Pracovníci, a zejména ti mladší, jsou dnes zvyklí ve svém osobním životě přistupovat k Facebooku a k dalším sociálním sítím z mobilních telefonů či tabletů a mít k dispozici konzistentní a známé webové prostředí odkudkoliv na světě. Dokáží komunikovat a kontaktovat se, i když jsou mobilní a totéž požadují v pracovním životě a od svého podnikového softwaru. Proto se dnes často skloňuje pojem sociální ERP jako podnikový systém umožňující inteligentním způsobem zpřístupnit informace firemním zaměstnancům.

Pokud se vrátíme do historie podnikových systémů, ERP systémy (a jejich MRP předchůdci) přinesly podnikům značné zvýšení produktivity a zlepšení výrobních procesů. Po roce 2000 se ERP systémy rozšířily o funkcionality elektronického obchodování a aktivity dodavatelského řetězce, čímž dále prohloubily přínosy i ve výrobních provozech. Postupně se přidávaly další a další funkcionality, aby ve finále podnikové systémy nabobtnaly do obrovských rozměrů s velmi složitou strukturou, jejichž implementace trvala roky a byla také příslušně nákladná. Dalším důsledkem snahy o univerzální ERP řešení byla ztráta schopnosti plnit specifické požadavky a detaily rozličných odvětví. Potřeby výrobce letadel jsou jiné než potřeby pivovaru, tak proč by obě společnosti měly využívat stejný systém? Aby mohly společnosti efektivně fungovat, musí základní funkcionalita informačních systémů plnit jejich potřeby alespoň z osmdesáti až devadesáti procent, což je mnohem více než u tehdejších tradičních ERP řešení. Nedostatek specifické funkcionality vyústil v další nárůst komplexnosti, protože bylo nutné dovyvinout a nasadit spoustu dalších modifikací, které měly pokrýt odvětvové požadavky zákazníků. Intenzivně customizované systémy se staly velkou přítěží – brzdí společnosti v upgradování svých systémů, které je nezbytné pro udržení kroku s technologickým vývojem a se změnami na trhu. Podniky se bojí zasáhnout do křehké stability svých systémů, aby nedošlo k jejich zhroucení a přes mnohá rozhraní nenarušilo funkcionality manažerského účetnictví, lidských zdrojů a marketingových aplikací. Mnoho společností si tak vytvořilo monstra, kterých se bojí dotknout, protože upgrade jedné z aplikací může položit celou informační podporu a ohrozit byznys.

Webová architektura

Proto musely přijít moderní aplikace zaměřené na konkrétní průmyslová odvětví s detailní specifickou funkcionalitou již v základu. Takže pivovary již nepotřebují customizovat svůj potravinářský ERP systém, protože potřeby této mini-vertikály jsou pokryty již ve funkcionalitě vertikálního řešení. Samozřejmě i zde se naskýtá otázka, jak tyto aplikace mohou spolupracovat se svým okolím, tj. s jinými systémy? To je správná otázka, ale my se nacházíme v internetovém věku, kde webové aplikace spolupracují navzájem bez sebemenšího zaváhání. Položí snad porucha jedné webové stránky celý globální internet? Určitě ne. A tímto způsobem jsou v současnosti také navrhovány podnikové systémy. Základem internetu je volně svázaná architektura využívající standardní aplikace postavené na XML a stejný princip je dnes používán v rámci návrhu aplikačního softwaru, což nabízí nové možnosti.

Nahrazení rigidní integrace volně svázanou architekturou, kde aplikace jednoduše generují a přijímají obchodní dokumenty postavené na XML, umožňuje společnostem upgradovat systémy bez jakéhokoliv omezení, přičemž jen stačí udržet nezbytná propojení do jiných aplikací. Například stovky našich zákazníků po celém světě již dnes provádí upgrade svého systému prostřednictvím menších, ale častějších aktualizací softwaru (zhruba každých šest až osm týdnů), namísto masivních upgradů jednou za několik let. Volně svázaná architektura poskytuje potřebnou flexibilitu také pro zavádění cloudových řešení. Například pokud si výrobce chce své kritické ERP systémy ponechat on-premise a vedle toho provozovat například HR, expense management či docházkový systém v cloudu, je možné díky této architektuře cloud integrovat rychle a za minimálních nákladů.

Social business

Ale podnikovým uživatelům je celkem jedno, zda jsou podnikové aplikace on-premise či v cloudu, jejich prioritou je uživatelské prostředí. Prostředí, které zlepšuje navigaci, urychluje přístup k informacím, zefektivňuje komunikaci, zkracuje dobu potřebnou k proškolení a zvyšuje produktivitu, je konkurenční výhodou. Moderní uživatelské prostředí dokáže vytvořit prostředí typu „social business", kde spojená síla současných sociálních sítí, nástrojů a podnikových aplikací mění způsob práce firemních zaměstnanců.

Pravidelné odběry adresných zpráv relevantními uživateli jsou pro informovanost uvnitř firmy mnohem efektivnější než hromadné, neadresné zasílání e-mailů. Automaticky generované zprávy zasílané prostřednictvím sociální podnikové sítě mohou obsahovat informace o objednávkách, pracovních příkazech údržby, o zákaznících, fakturách apod. Systém posílá upozornění vždy, když dojde ke změně stavu a zároveň uživatel může tyto informace sdílet se zainteresovanými spolupracovníky. Nejedná se ale o pouhé chatování, které je přilepené k podnikové aplikaci. Podniková sociální síť musí být s danou aplikací propojena tak, aby aktuální informace proudily přímo z aplikace a umožňovaly přístup k datům na jedno kliknutí. Například zpráva o podezřelé faktuře by měla umožňovat prokliknout se přímo do ERP aplikace, aby bylo možné problém vyřešit v reálném čase. Součástí každé aktualizace stavu v podnikové sociální síti jsou kontextové informace. To znamená, že každý sdílený uživatel dostává s danou informací přesný kontext, aby mohl jednat správným způsobem. Sekvence „sleduj–sdílej–jednej" definuje novou generaci ERP systémů s informacemi a aktivitami, které relevantní pracovníci odebírají, aniž by je museli pracně vyhledávat.

Podnikové sociální sítě jsou inteligentní, protože využívají existující síť lidí, aplikací, systémů a dat – a to i v situacích, kdy se lidé navzájem neznají. Systém dokáže proaktivně propojovat pracovníky na bázi společných informačních potřeb – s využitím znalostí všech nezbytných spojení mezi lidmi se specifickými pracovními rolemi či jednotlivými odděleními. Tzv. social business ERP nabízí možnosti intenzivní spolupráce a díky snadné integraci mobilních prvků poskytuje ještě více možností manažerům na cestách.

Samotné ERP systémy jsou výsledkem technologického vývoje – původní systém pro plánování výroby, který vznikl před více než třiceti lety, se mění tváří v tvář existujícím příležitostem inteligentnějšího, rychlejšího a efektivnějšího způsobu práce. Podniky nyní potřebují transformovat tradiční ERP přístupy postavené na back-office procesech na „ostrý" podnikový nástroj respektující nové obchodní prostředí.

Duncan Angove
Autor je prezidentem společnosti Infor.