Přechod na nový systém pro plánování podnikových zdrojů (enterprise resource planning, ERP) představuje nelehké rozhodnutí. ERP systém je z definice základem celé firemní informační infrastruktury a zasahuje prakticky do všech oblastí podnikání. Změna ERP systému se proto může stát složitým a bolestivým procesem. Na druhé straně ale platí, že pokud se tento proces provede správně, dokáže organizaci otevřít prakticky neomezené možnosti pro další rozvoj podnikání. Klíčem k úspěšnému přechodu a zjednodušení migrace je volba vhodného ERP řešení a spolu s tím i výběr optimálního partnera.

Organizace se pro náhradu stávajícího ERP systému rozhodují z různých důvodů. Na nejzákladnější úrovni stojí otázka, zda stávající systém podporuje realizaci obchodní strategie, nebo zda naopak představuje spíše překážku, která úspěchu společnosti na trhu stojí v cestě. Poskytovatel vhodného ERP řešení musí se zákazníkem sdílet základní vizi. Měl by mít s náhradou právě provozovaného ERP systému zkušenosti – pokud ve své historii již mnohokrát řešil výzvy, které s sebou změna ERP systému přináší, pak se poskytovatel již pravděpodobně naučil, jak zákazníkovi pomoci při nasazení nových technologií. Úspěch nasazení ERP systému i budoucnost celého podnikání závisí na tom, zda poskytovatel ERP dokáže reagovat na změny technologií, pokračovat v inovacích a poskytovat nové funkce, které budou podporovat zákazníkův byznys.

Klíčové rozhodnutí pro budoucnost

Každou firmu pochopitelně zajímá, jak se její podnikání bude vyvíjet v příštích deseti letech a jaký bude dopad nezbytně nastávajících změn. Pokud chcete znát alespoň přibližnou odpověď na tuto otázku, podívejte se na uplynulé desetiletí a míru změn prostě zdvojnásobte. Pro duševně pracující lidi budou technologie za deset let poskytovat potřebné informace kdykoliv a prostřednictvím nepřeberného množství různých zařízení. Tyto informace budou personalizovány na základě potřeb a činností zaměstnance na libovolné pozici v organizaci. Hlavní funkcí ERP systému bude poskytovat data, která jsou potřebná pro kvalifikované rozhodování – na jedné straně půjde o automatizaci rutinních každodenních procesů, na druhou stranu o řešení nějak výjimečných problémů. Navíc se ERP systém bude muset dokázat přizpůsobovat nových technologiím a obchodním strategiím, které si dnes většina z nás těžko dokáže přesněji představit.

Z výše uvedeného vyplývá, že dodavatelé ERP řešení by při výběru měli být posuzováni podle toho, jak budou schopni reagovat na nové trendy a měnící se potřeby zákazníků. Nejlepší vodítko pro budoucnost zde představuje historie. Nakolik jednotliví dodavatelé v minulosti dokázali přinášet nové technologie a řešení, jako je například architektura orientovaná na služby (service-oriented architecture, SOA), jak dokázali inovovat u svých zákazníků workflow nebo implementovat e-business a další trendy, které urychlují a automatizují podnikové operace a procesy? Jednotliví dodavatelé mají v tomto ohledu různou reputaci. Lze říci, že použití podnikových aplikací založených na architektuře SOA umožňuje snadno a vysoce granulárním způsobem přidávat nové funkce v okamžiku, kdy je to potřeba. Architektura SOA nabízí také snadnou změnu konfigurace celého workflow, a to jen s minimálními náklady na integraci a malým dopadem na provoz podniku.

Další velmi užitečnou technologii představují webové služby, které umožňují zjednodušit a zrychlit výměnu informací se zákazníky, partnery i dodavateli. Architektura SOA v kombinaci s webovými službami dovoluje nabídnout rozsáhlé části funkčnosti podnikových aplikací i přes internet a propojit vlastní systémy s cizími, samozřejmě při zachování potřebné kontroly nad tím, kdo je oprávněn přistupovat k jakým funkcím či datům. Vnitřní systémy lze takto například přímo provázat s nákupními systémy zákazníků, přičemž architektura SOA pak umožní, aby obě části fungovaly jako jeden celek. Webové služby mohou ve výsledku transformovat vztahy mezi obchodními partnery tak, aby probíhaly v reálném čase.

Řešení šité na míru

Žádné dva podniky nejsou stejné. Z toho vyplývají požadavky na to, jak by ERP systém měl fungovat z hlediska možností jeho nastavení a další úprav. Ať už s pomocí ERP modelujete a řídíte fungování v současnosti efektivních procesů nebo se snažíte o nové obchodní strategie, například přepracování a vylepšení procesů, které efektivní nejsou, požadavky na systém jsou obdobné. Potřebujete ERP řešení navržené tak, aby v jeho rámci bylo možné vytvořit implementaci šitou na míru konkrétní společnosti.

Základní systém by mělo jít přizpůsobovat na řadě úrovní. Uživatelské rozhraní, podobu menu nebo dialogů by mělo být možné nastavit tak, aby odpovídaly procesům ve vaší organizaci. Běžné obchodní formuláře (faktury apod.) by například při tisku měly sdílet data s jinými částmi ERP systému. Ověřte si, že zvažovaný systém zahrnuje dostatečně rozsáhlou sadu standardních víceúčelových formulářů a snadno použitelný nástroj pro jejich úpravu nebo tvorbu formulářů nových, takže příslušné operace lze provést ihned, jakmile se ukáže jejich potřeba. Určitě budete vytvářet i vlastní reporty (sestavy), nicméně oceníte, pokud co nejvíce standardních reportů bude v systému již předpřipravených.

