Nutnost instalace ERP systému bývá předznamenána nedostatky v hlavních procesech firmy. Týká se to zpravidla oblasti servisu zákazníkům, logistických problémů, finančních ztrát v pohledávkách, odchodu zákazníků ke konkurenci, a to vše, aniž by management znal příčinu.
Pokud bude navíc vedení firmy konstantně přehlížet známky toho, že je třeba inovovat informační systém, může dojít až k takzvané atrofizaci podniku. Jde o stav, kdy v organizaci chybí jakýkoliv jasně definovaný systém práce, jednotlivá oddělení nespolupracují a kontakt se zákazníky se odehrává zpravidla pouze v osobní rovině. Následkem je neustálé rozevírání nůžek mezi zákazníkem a firmou jako takovou, a pak už je jen otázkou času, kdy podnik nedokáže nadále uspokojovat požadavky zákazníka nebo začne dělat chyby, které nakonec zaviní odchod zákazníka ke konkurenci.
Ovšem až takhle daleko by situace v podniku nikdy zajít neměla. Přistoupit k výběru nového informačního systému je nezbytné hned při prvních náznacích, že něco není v pořádku.
Nabídka ERP systémů je pestrá
Na dnešním trhu je široký výběr informačních systémů, které jsou schopny uspokojit potřeby firem všech velikostí i oborů podnikání. Existuje několik kategorií ERP řešení – od víceméně krabicového softwaru přes ERP systémy s různým typem škálovatelnosti zaměřené na střední firmy až po rozsáhlá nadnárodní finančně velmi náročná řešení.
Krabicové systémy bývají většinou rychle „nasaditelné“ a jsou efektivní hlavně v oblasti základních procesů uživatele. Při vyšším zatížení však těmto produktům dochází dech. Není to tím, že by byly špatné, jsou jen určené spíše malým a méně náročným firmám. Pro větší firmy se pak samozřejmě hodí už robustnější ERP systémy (tzv. all-in-one), které obsahují mnoho vysoce integrovaných modulů, nabízí širokou paletu volitelných funkčností a dokáží se přizpůsobit konkrétním potřebám daného podniku. ERP systémy typu all-in-one jsou už principiálně předurčeny pro automatizaci a zefektivnění procesů. Například díky komplexní datové základně mohou správně implementované ERP nástroje zrychlit rutinní procesy a on-line „controllingové“ procesy mohou zase včas zastavit chybné postupy.
Dnes už se nikdo nepodivuje nad schopností informačních systémů shromažďovat primární data. Zájem naopak vzrůstá o různé aplikace, které dokáží tato data analyzovat, dále o moduly pro workflow, správu dokumentů, finanční analýzy či řízení projektů. Důležitou vlastností ERP je také pružnost a možnost toho, aby si jej uživatel dokázal v určitém rozsahu funkcí modifikovat vlastními silami.
Většina kvalitních ERP systémů je dnes již schopna takto širokou škálu mnoha modulů nabídnout. Proto je při předkládání koncepce zpracování také důležité prověřit si, zda nabízené moduly opravdu odpovídají potřebám vašeho podniku a jestli nejsou nad rámec vašich požadavků. Pořízení ERP systému obvykle nepatří k nejlevnějším záležitostem, tak proč platit zbytečně za něco, co nakonec vůbec nevyužijete. Takže pozor na „velké oči“.
Pokud jde o bližší definici kvalitního ERP systému, pak musí obsahovat tzv. sběrné a obslužné moduly, které slouží k shromažďování primárních dat. Druhé patro tvoří moduly pro finanční účetnictví, které přetavují primární data do finančních výkazů. Třetí vrstvou jsou manažerské a analytické nástroje poskytující managementu informace pro rozhodování. Mohou to být obecné aplikace typu OLAP či business intelligence nebo speciální předpřipravená řešení. Důležitou vlastností je zde jejich škálovatelnost a jednoduchost obsluhy. Přínos lze měřit dostupností analýz pro rozhodování managementu a obecně správnými rozhodnutími firmy.
Jak se vyvarovat potenciálních rizik
Výběr ERP řešení je strategická záležitost. Jde o budoucí život firmy. Proto pečlivost výběru informačního systému musí odpovídat jeho důležitosti pro další rozvoj podniku. Obecně nečekejte, že implementační firma bude znát vaše problémy. Těch si musíte být vědomi sami a také je musíte být schopni dodavateli srozumitelně formulovat. Abyste se vyhnuli větším potížím v souvislosti s ERP projektem, připravte si také požadavky na koncový výsledek implementace, a to co nejkonkrétněji. Posuzujte během výběru schopnost dodavatelů reagovat na vaše požadavky a dotazy. Hodně také napoví, zda je prezentace uchazeče obecná, či zda se konkrétně připravil na vaši firmu. Poznáte to podle typů referencí a vzorů řešení.
Správný partner na vás bude klást nároky při analýze vašich procesů a činností. Zaměřte se také na to, jak o vás dodavatelé stojí. To znamená, jak plní termíny, jak se stará o to, jestli rozumíte problematice, zkrátka zda hovoří „vaším“ jazykem. Připravte se na test schopností dodavatele při prezentaci, zda vašim požadavkům rozumí, nebo zda je jen „našprtaný“ obecnou prezentací. Důležité jsou samozřejmě reference, pověst a velikost dodavatele a jeho pozice na trhu. Vybírejte prostě systém dle svých potřeb, je lhostejno, čím se chlubí, posuzujte jeho schopnost pracovat pro vás.
Přínosy zavedení ERP řešení
Ve firmách zpravidla platí, že implementace ERP systému je posuzována managementem z pohledu přínosů. Myslím si proto, že přínosem nemá být jen snížení administrativní náročnosti, to lze považovat za automatické. Cílem by spíše mělo být získat strategické a taktické informace o běhu firmy, které pomohou v rozhodnutí optimalizovat procesy. Proto je důležité ERP systém implementovat do všech klíčových částí podniku a například v rámci objednávkového systému zajistit precizně vyladěnou cenotvorbou s on-line kontrolou platební morálky a dostupností zásob, upravit workflow procesy u všech společností s důrazem na plnění termínů třetích stran, automatizovat tvorby kusovníků dle specifických parametrů plynoucích z dostupnosti materiálu a požadavků zákazníků nebo zajistit JIT (just-in-time) sledování logistických procesů a přípravu distribuce.
Z výše uvedeného vyplývá, že dobrý informační systém je opravdu možné implementovat dle konkrétních požadavků uživatele a že obecné řešení nemůže nikdy přinést stejně efektivní výsledek. S tím souvisí i čas potřebný na realizaci ERP projektu, který se mění s požadavky na rozsah zpracování. Záleží také na velikosti dané firmy. Pro obecnou představu lze ale uvést časový harmonogram zavádění ERP systému typický pro firmu o sto zaměstnancích s třiceti PC:
- úvodní analýza: 30 dnů,
- oponentura a akceptace: 14 dnů,
- implementace a dohled: 60 dnů,
- rutinní provoz po 100 dnech.
Celkovou úspěšnost implementace lze hodnotit již po dvou až třech měsících provozu systému, kdy většina uživatelů již novému řešení přivykne a osvojí si potřebnou funkčnost.
Jiří Rákosník
Autor je obchodním ředitelem společnosti J.K.R., která je producentem podnikových informačních systémů Byznys ERP.