Výrobní průmysl, vývoj a služby, to jsou odvětví, která se v poslední době dramaticky mění. Prosazuje se v nich projektově-obchodní model, který vyžaduje výrazně jiné metody řízení, a zejména odpovídající software. Ke slovu tak stále častěji přichází specializované projektové řešení nebo modernější ERP systémy, které mají v sobě již projektové řízení integrované. Tradiční ERP systém, který odděluje řízení projektů od stěžejních podnikových procesů, může totiž ve svém důsledku působit kontraproduktivně a bránit společnostem v dosahování kýžených výsledků, především v oblasti zvyšování ziskovosti a konkurenceschopnosti.

Projekty v každé činnosti

Většina společností má do určité míry co do činění s projekty. Bez ohledu na to, zda projekty tvoří základ zisku společnosti či nikoliv, většina vedoucích pracovníků souhlasí, že efektivní projektové řízení hraje v podnikání velmi důležitou roli. Projektové řízení umožňuje zachytit celý životní cyklus každé zakázky, od vývoje přes výrobu až po prodej výsledného díla zákazníkům. Pokrývá veškeré činnosti včetně nákupů materiálu, skladových zásob, dodávek do výroby, nákladů a výnosů. Umožňuje dokonalý přehled o všech zdrojích, a přináší tak nemalé úspory v oblasti materiálu a lidských zdrojů v celém výrobním procesu. Projekty se prolínají celým informačním systémem, a projektoví manažeři jsou tak díky tomu schopni sledovat aktuální stav zakázek ve všech souvislostech – materiálových, mzdových, časových i obchodních. Schopnost úspěšně integrovat projektové řízení se však případ od případu velmi liší.

Projektové řízení v číslech

Nedávný průzkum, který sponzorovala společnost IFS, odhalil, že ačkoli téměř tři čtvrtiny (72 %) ředitelů a projektových manažerů považují projektové řízení za nezbytný předpoklad budoucího růstu, pouze jedenáct procent respondentů si bylo jisto svou schopností projekty efektivně řídit. Celých 77 procent respondentů potvrdilo, že pro efektivní provoz je klíčový kvalitní software pro řízení projektů. Podle mezinárodní asociace projektových manažerů (IPMA) průzkum dokazuje, že organizace si nejsou jisty svou schopností realizovat úspěšné projekty – přestože je projektové řízení klíčovou oblastí jejich podnikání. Výsledky tohoto průzkumu jsou v souladu s neoficiálními údaji, které IPMA obdržela od padesáti asociací projektových manažerů z celého světa.

Přestože každá společnost přistupuje k projektovému řízení vlastním způsobem, je zřejmé, že pokud by si projektoví manažeři mohli vybrat mezi řízením v reálném čase a hektickým doháněním, zvolí si první možnost. Absence kontroly, na kterou upozorňuje zbývajících 89 procent dotázaných, nemůže pramenit pouze z nedostatečných interních postupů. Co je tedy příčinou tak vysokých čísel? Velká část podniků z důvodu úspor nebo obav z komplikovaného přechodu na nový moderní software stále funguje na již zastaralých ERP systémech nebo několika nekompatibilních systémech. Data jsou ukládána z rozdílných aplikací, hůře se vyhledávají a nejsou vždy aktuální, projekty se zpravidla „řídí“ excelovými tabulkami. Kontrola efektivity je tak velmi obtížná.

Integrace podpory projektového řízení v ERP je nezbytná

Z provedeného výzkumu vyplývá, že podle tradičního názoru na ERP jsou řešení založená na projektech (PBS) zpravidla považována za izolované systémy. Proto řada společností nemůže dosáhnout komplexního náhledu na své podnikání a nedokáže provádět kontroly či aktualizace stavu. Nejaktuálnějšími a nejpřesnějšími měřítky projektů se tak stávají měsíční nebo čtvrtletní účetní závěrky.

Hledání integrovaného, celostního řešení je však nejen otázkou přístupu, ale také technologií. Společnosti, které považují projektové řízení za nedílnou součást svého podnikání, by měly hledat takový software pro projektové řízení, který nabízí ty nejlepší funkce a současně zajišťuje kompletní integraci s funkcemi ERP. Zvláštní pozornost by přitom měly věnovat dostupnosti informací o projektu v reálném čase, kontrole průběhu projektu a finanční správě.

