Úvod do fakturové byrokracie

• Příjem faktury – doklad je předán organizaci (dopisem, doporučeným dopisem, osobně, e-mailem, jiným elektronickým kanálem apod.), kde je třeba vytvořit záznam o jeho převzetí a předat jej příslušnému úseku ke zpracování.
• Zpracování faktury – v této části procesu je třeba přenést údaje z dokladu do informačního systému. Pokud jde o papírový doklad, v zásadě jedinou variantou je přepisování. Stejně je tomu i u dokladů ve formátu PDF. Pokud faktura přijde ve formě dat, může být zpracování automatizováno. Za předpokladu, že se jedná o formát, na který je informační systém připraven.
• Schvalování – do téměř každé organizace občas přicházejí auditoři, ptají se, kdo schválil proplacení které faktury, a chtějí vidět doklad, který to potvrzuje. Takovým dokladem může být papírová „košilka“ s podpisy schvalujících manažerů a za určitých podmínek stačí u běžných provozních záležitostí i výstup z informačního systému.
• Zaúčtování – jedná se o proplacení faktury a vytvoření správného záznamu v účetnictví. Tato část procesu zpravidla probíhá v ERP a v zásadě nepůsobí vážnější problémy.

Proč se dosud nikomu nedařilo

Z toho vyplývají obrovské nároky na administrativu napříč celou organizací. Jak už jsme uvedli, jedná se o činnosti, jejichž celková elektronizace je velmi obtížná, mimo jiné proto, že:

• faktury přicházejí od mnoha dodavatelů v mnoha formátech a mnoha kanály, elektronicky i na papírech,

• schvalovací procesy procházejí celou organizací a jsou do nich zapojeni i lidé, kteří nemají přístup do ekonomického informačního systému (ERP),
• auditoři často vyžadují, aby každý schvalovací krok byl vyznačen prokazatelným podpisem manažera (ručním nebo elektronickým).

Řada velkých organizací zavedla s některými dodavateli komunikaci ve formátu EDIFACT, případně některé z jeho speciálních verzí (ODETTE, EANCOM). Tato komunikace pokrývá i faktury. Nelze ale očekávat, že by někdy bylo dosaženo stavu, kdy na EDI přejdou všichni dodavatelé. Někteří si nákup EDI konektoru a následnou implementaci prostě nemůžou dovolit.

Známe řadu příkladů, kdy významný zákazník velmi snadno prosadil zásadu, že bude přijímat jen faktury, u nichž je správně uvedeno číslo projektu nebo splněna jiná formalita. Ale až dosud se nikomu nepodařilo prosadit, aby si všichni dodavatelé obstarali elektronický podpis, natož aby se vybavili určitým informačním systémem.

Datové schránky + ISDOC = průlom

Až do loňského roku to znamenalo, že sjednotit formáty přijímaných faktur je prostě nemožné. To ale změnily dvě novinky – datové schránky a formát ISDOC.

Datové schránky představují státem garantovaný kanál elektronické komunikace, který připojuje k dokumentům elektronický podpis a časové razítko, takže zajišťuje jejich dlouhodobou právní platnost. Pokud bychom hledali papírovou analogii, odeslání přes datovou schránku odpovídá tomu, že si odesilatel nechá notářsky ověřit podpis na dokumentu a poté jej pošle doporučeným dopisem s doručenkou.

Od července letošního roku přenáší informační systém datových schránek i poštovní datové zprávy, tedy zprávy mezi podniky a mezi podniky a fyzickými osobami. Česká pošta už ohlásila, že v dohledné době bude možné za tuto komunikaci platit mikroplatbami.

Formát ISDOC cíleně určený pro předávání faktur má podporu ministerstva financí a tím také finančních úřadů. Je to formát, se kterým se dobře pracuje (specificky popsaná XML data) a který podporuje většina dodavatelů ERP. Pokud systém ISDOC nepřijímá, dá se to vyřešit velmi jednoduchým rozhraním. Možnost ERP systémů vydávat faktury v ISDOC je ovšem poněkud oslabena tím, že někteří vendoři za tuto funkci požadují nemalé peníze navíc. Kromě toho živnostník nebo velmi malá firma fakturující v běžném kancelářském programu není schopna vystavit fakturu v ISDOC – takže jsme opět u situace, kdy část dokladů přichází v jiných formátech, nejčastěji jako listina nebo jako PDF.

