V současnosti se často setkáváme s tím, že i menší společnosti zahrnují při výběru nového informačního systému mezi potenciální kandidáty dodavatele ERP řešení, která byla historicky zaměřena spíše na střední a větší firmy. Je to dáno jak rostoucími požadavky menších firem, tak i snahou dodavatelů ERP systémů zpřístupnit cenově svá řešení menším zákazníkům s potenciálem dalšího růstu. S tímto trendem však souvisí otázka, zda jsou „velké“ ERP systémy vhodné i pro firmy s jednotkami uživatelů.

Dobrý ERP systém pokrývá většinu důležitých firemních procesů. Nesoustředí se na účetnictví a výkaznictví – jeho hlavním cílem je poskytovat komplexní podporu pro řízení celé firmy. Další výhodou velkých ERP systémů je také proces jejich vývoje a rozvoje. Zatímco klasické „krabicové“ programy jsou ve většině případů pouze instalovány a používány v původní podobě, nasazení ERP systému vyžaduje realizaci implementačních prací. Jejich součástí jsou kroky jako stanovení cílů implementace, analýza požadavků zákazníka, programování a implementace zakázkových úprav, konzultace s klíčovými pracovníky atd. Výše uvedené činnosti mají společný a pro vývoj informačního systému velmi důležitý prvek – výměnu informací o procesech u zákazníků, monitorování vývoje potřeb trhu, daného segmentu, konkrétního zákazníka a v neposlední řadě využití tohoto know-how pro další rozvoj vlastního informačního systému.

Dalším významným motorem vývoje ERP systémů je sílící konkurenční prostředí u firem, které je využívají. Jsou na ně kladeny vysoké nároky na maximální efektivitu výrobních, obchodních, zásobovacích, skladovacích, expedičních procesů. Většinou musí elektronicky komunikovat se svými partnery, ať již formou elektronické faktury, nebo komplexním řešením dodavatelsko-odběratelských vztahů prostřednictvím EDI atd. To má za důsledek zvyšování požadavků na podporu řízení těchto procesů informačních systémem. Aby ERP řešení bylo svým zákazníkům prospěšné a mělo šanci na dlouhodobější existenci, musí být jejich dodavatelé schopni nabídnout svým zákazníkům řešení – ať již formou rozšiřování funkcionality informačního systému, tak prostřednictvím kooperace se specialisty v dané oblasti (DMS, WMS, BI, HR, …).

Co to vše znamená v praxi? Dobrý dodavatel kvalitního ERP (ideálně se zkušenostmi s procesně podobnými firmami) je schopen svým zákazníkům nejen nabídnout řešení na podporu většiny firemních procesů, ale zejména díky svým praktickým zkušenostem být nositelem know-how a aktivně se účastnit návrhu finálního řešení. Je pro své zákazníky poradcem, který jim neustále předkládá individuální návrhy dalšího rozvoje informačního systému tak, aby si zachovávali a zvyšovali svou konkurenční výhodu.

Samozřejmě existují také podstatná „ale“, díky kterým si malé firmy „dospělé“ ERP řešení nepořídí. V každém případě to může být cena. I když se dodavatelé ERP snaží zpřístupnit svá řešení menším firmám, je finanční náročnost pořízení takového informačního systému větší. Je to dáno nejen vyšší cenou licence, ale také nutností realizace většího objemu implementačních prací, než je tomu u malých (krabicových) řešení. To vše se týká také následného provozu.

Dalším prvkem, který může menší firmu odradit, je větší složitost systému. Primární zákazníci ERP řešení mají většinou vysoké nároky na systém přístupových práv, řeší složitější workflow procesy a pracovní postupy, práce je předávána mezi více lidmi na více odděleních atd. To vše se může pro menší firmy jevit jako „zbytečné“ díky jednodušší organizační struktuře, rozhodovacím pravomocem a v neposlední řadě díky kumulaci rolí, kdy jeden pracovník mnohdy vyřídí celý proces.

Jaké je tedy doporučení, jste-li malá firma a přemýšlíte o novém informačním systému? Jste součástí dodavatelského řetězce, kdy vaši hlavní odběratelé musí elektronicky komunikovat a sofistikovaně řídit firemní procesy tak, aby si udrželi své klíčové zákazníky? Potom je velká pravděpodobnost, že tyto požadavky budou přeneseny také na vás a vy budete brzy potřebovat jak funkční informační systém, tak partnera, který vám s touto problematikou pomůže.

Jste závislí na svých klíčových zaměstnancích, kteří si u sebe drží důležité informace a know-how? Potom je pro vás jejich odchod velkým rizikem a můžete se dostat do problémů – pokud ovšem nenastavíte jiná pravidla, která podpoříte nástrojem pro práci s neúčetními informacemi (záznamy z jednání, korespondence, evidence smluv, hodnocení spokojenosti zákazníků atd.).

Pokud se ve výše uvedených situacích nacházíte, jednoznačně o ERP řešení uvažujte. Ale i když máte dojem, že v současnosti je to pro vás „zbytečné“, zařaďte do svého výběrového řízení i dodavatele ERP. Je možné, že vám díky svým zkušenostem připraví zajímavé řešení podpořené důvěryhodnou analýzou návratnosti investice – potom i několikanásobně vyšší částka, než jste původně zamýšleli, může být pro vás nakonec tou nejlepší variantou.

Martin Válek
Autor je produktovým ředitelem společnosti Karat Software.