Od systému byste rovněž měli požadovat nástroj, který umožní přístup k datům, práci s nimi a reportování bez nutnosti programátorských znalostí, tak aby příslušné úpravy mohli provádět i lidé, kteří nejsou primárně technicky orientováni. Takový nástroj pak povede k situaci, kdy jediným limitujícím faktorem pro práci s daty bude lidská kreativita, nikoliv IT dovednosti. Funkce pro zpracování reportů a přehledů umožní vytvářet přizpůsobené výstupy zahrnující data z více souborů. Důležité také je, aby systém umožňoval stahovat z on-line zdrojů data do souboru na PC, který pak půjde použit k analýze, tvorbě grafů, diagramů a prognóz či pro podporu rozhodování. Při této práci se uživatel přitom nebude muset bát, že nějak naruší integritu „živých“ dat.

Technologie zajišťující workflow dají data k dispozici těm, kdo je potřebují, a navíc v patřičnou dobu. ERP řešení by mělo nabízet automatické zasílání zpráv a upozornění a monitorovat tento provoz, obecně zajistit interaktivní komunikační systém fungující napříč celou organizací. Klíčové komponenty pro funkční workflow jsou:

• systém řízený událostmi, který dále umožňuje řídit a koordinovat obchodní procesy i související informace,
• systém pro on-line komunikaci a zasílání výzev, je-li potřeba provést určitou činnost,
• sledování a monitorování probíhajících činností.

Tyto tři funkce workflow nabízejí firmě klíčovou pomoc s dosažením jejích obchodních cílů a právě tato funkčnost bývá hlavním motivem pro rozhodnutí o změně ERP systému. Dobře navržené a implementované workflow zlepšuje kvalitu práce, omezuje množství práce, kterou je třeba dělat víckrát (předělávat), a tím pochopitelně snižuje náklady. Toho se dosahuje například díky efektivnějšímu řízení objednávek – lepší spolupráce v rámci dodavatelského řetězce zkracuje dodací lhůty a zvyšuje spokojenost zákazníků, protože dodavatel s nimi nyní může komunikovat rychleji a mít přitom k dispozici přesnější informace.

Význam odborných znalostí

Dodavatelé s dostatkem zkušeností a znalostí z daného oboru budou schopni nabídnout takové typy podpůrných služeb a nástrojů, které zákazníkovi umožní úspěšně řešit i ty nejobtížnější výzvy jeho podnikání. Firmy, které zvolí takový ERP systém, pak dokážou rychle nasazovat aplikace a dosáhnou maximální návratnost investic. Organizace dosud nicméně často uvádějí, že nejslabší článek implementací IT představují konzultační služby. Proto si ověřte, že zamýšlený dodavatele ERP systému disponuje dostatkem profesionálů pro návrh systému, systémových analytiků, techniků, konzultantů a finančních expertů, kteří do hloubky rozumí vašemu oboru podnikání. Dodavatel by také měl být schopen poskytovat co nejefektivnější softwarová řešení z hlediska nákladů.

Nelitujte podrobnější analýzy, abyste si ověřili, zda si zamýšlený poskytovatel softwaru udržuje tým vysoce kvalifikovaných zaměstnanců a manažerů se zkušenostmi v oboru. Jen tak se lze spolehnout, že dodavatel bude schopen poskytovat příslušné služby i v dlouhodobém horizontu. Tým vyhrazený pro váš projekt by měl v první řadě obsahovat vedoucího konzultanta projektu, finančního specialistu a odborníka na příslušný obor. Preferujte odborníky, kteří mají zkušenosti z reálného světa, stejně jako konzultanty s uznávanými certifikacemi dokládajícími jejich schopnosti v daném oboru.

Maximální návratnost investic

Již více než dvě desetiletí mohly organizace sledovat, že největší návratnost z investic do IT vykazují právě jejich ERP systémy. Je tomu tak proto, že řešení ERP jsou strategickou investicí – urychlují, integrují, automatizují a zlepšují provoz společností po celém světě. Rozšířené ERP řešení podporuje samotné jádro fungování firmy, a je proto rozumným zdůvodněním příslušné investice. K faktorům, které přispívají k návratnosti investice v co nejkratším čase, patří zvýšení marží, urychlení komunikace, zvýšená loajalita zákazníků a lepší přehled nad probíhajícími procesy.

Z pohledu investic je schopnost ERP systému poskytovat co nejmenší náklady na vlastnictví výsledkem tří hlavních faktorů:

• Za prvé, je zvažovaný systém dostatečně funkčně bohatý (srovnatelný s kategorií tier-one), aby mohl uspokojit i potřeby firem z žebříčku Fortune 500, a přitom počáteční investice představuje jen malý zlomek celkových nákladů? Důležité je intenzivní zaměření dodavatele na potřeby středně velkých firem stejně jako efektivita implementací, které umožňují obdobnou funkčnost při nižší ceně.
• Za druhé, snížení nákladů na údržbu může minimalizovat, pokud ne přímo zaplatit cenu za přechod ze současného ERP systému.
• A za třetí, architektura systému a základní technologie, jako jsou vestavěné databáze, by měly vyžadovat jen minimální podporu a množství lidí a zdrojů potřebných pro údržbu – podstatně méně, než vyžaduje většina ERP systémů z kategorie tier-one nebo i srovnatelná řešení ze skupiny tier-two.

Robert Ruisl
Autor působí jako territory manager ve společnosti Epicor Software Czech.