Kolikrát jste dnes dostali otázku, která vás zbytečně vyrušila od práce? Kolik času strávíte dojížděním do kanceláře, když tu samou práci byste mohli udělat odkudkoli? Jak často řešíte úkoly na poslední chvíli, protože ten, kdo Vám měl poskytnout vstupy, na to zapomněl?

Většina úkolů, které řešíme, je součástí nějakého procesu. Představíme-li si povinnosti z tohoto úhlu pohledu, vystoupí na nás úkoly v jasných souvislostech. Díky tomu může být jejich řešení jednodušší. Pokud jsou tyto souvislosti jasně popsané, je to dobrý základ, aby každý věděl proč, co, kdy a jak má dělat.

Popisem to ale nesmí skončit! Je třeba vytvořit z popisu živý systém, který zaměstnancům pomůže při plnění jejich povinností a nadřízeným dá jasný přehled o událostech v oddělení.

Správně nastavený systém nemá zaměstnance děsit nebo jim přidělávat práci vyplňováním tabulek. Naopak jim má práci usnadňovat a chránit je před možnými chybami či zapomenutím na důležitý termín. Informace proudí automaticky od jednoho řešitele k druhému a není třeba je dohledávat.

Systém má zřejmé výhody i pro manažery. Pro zjištění informací o zakázce není nutné obcházet jednotlivé řešitele a ptát se na současný stav. Ani pořádat pravidelné porady, na kterých všichni podřízení řeknou, na čem právě pracují a že je vše v pořádku. Dokáže-li systém ukázat, v jakém stavu plnění jsou povinnosti jednotlivých zaměstnanců, mohou se manažeři soustředit na zakázky s hrozícím problémem a pomoci s řešením.

Pokud systém dobře funguje, jsou-li všichni v kanceláři, není tak složité přenést tento model i na home working.

Díky rozmachu cloud computingu a novým přístupům k využívání software i obecně infrastruktury se výrazně zlepšuje dostupnost služeb i pro malé a střední firmy. Informace, které dříve byly ve firmě sdíleny přeposíláním excelovské tabulky je nyní možno předávat v kontextu celé zakázky bez zbytečného mailování mezi kolegy. V případě problému není nutno dohledávat e-maily napříč odděleními – informace jsou dostupné na jednom místě a všichni oprávnění k nim mají přístup.

Aplikace team assistant umožňuje nejen statický popis toho, jaké jsou firemní postupy a procesy. Její využívání zajistí, že postupy jsou opravdu dodržovány. Systém je navíc schopen ohlídat nejen termín splnění celé zakázky, ale i dílčí termíny, takže se případné zpoždění ohrožující včasné dodání zakázky ohlásí automaticky a vznikající problém je možno vyřešit již v zárodku.

Více informací o tom, jak si ušetřit čas a zefektivnit vedení firmy nebo oddělení, naleznete na www.teamassistant.cz.