Tak nějak vypadá chronologický vývoj světové ekonomiky v posledním půlroce mýma očima. Přesto jde život dál. Chodíme do práce (mnozí), dostáváme výplaty (nebo podporu), staráme se o rodiny a přemýšlíme, zda krize musí být jenom černá. Zda by nemohla být také příležitostí. Není jednoduché udělat z černé bílou.
I podniky se staví ke krizi různě. Některé vyčkávají s kosmetickými řídicími zásahy na nové zakázky, které nepřicházejí. Některé atakují nové, mnohdy riskantní, trhy. Pouští se do nových výrobních oblastí, se kterými nemají dost zkušeností. Většina přechází na úsporný režim. Nižší tržby musí být úměrné nákladům. To je záruka přežití. Úsporný režim často znamená volné pracovní dny pro zaměstnance. I vláda se probudila, připravuje řadu pobídek a také uvolňuje peníze na vzdělávání.
Vzdělávání a inovace podnikových procesů
Není právě časový prostor, nižší pracovní vytížení tou příležitostí, kterou nám krize dává? Kolikrát v podnicích zaznělo: „Až budeme mít čas, toto musíme změnit. Tady ztrácíme zbytečně mnoho energie, támhle pracujeme neefektivně a tohle musíme promyslet, protože to půjde dělat určitě mnohem lépe.“ Ale pracovní vytížení nám nic takového neumožnilo. A teď je to tady! Možná namítnete: teď ale zase chybí peníze na investice. Jenže mnoho čekajících zlepšení nemusí být vůbec nákladných, případně s investicí může pomoci dotace.
Zkusme se zamyslet a vypsat seznam příležitosti, které jsme dlouho zanedbávali, a přitom mohou podniku něco přinést. Udělejme z těchto příležitostí malé projekty. Oceňme je v nákladové i výnosové rovině, dejme jim priority. Pak už zbývá jen najít zdroje a pustit se do práce. Jeden z potřebných zdrojů, který nám vždy chyběl, teď máme: je to náš čas.
Jaké rezervy můžeme obvykle ve výrobním podniku najít? Jaké jsou možnosti jejich využití?
|
Rezervy |
Příčiny |
|
Vysoké zásoby, vysoká rozpracovanost, dlouhé dodací lhůty |
Špatné plánování: Mám kvalitní SW? Postupují uživatelé podle vypracovaných podnikových procesů? Aktualizují aktivně data? Slabé vztahy s dodavateli: Jsou dlouhé dodací lhůty? Nešlo by využít konsignace? Zvolit JIT objednávání? Nebo VMI? Zastaralé metody řízení toku materiálu: Využít APS nebo metody štíhlé výroby? Vysoká zmetkovitost: Jsou dělníci motivováni k aktivnímu odhalování zmetků a jejich příčin? Vím, kde zmetky vznikají? |
|
Vysoké náklady na výrobek, nekonkurenční prodejní cena |
Chybně plánové kalkulace: Z jakých vstupních informací vznikají plánové kalkulace? Jak často je aktualizuji? Neznalost skutečných nákladů, neschopnost odhalit rezervy: Mám nástroje na včasné odhalení rozdílů skutečnosti proti normám? Jaký poměr k přímým nákladům dělají režie? Jak s nimi zacházím? |
|
Dlouhé nabídkové řízení |
Zákazník nedostatečně specifikuje poptávku: Využít webový formulář? Špatná souhra odborníků při tvorbě nabídky: Nepomohlo by využití řízeného workflow a řízení dokumentů? Nedostupné historické informace o podobných výrobcích: Dokážu vyhledat v databázi výrobek podobný poptávanému? Jsou tam použitelné informace? |
|
Vysoké náklady na údržbu zařízení, časté výpadky výroby |
Náklady na údržbu nejsou pod kontrolou: Znám náklady na údržbu? Vím, kam směřují? Organizace práce údržbářů není optimální: Mám definované procesy pro řízení údržby? Mám kvalitní podpůrný SW? Vím, co údržbáři dělají a jaký je další plán? Nepřevládá operativa nad prevencí? Znám četnost poruch po strojích? |
Ve výše uvedené tabulce jsem použil několik pojmů a zkratek, které alespoň krátce objasním:
Podnikový proces
Podrobný uživatelsky zpracovaný návod pro každý proces v konkrétní firmě popisující způsob obsloužení procesu pracovníky pomocí jednotlivých funkcí softwarové aplikace. Obsahuje i pokyny k vyplnění jednotlivých políček v oknech. Obvykle je vypracován při implementaci softwaru tzv. klíčovým uživatelem firmy a konzultantem dodavatele softwaru.
