Pojem cloud se stal velkým tématem nejen v marketingových materiálech dodavatelů ICT služeb, ale i v IT odděleních běžných firem. Na jednu stranu podnikové aplikace typu CRM vykazují nezanedbatelnou míru adopce cloudových řešení, na stranu druhou adopce cloudových ERP řešení dosahovala v roce 2013 dle renomované analytické společnosti Gartner celosvětově pouhá 2 %. Pro pochopení nízké míry adopce cloudových ERP je vhodné nahlédnout do historie evoluce ERP a současně se zamyslet nad důležitými aspekty transformace ERP do cloudu.

V současné době se mezi IT odborníky skloňuje pojem „postmoderní ERP" v souvislosti s tím, že vybrané části ERP jsou nahrazovány heterogenními cloudovými aplikacemi od různých dodavatelů. Na první pohled se tak může zdát, že svět ERP míří zpět do poloviny 90. let, kdy plánování a řízení podnikových zdrojů bylo zajišťováno mixem zpravidla nekompatibilních a neintegrovaných softwarových aplikací od různých dodavatelů. Je tomu opravdu tak? Vrací se způsob řešení ERP problematiky zpět do historie nebo pojem postmoderní ERP znamená nový kvalitativní pokrok? Z pohledu historie je vhodné rozlišit následující vývojové fáze ERP systémů.

Best-of-Breed

Éra Best-of-Breed trvala do poloviny 90. let. Tato epocha byla charakteristická převažující neexistencí centralizovaného ERP. Místo centralizovaného ERP disponovaly podniky větším množství nedokonale integrovaných a do jisté míry izolovaných informačních systémů, přičemž se každý takový izolovaný systém specializoval na jednu konkrétní oblast podnikových činností. V podnicích zpravidla existoval jeden software od jednoho výrobce na účetnictví, jiný software od jiného výrobce na řízení skladového hospodářství, další pro zajištění fakturace apod. Informační systémy se v té době pořizovaly a budovaly bez promyšlené koncepce. Oddělení podnikové architektury většinou neexistovala. Informační potřeby na podnikové úrovni byly uspokojovány v pořadí, jak se kdo hlasitě dokázal ozvat. Aplikace se pořizovaly zejména na základě preference těch oddělení, která generovala pro podnik peníze, bez ohledu na požadavky ostatních funkcí podniku a bez ohledu na schopnost zajistit efektivní provoz těchto aplikací oddělením IT. Dalo by se očekávat, že tento způsob myšlení již zcela odezněl. Bohužel se s ním stále lze na českém trhu setkat.

Monolitické ERP

Nemožnost nebo obtížnost provedení upgrade většího počtu heterogenních IS, obtížná datová integrace, odlišný uživatelský komfort a odlišné ovládání jednotlivých aplikací vyústily v rozmach univerzálních monolitických ERP systémů, kde do jednoho softwarového balíku byly začleněny všechny nejběžnější podnikové agendy. Začala éra SAPu a dalších gigantů jako Oracle či PeopleSoft. Monolitická ERP základním způsobem zvládají většinu podnikových agend a nevyhovující funkčnosti umožňují customizovat (při respektování výrobcem předepsaných standardů). Tento vývoj vyústil v oslabenou pozici zákazníků, kteří jsou nuceni de facto oligopolním dodavatelům ERP systémů platit vysoké poplatky za údržbu a opakovaně upgradovat. V důsledku vysokých investičních nákladů na implementaci ERP systémů jsou zákazníci fakticky na jedno až dvě desetiletí zablokováni v přechodu na ERP jiného dodavatele. Tento způsob řešení ERP, který drtivě převládá v současnosti, začíná v Severní Americe a v zemích západní Evropy z výše uvedených důvodů ustupovat do pozadí a přichází éra postmoderního ERP.

