Není to tak dávno, když primárním a často jediným zdrojem informací byli samotní pracovníci. A získat informaci od zaměstnance, který odešel na jiné pracoviště, byl v té době problém. Pokud jste informaci potřebovali rychle, bylo nutné obvolávat linku po lince a zkoušet, jestli se k nim dopracujete. Potom nastoupily informační systémy a mobilní telefony. Později SMS zprávy. Dnes už má většina zaměstnanců „inteligentní" mobilní zařízení, a tak není neobvyklé vyřizování elektronické pošty přes tato zařízení.

Dostupnost informací z ERP systému

Schválit žádost o dovolenou zaměstnanci, úhradu faktury dodavateli nebo zjistit stav zásob položky na skladě při obchodním jednání, když jste mimo firmu? Nebo prověřit si aktuální stav objednávek zákazníka nebo jeho saldo-konta, kapacitního zatížení výroby nebo stav jakéhokoliv procesu prostřednictvím tabletu nebo smartphonu?

Primární podnikové systémy předcházejících generací neposkytovaly standardně komplexní funkce pro pokrytí podnikových procesů. Z toho důvodu docházelo k rozšiřování existujícího ERP systému nákupem dalších aplikací, které měly chybějící funkce doplnit. Také v současnosti stále existují organizace, ve kterých například řídící pracovník v dílně využívá nebo spravuje údaje ve čtyřech nebo pěti různých aplikacích, s různým ovládáním a (někdy) i s protichůdnými informacemi, které jednotlivé systémy poskytují.

Podnikoví stratégové podléhají tlakům uživatelů i okolního prostředí a snaží se zastaralá řešení nahradit novějšími. Přitom se ale často nahrazuje jen ta část funkčnosti, která je nevyhovující, a tak to z pohledu pracovníka znamená, že se místo původního systému potřebuje naučit pracovat se systémem jiným – stále však musí při své práci využívat i ty stávající aplikace, které při změně nahrazené nebyly.

Bez ohledu na počet systémů, ke kterým má konkrétní pracovník přístup, je často potřebné, aby několikrát denně prohledával jednotlivé agendy a vyhodnocoval, které činnosti je potřebné udělat. Objem dat se neustále zvyšuje, proto orientace v nich bývá složitá. A tak se při analýze problémů, když se něco nevyrobí anebo nedodá včas, často ozve nejistý hlas: „To jsem asi přehlédl!" Ne vždy proto pomáhají takové nástroje, jako jsou zkratky k jednotlivým, často používaným aplikacím, které se otevřou na jedno kliknutí, anebo možnost přístupu k jednotlivým činnostem z procesních map, implementovaných jako součást do podnikových aplikací.

Výběr ERP systému

Požadavky kladené na informační systém ERP při jeho výběru bývají různé. Důležité je správně předvídat výběr technologie v souvislosti s provozem, stabilitou a bezpečností podnikového informačního systému. Je potřebné se orientovat v současných trendech. Cloud, in-memory technologie pro práci s daty – to jsou řešení, která budou v budoucnosti vyžívaná stále častěji a díky tomu budou i cenově dostupnější. Proto v současnosti nabízené ERP systémy musí být na tyto trendy připravené.

ERP jako součást podnikového řízení

Často se přehlíží jeden důležitý aspekt podnikového systému ve vztahu ke kterékoli oblasti, resp. úrovni řízení. Jedním z cílů systému řízení je identifikovat odchylky a v co nejkratším čase zajistit odstranění. I proto je podnikový informační systém důležitou součástí podnikového řízení. Pokud bylo v minulosti úkolem podnikových informačních systémů nahromadit co nejvíce dat, dnes je hlavním úkolem ERP systémů tato data transformovat do informací a zrychlit informační toky tak, aby se odstranilo plýtvání v maximální možné míře. Proto je důležitá rychlost, jakou dokáže pracovník identifikovat činnosti, které má v informačním systému zrealizovat, a zároveň také rychlost samotné realizace uvedených činností. Stále významnější úlohu tak sehrává ergonomie používaného rozhraní.

