Mezi často se vyskytující problémy patří:

• pracné dohledávání papírových dokumentů a dohledávání informací v textu,
• chybí přehled o dodatcích k uzavřeným smlouvám,
• chyby typu špatné číslo smlouvy na výstupních dokumentech,
• nevyužití dojednaných podmínek s dodavatelem při objednávkovém procesu,
• neuznané účetní doklady (a s tím související prodloužení splatnosti) na základě nedodržení smluvně daných náležitostí,
• komplikace uznávání reklamací – podmínky lze najít pouze na příslušných smlouvách,
• až po ukončení zakázky je zjištěno, že není podepsána smlouva,
• chyby ve vlastních smlouvách z důvodu nedodržení aktuálních schválených vzorů.

Standardní podpora smluvních procesů v informačních systémech se většinou orientuje na databázi smluv v podobě dokumentů a postrádá následné vazby. Jakákoliv smluvní evidence bez přímého propojení na všechny související podnikové agendy a činnosti přitom potlačení uvedených problémů nezajistí. Nástroj pro podporu smluvní evidence by tedy měl zajistit provázání vlastní smlouvy s ostatními entitami, jako je vlastní zakázka, účetní modul, dodavatelé, zákazníci atp.

Možné je například definovat parametry smlouvy buďto jako statické, tj. neměnné, nebo jako dynamické, které mohou být měněny například formou dodatků. Pro uživatele informací ze smluv pak systém vždy zajistí pohled na platné aktuální smluvní podmínky bez toho, aby musel pracně prohlížet přímo příslušné dokumenty a zabývat se jejich vzájemnými vztahy. Vybrané údaje jsou přímo integrovány do dané agendy – na krycím listě zakázky vidí hlavní inženýr projektu či stavitel smluvní cenu z investorské smlouvy včetně dodatků a klíčová data. Fakturantka má zase v modulu fakturace zakázek k dispozici informace o splatnosti, pozastávkách, stanovení rozhodného dne. Při tvorbě objednávky jsou nabízeny podmínky rámcových smluv atd.

Propojení končí až u výstupních dokladů typu soupis prací, zjišťovací protokol nebo objednávka, kam jsou údaje ze smluv přímo přenášeny. Standardně jsou připraveny sestavy zobrazující smlouvy v kontextu daného modulu – na zakázce seznam všech smluv k zakázce, na dodavateli seznam všech smluv uzavřených s dodavatelem.

Systém by měl vedle uplatnění a hlídání správnosti smluvních ujednání poskytovat také podporu celému procesu uzavírání smluv. Smlouva by do systému měla vstupovat už ve stádiu návrhu. Její překlopení do statusu „platná“ by pak mělo být vázáno na splnění závazných požadavků, typicky vyplnění data podpisu smlouvy, osoby podepisující smlouvu, vložení skenu smlouvy a dalších. Editor smlouvy by také měl být schopen, v závislosti na jejím typu, zadat další údaje. U rámcové smlouvy to mohou být vazby na skupiny položek, u smlouvy o sdružení vyplnění všech subjektů vstupujících do sdružení, u investorské smlouvy detailní přehled závazků a na ně navazujících bankovních garancí. Je vhodné, aby integritní kontrola nebyla vázána pouze na samotný modul smluv, ale i na provázané agendy. Zakázka potom nemůže být uzavřena, pokud nejsou vypořádány všechny závazky vyplývající z navázaných smluv (ukončení záruční lhůty). Nastavení zohlednění těchto podmínek může být „tvrdé“, tj. nedovolí uživateli zakázku uzavřít, nebo „měkké“, pouze upozorní.

Samozřejmostí je dnes možnost nastavení elektronického schvalovacího procesu se systémem upozornění. Pro kontrolu celého procesu evidence smluv jsou připraveny proaktivní sestavy o stavu smluv a kvalitě jejich zpracování. Není tedy problém při poradě okamžitě určit, že zakázka je již dávno v realizaci, ale příslušná smlouva stále ještě čeká na podepsání či identifikovat rozdíly v smluvní ceně a rozpočtu zakázky. Modul by měl poskytovat podporu pro ISO certifikace, záznamy o provedených editacích smluv a tvorbu předvyplněných dokumentů typu oběhový list.

Takovýto modul pak vede k významnému zkvalitnění práce se smlouvou zejména v zakázkovém procesu. Současné informační systémy zaměřené na projektové a stavební organizace nejsou pouze o ekonomickém pohledu na „výrobu“, ale i o integraci ostatních firemních agend do jednoho úzce propojeného celku. Vždyť systém lze definovat jako množinu prvků s jasně danými vazbami, jejichž vzájemné působení přináší synergický efekt.

Martin Benešovský
Autor působí jako projektový manažer ve společnosti BenchCom s.r.o.