Tím se konečně dostáváme k řešení situace. Je jím formulářová aplikace pro vytváření faktur ve formátu ISDOC, která je zcela zdarma. První taková aplikace již je k dispozici a je možné, že budou následovat další.

Vytvořit fakturu pomocí formulářové aplikace je snadnější než ji vytvářet v kancelářském programu. Uživatel si aplikaci stáhne do svého počítače. Otevře se mu inteligentní formulář, který jej provede vyplněním (vytvořením faktury), poskytne nápovědu, vypočítá DPH, upozorní na chyby apod. Po dokončení stačí kliknout na tlačítko „odeslat přes datovou schránku“, aplikace vyzve k zadání čísla schránky a hesla a celá záležitost je vyřízena. Průchodem datovou schránku by měly být vyřešeny všechny legislativní požadavky. Právníci některých organizací trvají na tom, aby i každá jednotlivá příloha (faktura) obsahovala elektronický podpis, nicméně to je v zásadě technický detail, který nebrání využití zmíněné aplikace.

Stačí jednoduchá organizační změna

Ke sjednocení všech příchozích faktur tedy stačí jediné. Zveřejnit číslo datové schránky (ID) a oznámit dodavatelům, že od určitého data budou přijímány pouze faktury ve formátu ISDOC.

U některých to zvládnou jejich ERP systémy, další použijí volně dostupnou aplikaci. Od těch dodavatelů, s nimiž je již vybudována komunikace v nějaké verzi formátu EDI, budou pochopitelně dále chodit i faktury tímto kanálem.

Komfort dodavatelů je možné dále zvýšit tím, že jim platící organizace začne posílat objednávky v datové formě. Faktura pak může být vytvořena importem dat z objednávky, čímž dále roste jistota, že vše bude vyplněno správně a práce s elektronickým formulářem je ještě snazší a rychlejší. Formulářová aplikace pro vytváření takových objednávek je rovněž k dispozici zdarma. K prohlížení takové objednávky stačí formulářový prohlížeč, ve kterém se vytvářejí faktury.

Jsme tedy v situaci, kdy všechny doklady chodí elektronicky, ve správném formátu a nikdo ze zúčastněných ještě neutratil ani korunu za nové systémy. Během pilotního provozu se ovšem může ukázat, že některé záležitosti by bylo možné řešit elegantněji. Někteří dodavatelé budou chtít fakturační aplikaci integrovat s účetním systémem, podnik zase může nahradit volně dostupnou e-objednávku aplikací ve vlastní grafice či se specifickými položkami.

Schvalování jako samostatná disciplína

Plátce dostává faktury do datové schránky, kterou – jak předpokládáme – obsluhuje nějaký informační systém. Vyspělejší řešení pro obsluhu datové schránky dokážou rozeznat formát ISDOC, takže daňové doklady jsou rovnou směřovány do ERP. Také deník přijatých faktur je vytvářen automaticky. Někdy bývá před zanesení dat do ERP systému předřazeno automatické párování s objednávkami. Pokud faktura nesedí s objednávkou, je automaticky vytvořen dopis rozporující fakturu a odeslán datovou schránkou.

Veškerá administrativa spojená s příjmem a zpracováním faktur je tedy eliminována. Zbývá už „jen“ schválení k proplacení, ale i to je podstatně zjednodušeno. Je totiž radikálně usnadněna cesta k tomu, aby interní schvalování probíhalo elektronicky. Má-li interní schvalování obstát před auditory a má-li se týkat opravdu všech faktur, musí být využívány elektronické podpisy. Nicméně k tomu budu stačit certifikáty vydané interní certifikační autoritou organizace. K tomu stačí zprovoznit potřebné funkce Microsoft Windows Server. Tedy opět žádné investice navíc.

Antonín Drahovzal, Pavel Nemrava
Autoři pracují ve společnosti Software602. Pavel Nemrava je členem představenstva, Antonín Drahovzal je ředitelem divize Projekty pro významné zákazníky.