Postmoderní ERP

Éra postmoderního ERP je charakteristická tím, že vybrané specifické podnikové agendy jsou řešeny mimo centrální ERP. Podniky v éře postmoderního ERP sice stále ponechávají klíčové podnikové procesy v centrálním ERP, ale ostatní procesy, jako např. HR, nábory nových zaměstnanců, cestovní náhrady apod., zajišťují prostřednictvím specializovaných cloudových aplikací třetích stran. ERP je provozováno na vlastní infrastruktuře podniku nebo v cloudu. Tento posun vnímání ERP systémů je umožněn tím, že vznikají specializované cloudové aplikace, které poskytují standardní integrační rozhraní na běžné implementované ERP systémy, jsou intuitivně a jednoduše ovladatelné a jejich výběr je více o tom, na kolik naplňují business požadavky než o tom, jaká infrastruktura bude k jejich provozu vyžadována. Přední dodavatelé nejen ERP aplikací, ale i PaaS, zakládají a rozvíjejí on-line obchody s cloudovými podnikovými aplikacemi, kde je možné si aplikaci vybrat, vyzkoušet a zakoupit podobným způsobem, jakým jsou zvyklí si aplikace pořizovat uživatelé chytrých telefonů. Tento vývoj sice spěje k složitějšímu podnikovému aplikačnímu landscape, ale na druhou stranu umožňuje podnikům získat zpět část své ztracené svobody v rozhodování o optimálním zajištění aplikační podpory pro své podnikové procesy. Vzhledem k tomu, že se od 90. let v podnicích nepochybně etablovalo řízení podnikové architektury a při výběrech vhodných řešení je brán zřetel jak na požadavky businessu, tak i IT, lze očekávat, že éra postmoderního ERP není cestou zpět do minulosti. Implementace cloudového ERP však představuje nové výzvy. Pro jejich zvládnutí musí společnost provést důležité kroky, které představují kritické faktory úspěchu zvládnutí takové transformace.

Předefinování role IT a podnikových funkcí

S příchodem postmoderního ERP získávají klíčoví business uživatelé vyšší kontrolu a odpovědnost za rozvoj systému a kvalitu kmenových a ostatních dat. Z pohledu IT přinášejí nové cloudové aplikace potřebu transformovat běžné provozní činnosti IT na strategické, zaměřené na plánování, výběr a realizaci vhodných inovativních technologií. Obě strany tak musí porozumět svým novým úlohám. Pro podnik uvažující o přechodu na cloudové ERP je důležité vyhodnotit, zda jejich IT funkce je na takovou změnu připravená a zda jsou v jejím čele klíčoví lidé schopní takovou změnu přijmout a realizovat. Tuto změnu významně ovlivňují i požadavky na specifické znalosti pracovníků IT a způsob jejich rozvoje či na jejich nábor na trhu práce. Toto lze doložit i závěry z průzkumu uskutečněného společností Deloitte v roce 2014 mezi CIO předních českých společností. Z průzkumu jasně vyplývá, že osobnost CIO se stále více mění v lídra zavádění inovací se schopnostmi vyhodnotit, které nové technologie či přístupy mohou zaručit organizaci klíčové přínosy a konkurenční výhody.

Posílení IT Governance

V současnosti stále řada organizací nevěnuje dostatečnou pozornost IT Governance v oblasti ERP, podnikových dat a informací. Je to i z důvodu, že jsou tato aktiva provozována, respektive řízena „mezi zdmi vlastní organizace". S příchodem postmoderního ERP, s nímž je spojen přesun významných podnikových informačních aktiv do cloudu, jsou slabiny IT Governance mnohem významnější a představují nemalá rizika. Tato aktiva jsou v cloudu pod kontrolou třetích stran a často tak nepodléhají pravidlům a systémům bezpečnosti společnosti. V takovém případě je zapotřebí přizpůsobit vnitřní procesy a mechanismy IT Governance tak, aby tato rizika byla ošetřena. To představuje zejména existenci jasných politik a pravidel definujících uživatelské přístupy, řízení datové kvality, způsoby provádění auditů na zajištění regulatorních požadavků a odhalení skrytých hrozeb dříve, než se stanou skutečnými problémy. Podnik by v takovém případě měl podniknout důkladné vyhodnocení zranitelností a rizik nad informačními aktivy pořizovanými a spravovanými v cloudovém ERP. Toto vyhodnocení by mělo zahrnovat i identifikaci rizik ve všech ostatních oblastech: zajištění souladu obou strategií jak podnikové, tak IT, ekonomických přínosů přechodu na cloudové ERP (business case), naplnění regulatorních požadavků, procesů ITSM, zejména procesu řízení dodavatelů ICT služeb, procesu řízení kvality služeb (SLM) a v neposlední řadě také vyhodnocení rizik v oblasti řízení podnikové architektury a podnikových znalostí.

