Projekt nasazení centrálního informačního systému (ERP), který zasahuje víceméně celou organizaci, není ve firmách zpravidla často prováděný – ve své historii ho realizují většinou jednou či dvakrát. Z tohoto pohledu proto není obvyklá hluboká zkušenost s jeho přípravou, realizací a rozvojem. Proto bývá tak obtížné pro mnoho zákazníků definovat vlastní parametry výběru či vůbec očekávání. Primárně se vždy hledají benefity, zlepšení, úspory, modernizace atd. Na druhé straně je takový projekt o relativně vysoké investici či pravidelných nákladech, které lze sice jednoduše vyhodnotit mezi více alternativami, ale skutečný přínos pro budoucnost firmy se rozpozná jen velmi složitě.

Do toho všeho přicházejí výrobci a distributoři těchto systémů s pravidelnými novinkami, které se snaží zohlednit aktuální dění a vývoj ekonomiky. Skutečně jsme nyní v situaci, kdy možnosti systémů podobného zaměření byly i jen třeba před pěti lety, a možná dvěma lety, výrazně rozdílné od současnosti. Moderní trendy a přístupy již dospěly i do tak relativně konzervativního odvětví, jako jsou primární podnikové procesy a jejich řízení.

Posunuli jsme se od téměř futuristického snění do doby, kdy se v jejich rámci nabízejí i nejmodernější technologie, a to v reálných produktech a k okamžitému využití ve většině firem. Pojďme se podívat na několik z nejvíce rezonujících příčin toho, proč firmy v současné době uvažují o změně ERP systému.

1. Cloud

Cloud je celkem jasný vítěz trendů současnosti. Výrobci ERP – někteří výhradně, jiní zatím částečně, nabízejí svoje ERP z prostředí cloudu. Nejde už jen o poskytování infrastruktury a podpůrných služeb cloudovým způsobem, ale celý systém jako službu.

Výhod lze jmenovat spoustu, existuje však i několik nevýhod, které mohou být čistě subjektivní a poplatné dané firmě. Firmy se především postupně zbavují strachu o bezpečnost dat a přijímají myšlenku jejich ukládání mimo vlastní infrastrukturu. Diskutovanou oblastí může být i „vlastnictví“ systému a způsob jeho financování, které se s cloudem výrazně mění.

Cloudové systémy ale především přicházejí se standardizací základních procesů, které umožní jejich rychlé nasazení a adopci u uživatelů. Zejména pro menší firmy to znamená dosažitelnost a možnost provozu třeba i globálního systému s menším týmem, bez nutnosti řešit infrastrukturu, zajištění provozu, zapracování nových verzí atd. Na druhé straně právě rychlé bezzásahové aktualizace přinášejí průběžné inovace, které někdo – ideálně přímo ve firmě – musí sledovat a snažit se je využít. Rozvojový management je pak nepřetržitý proces, který si vyžádá kapacity lidí a větší soustředění na školení uživatelů i samotných správců systému. V základních procesech je vždy výhodnější pro udržitelnost systému následovat dodávanou funkcionalitu standardu, než hledat vlastní cestu nákladným vývojem či workaroundy.

2. Personalizace

Uživatelé podnikových systémů jsou stále jen lidé, kteří mimo zaměstnání žijí každodenním životem a jsou dnes ze všech stran pod vlivem digitálního světa – ovládání mobilů, aut, personalizované reklamy, stále se zlepšující aplikace pro bankovnictví, zásilky, volný čas a další. Zejména v oblasti UX (User Experience) nových platforem měl svět ERP co dohánět, dnes je ale situace, kdy systém musí nutně nabídnout přívětivý uživatelský komfort, ideálně personalizovaný pro danou pozici zaměstnance. Jiné požadavky na systém bude klást finanční ředitel a jiné operátor skladu nebo pobočkové prodejny. A k tomu přichází potřeba ovládat i informační systém skrze mobilní aplikace, získávat real-time přehledy či schvalovat platby a dovolené.

3. Digitalizace

Toto téma je stále více viditelné, až se z něho stává jakýsi buzzword. Ale stále se měnící podmínky, rizika, nové trendy a přicházející příležitosti nutí firmy k rychlým změnám i v jejich primárních procesech. To, jak jsou dnes systémy ve svém jádře čím dál více standardizované, je ale vlastně proti těmto tendencím. Na řadu tak přicházejí již vestavěné funkce – integrovaný reporting ideálně již využívající prvky umělé inteligence (AI), který umožní i běžným uživatelům prozkoumávat kdykoliv dostupná data. Ta jsou dnes uložena v jedné databázi, skoro by se dalo říct i data lake, a uživatel tak má vše přímo k dispozici, jen si na data vhodně sáhnout a využít je rovnou k operativě či ke strategickému rozhodování.

Další možností je rozšíření základních ERP systémů o specializovaná odvětvová řešení. Ta přinášejí další moderní technologie v podobě rozšířené reality (AR) – pokročilé skladovací procesy, prodejní aplikace a e-shopy, nebo machine learning (ML). Ten zajišťuje podporu například při strojovém zpracování dokladů, náboru zaměstnanců nebo i vyhledávání v datech.

Digitalizace dnes také předpokládá rychlou reakci na podněty trhu či rychlé inovace, což je v rozsáhlých ERP systémech výzva. K dispozici jsou tak nástroje vývoje drobných aplikací (microservices), které umožní rychle nasadit potřebný proces, ale bez ovlivnění základu systému, naopak s jeho vhodným integrováním.

Obecně je tedy možné aktuální trendy v ERP definovat jako snahu většinu procesů standardizovat a automatizovat, a kde to dává ekonomický smysl, tak hledat cesty agilního rozšíření pro daný proces, odvětví či business model.

Jan Filip Autor článku je obchodním ředitelem společnosti Mibcon.