Dostupnost informací aktuálně kdekoliv

Mít kdykoli možnost vidět reálný stav svěřených procesů a činností je dnes už možné. V některých ERP systémech je to standard, někde to řeší nadstavbové systémy. Důležité je to, aby tyto přehledy byly uživatelsky konfigurovatelné pro každou pracovní pozici a poskytovaly tak relevantní údaje v souvislosti s výkonem dané funkce. Je také důležité, aby tyto nástroje poskytovaly opravdu reálné informace v jakémkoli čase. Potom není potřebné procházet aplikaci jedno okno po druhém – všechny informace jsou k dispozici na jednom místě. Ať se jedná o informace a úlohy zobrazené ve formě přehledných grafů a tabulek, nebo jsou to „semafory", případně jednoduché číselné ukazatele, vypovídající o tom, kde je nutný zásah do systému – vždy to představuje reálnou úsporu času, který by jinak bylo nutné věnovat „vyhledávání" problému v systému. A pokud existuje možnost jednoduchého přechodu přímo do té části aplikace, kde je potřebné danou úlohu zrealizovat, šetří to čas výkonným pracovníkům dvojnásobně.

Dnes už není problém mít opravdu aktuální ukazatele stavu podnikových procesů on-line zobrazené v prostředí intranetu, resp. dostupné na mobilním zařízení. Tak mohou řídící pracovníci sledovat stav procesů bez omezení jejich mobility. Standardem je také využití mobilních aplikací „v terénu". Například v oblasti správy obchodních aktivit CRM, schvalovacích procesů, řízení servisních služeb nebo při řízení skladu. V kombinaci s využitím čárových kódů pro identifikaci materiálů, polotovarů i hotové produkce tato zařízení dnes výrazně zrychlují materiálové toky a zreálňují stav údajů v informačním systému v čase na úroveň odpovídající reálnému stavu zásob. Tím se odstraňuje chybovost, která při některých offline řešeních způsobovala komplikace. I v tomto případě je důležité, aby mobilní aplikace nejen zjednodušovaly zpracování transakcí (ať už se jedná o příjem, výdej zásob nebo jejich inventarizaci), ale také poskytovaly informace, jaké transakce je potřebné vykonat v daném čase a v jakém pořadí, například při výdeji materiálu do spotřeby.

Servisní zásahy bez papírování

Významnou skupinou terénních pracovníků jsou pracovníci servisu. Je jedno, zda se jedná o servisní pracovníky výrobní organizace nebo pracovníky poskytující servis při montáži či údržbě provozních zařízení. Současným trendem je využití přístupu do informačního systému přímo na místě vykonávaného zásahu. Přitom je potřebné zajistit, aby měl pracovník prostřednictvím mobilní aplikace všechny potřebné informace – od místa, kde je servisní zásah potřeba – až po předpis materiálu a prací spojených s realizací činnosti, pokud se jedná o dopředu plánovaný zásah nebo alespoň částečně identifikovatelný rozsah činností. Někdy je součástí takového řešení i možnost vystavení dokladů o realizovaném zásahu nebo v případě realizace údržby vlastních zařízení alespoň možnost potvrzení o provedené údržbě pracovníkem, který má uvedené zařízení ve správě. Odstraňuje se tak zbytečné papírování, zrychluje se tok informací směrem ke skladovému hospodářství, oddělení nákupu anebo finančnímu oddělení. V neposlední řadě se využitím mobilních zařízení omezuje vznik chyb spojených se zpožděným zpracováním záznamů a dodatečným přepisováním údajů z papírové dokumentace do informačního systému.

Řízení operativně on-line

V současné době je možné ve výrobních provozech stále častěji vidět pracovníky, kteří prostřednictvím mobilních zařízení spravují různé podnikové agendy. Jak je to ale se samotnými řídícími pracovníky výroby? Kolik mistrů dnes nenosí v kapse zápisník? A kolik informací se v tomto zápisníku alespoň dočasně neztratí? Nenastal již čas na to, aby i tito pracovníci měli přímo na pracovištích, která řídí, informace o tom, jaký je aktuální stav výrobního procesu, a aby mohli přímo operativně a na místě – s ohledem na vzniklé situace – uvedený stav řešit a současně hned zaznamenat požadavky nebo informace o změnách do informačního systému?

Jozef Kováčik Autor článku je ředitelem společnosti IFS Slovakia.