Návrh „cloud ready" IT architektury

Během dlouhých let organického rozvoje ERP se mnoho společností dostalo do situace, kdy provozují řadu redundantních systémů a datových úložišť. Jednotlivé aplikace jsou složitě integrovány a nezřídka se stává, že člověk zastupuje funkce middleware. Přechod na cloudové ERP může tento problém odstranit. Míra úspěchu závisí na tom, zda je tato iniciativa zvažována i v kontextu ostatních vrstev podnikové architektury (HW a SW architektura) a v kontextu transformace i dalších podnikových aktiv. Pro společnosti je tedy klíčové provést racionalizaci nad relevantním aplikačním portfoliem a infrastrukturou. To znamená vytvořit logické homogenní celky na základě dvou významných kritérií. Prvním kritériem je, aby tyto celky podporovaly stejné klíčové podnikové funkce nebo procesy. Druhým kritériem je schopnost integrace pomocí volné vazby („loose coupling"). Racionalizace není pro mnoho společností jednoduchá a nemusí nutně být provedena pro všechny podnikové funkce a procesy zároveň, ale přesto je to významný krok ke standardizaci a adopci cloudového ERP.

Příprava strategie ERP a roadmapy transformace na cloudové ERP

Transformace ERP se obvykle provádí v několika fázích, a proto je žádoucí připravit podrobnou strategii a roadmapu přechodu. Při její přípravě jsou klíčovými faktory ke zvážení celková kultura, připravenost a odhodlanost organizace podstoupit takovou změnu. Některé společnosti jednají velmi proaktivně a jsou připravené takovou změnu realizovat i přesto, že benefity zůstanou nevyčísleny a jejich systémy jsou z pohledu funkčnosti a potřeb adekvátní. Jiné zaujímají reaktivní postoj. Dané možnosti pečlivě monitorují, vyhodnocují hrozby a příležitosti, které jim cloudové ERP může přinést, avšak do samotné realizace se ještě nepouštějí. Naším doporučením je tedy vytvořit strategii ERP, kde jsou výše zmíněné aspekty včetně všech identifikovaných rizik, časového plánu transformace a návrhů změn v procesech IT Governance popsány.

Příprava detailního plánu integrace

Vlastní integrace cloudového ERP s ostatními aplikacemi může představovat velmi komplexní, časově náročnou a nákladnou aktivitu. Zejména v případech, kde existující aplikační architektura je vysoce heterogenní, neřízená a v případě, kde není vyjasněné vlastnictví podnikových dat. Organizacím je tedy vždy doporučováno vytvoření detailního plánu integrace ERP na ostatní systémy, definování, které systémy či subsystémy jsou zdrojem kmenových dat a jak budou tato data transformována do cloudového ERP.

Štěpán Jaroch, Zdeněk Slunečko

Štěpán Jaroch pracuje jako manažer v týmu pro technologické integrace společnosti Deloitte. Pravidelně se účastní projektů týkajících se rozvoje informačních systémů, návrhů IT Governance principů a optimalizace ITSM procesů. Pracuje na projektech zejména v odvětvích bankovnictví, výroby a veřejného sektoru.	Zdeněk Slunečko působí jako senior konzultant ve společnosti Deloitte. Účastní se domácích a zahraničních projektů v oblasti informačních technologií, které svým rozsahem pokrývají celý životní cyklus podnikových informačních systémů. Pracuje na projektech zejména v odvětvích bankovnictví, technologie a telekomunikace.