Konsignace
Existuje na zákaznické i dodavatelské straně. Pro podnik je výhodná dodavatelská konsignace. Jde o zřízení konsignačního skladu na vstupu, jehož zásoby jsou kdykoli k dispozici, ale jsou majetkem dodavatele. Teprve výdejem do výroby probíhá nákup, příjem na sklad a okamžitý výdej. Pro zjednodušení celého procesu je vhodné využít podporu ve svém informačním systému.
JIT objednávání
Zkratka just-in-time (přímo v čase). Na dodavatelské i zákaznické straně lze u stálých partnerů přejít od běžných objednávek k rozvrhům. Partneři si předávají navíc i předpovědi odběrů rozložené v čase a tím dosahují přesnějších dodávek při udržení nízkých zásob. Často se tato funkcionalita kombinuje s EDI – elektronickým propojením partnerských informačních systémů.
VMI
Vendor managed inventory (zásoby řízené dodavatelem). Místo zasílání nákupních objednávek dostane dodavatel adresu internetového portálu a heslo. Tam se pravidelně přihlašuje a vidí stavy zásob u svého zákazníka a pokyny k jejich doplnění. Může tisknout etikety s čárovými kódy pro jejich značení, zaznamenávat zásilky materiálu. Pokud nereaguje, portál generuje varovné e-maily.
APS
Advanced planning system (pokročilé plánování). Plán výroby vygenerovaný ERP systémem lze pomocí APS zpřesnit a optimalizovat do omezených kapacit. Výsledkem je fronta práce na jednotlivé stroje rozpočítaná na minuty.
Štíhlá výroba
Lean manufacturing. Organizace materiálového toku od dodavatele přes výrobní zařízení směrem k zákazníkovi pomocí tahových signálů. Celý tok je rozdělen na kanban smyčky, které mají definovaný artikl, zdroj, cíl, KANBAN množství apod. V cíli je definovaný bezpečnostní polštář – množství, jehož pokles tvoří tahový signál k doplnění. Tímto signálem může být prázdná kanban přepravka, kanban karta nebo elektronický signál na obrazovce informačního systému. Vždy však jde o vizuální signál pro zdroj tak, aby dělník sám věděl, co má dělat. Není potřeba složité plánování, tisky průvodek a pracovních příkazů. Tok se řídí sám. Mistři jej pouze korigují změnami velikosti bezpečnostních polštářů, počtu kanbanů ve smyčce apod.
Neschopnost odhalit rezervy, neznalost skutečnosti
Chceme-li evidovat co nejpřesněji pohyby materiálu nebo hlásit práci a porovnávat ji s údaji v postupech, je nutné umožnit provádění těchto evidencí přímo skladníkům a dělníkům. Pak je potřeba masivně využít čárové kódy nebo čipy, do dílen instalovat radiofrekvenční terminály a počítače se čtečkami. Dělníci pak hlásí činnosti ihned při jejich vzniku. Tím se zvyšuje i jejich kontrola a získané informace lze použít k psychologické motivaci k vyššímu výkonu. Mnohdy stačí rozsvítit na dílnách velké monitory se seznamem dělníků a neustále aktualizovanými barevnými úsečkami znázorňujícími, zda dělník plní normu, je na obědě, dělá vícepráce, software neví, kde je, apod.
Workflow
Pokud potřebuji sebrat informace od více kolegů v konkrétním pořadí, mohu využít softwarový nástroj pro řízení workflow. Umožní mi nadefinovat „cestu“ pro dokumenty, kterými chci kolegy obeslat. Umožní i stanovení termínů, abych mohl celou akci naplánovat a sledovat její plnění v čase.
DMS
Document management system. Řízení dokumentů je aplikace umožňující skladování dokumentů, řízení přístupu k nim, jejich „verzování“ apod.
A teď přistupte k projektům na zlepšení chodu firmy
Projekty, které připravíte, musí mít všechny náležitosti: cíl, specifikaci, časový plán, rozpočet, prioritu, … Důležité je, že některé z nich vůbec nemusí být nákladově náročné. Někdy stačí vlastní zdroje. Definovat tým schopných lidí. Zorganizovat jim školení. Někdy je potřeba použít externího konzultanta, aby poskytl své znalosti a zkušenosti, přinesl pohled nezávislého a nezaujatého pozorovatele zvenčí. Jindy je potřeba investovat i do podpůrných nástrojů, dokoupit další moduly k softwaru, případně využít dodavatele ke kompletní implementaci.
Vladimír Bartoš
Autor je ředitelem podpory prodeje společnosti Minerva ČR.