Dalším faktorem určujícím kvalitu správného řešení je orientace na konkrétní odvětví. Přestože každá společnost je jedinečná, v rámci kteréhokoli odvětví zpravidla nalezneme společné problémy. Proto by se měly společnosti investující do PBS obrátit na výrobce, který díky své specializaci a působení v konkrétním odvětví vytvořil originální řešení vycházející z nejlepších postupů.

Co přináší moderní PBS

Moderní PBS systémy přináší širokou škálu funkcionality. Především by neměly chybět následující moduly:

Správa smluv

Smluvní dodávky bývají obvykle navázány na podmínky poskytování služeb, termíny a ceny. V heterogenním prostředí se strana dodavatele ocitá často uprostřed mezi subdodavateli a odběratelem. Proto je třeba, aby informační systém umožňoval evidenci všech smluvních dodávek v návaznosti na plánování projektové činnosti a dodavatelské subjekty. Předmětem řízení mohou být prodejní smlouvy, smlouvy o službách a o údržbě. Praktickou funkcí může být i propojení jedné smlouvy s více projekty. Každá položka smlouvy tak může být spojena s činností jiného projektu.

Plánování projektů

Řízení projektů se využívá také ve vztahu k vývoji, výrobě, dodávkám a službám. Poskytuje nástroje pro kontrolu nákladů a průběhu činností, řídí realizaci úloh. Propojením podnikových datových objektů poskytuje informace o stavu rozpracovanosti, skutečných i odhadovaných nákladů. V rámci sofistikovaných systémů již existují i užitečné nástroje pro vytváření návrhů předpovědí změn a jejich řízení. Rozpočty projektů jsou konfrontovány s předpovědí čerpání nákladů a času potřebného pro dokončení plánovaných činností. Součástí bývá obvykle i Ganttův graf pro zobrazení kritické cesty, závislostí a vazeb na činnosti projektu.

Řízení zdrojů

Řízení zdrojů je v projektech jedním z nejdůležitějších momentů. Alokace zdrojů projektů v jejich napojení na konstrukční, výrobní, zákaznické a pracovní objednávky poskytují základnu pro rozšířené plánovací techniky. Odborné znalosti, profese a povolení tvoří součást kompetencí projektových zdrojů a determinují jejich možné zapojení v konkrétních úkolech.

Majetek

Projektově orientované řešení zahrnuje obvykle materiálové položky a dále služby ve vazbě na dodavatele a subdodavatele. Součástí bývají i modely pronájmu a zápůjček. Často jsou podporované i modely spolupracujících subjektů, které sdílejí strojní, výrobní i lidské zdroje.

Řízení rizik

Řízení rizik je dnes již nezbytnou součástí projektového softwaru. Pokrývá nákladové a časové faktory očekávaných dopadů rizik s identifikací pravděpodobnosti. Uživatelsky definovatelná struktura rizika zahrnuje problémy, důsledky, reakce a opatření. Tyto definice mohou být připojené k ostatním podnikovým datovým objektům, jako je například prodejní smlouva. Vážená hodnota rizika může mít i graficky znázorněný časový průběh. V průběhu životního cyklu projektu umožňuje modul řízení rizik zvyšovat povědomí o jeho existenci. Je nositelem nápravných opatření, včetně jim předcházející kontroly a vyhodnocení.

Integrace projektového řízení do ERP

Výše zmíněný průzkum mezi 350 vedoucími pracovníky středních a velkých firem dokazuje, že většina z nich by se bez projektového řízení již neobešla. Důvodem je dnes již běžná produkce menších sérií výrobků na objednávku, přísně regulovaná výroba a požadovaná vysoká kvalita. Většina respondentů ovšem uvedla, že zajištění spolupráce mezi nástroji projektového řízení a stávajícím ERP systémem v jejich podniku vyžadovalo další integrační projekty. Právě proto, že je řízení projektů stále důležitější disciplínou, mělo by být nedílnou součástí ERP řešení.

Závěrem

Vytvoření projektově orientovaného podnikání nevyžaduje od organizací vzdát se toho, jak pracovaly v minulosti, vyžaduje to však nový pohled na projekty, které jim mohou přinést vyšší efektivitu a inovaci podnikání. Nasazení moderního softwaru, který odpovídá standardům a plní nároky projektového řízení s minimem změn, je zajímavou alternativou pro zákazníky z oblasti výrobních a servisních organizací. Ti se budou stále více spoléhat na nové typy ERP systémů, které přímo zahrnují projektově orientované řešení (PBS), přinášejí aktuální přehled a kontrolu nad výrobou a službami, a umožňují tak řídit firmu na projektových principech.

Pavel Bláhovec
ředitel obchodu a podpory ve společnosti IFS Czech