá příliš očekávat.

Můžeme však očekávat, že právě v cloudu, nebo alespoň v jeho myšlence, leží nejbližší budoucnost. Firmy budou potřebovat stále více komunikovat nejenom interně v rámci oddělení, ale také se svými klienty (B2C) a v neposlední řadě také s jinými organizacemi (B2B). A k takovým potřebám je cloud ideální řešení – unifikované řešení, které okamžitě, byť na vzdáleném serveru, zprostředkuje přesun obrovského množství dat mezi „profily“ jednotlivých firem, bude vše monitorovat, a hlavně se za celý proces zaručí. Není třeba se této budoucnosti nijak obávat, nakonec je totiž vždy jen na nás, jak s ní a prostředky, které nám přinese, naložíme. Jedno je však jisté – ERP systémy budou i nadále nepostradatelné.

Martin Tříska
Autor je softwarový specialista společnosti IBM Česká republika.