Každý, kdo implementoval informační systém, ví, jak složitý je tento proces a jak spletité jsou cesty od představy k realizaci. Víme také, jak moc se v některých případech liší představa od výsledné skutečnosti. V tomto článku se zaměříme na tři klíčové ingredience doprovázející prakticky každou úspěšnou implementaci ERP systému do firmy menší a střední velikosti (SMB).

Ingredience č. 1 – produkt

Samotný informační systém je produkt, jako každý jiný. Má svého výrobce, historii, konkurenci a uživatele.

Jedna z prvních věcí je, že si vybíráte informační systém z konkrétní třídy. V našem případě je to třída označovaná jako SMB – segment trhu malých a středních společností. Ze zaměření a nastavení systému konkrétního systému musí být jasně patrné, že je přizpůsoben právě tomuto segmentu a hodí se sem ze své podstaty nejlépe.

Co je s produktem neodmyslitelně spojeno je jeho funkčnost, oblasti, které pokrývá a určitá forma přístupu k uživatelům. Ideální systém z této třídy by měl nabízet velmi vysokou míru přizpůsobení. To znamená, že by se rozhodně nemělo jednat o "krabicový" produkt, který si můžete sami koupit, nainstalovat a začít používat. S produktem typu vhodného pro SMB je spojeno určité množství práce: implementace, nastavení, které změní a upraví výslednou podobu systému vůči firemním procesům a potřebám, a v neposlední řadě také zaškolení uživatelů. Ve výsledku, v kontextu s definovanými cíli implementace, musíte dojít k lépe využitelnému systému, než s přednastaveným "krabicovým", který si kupujete tak, jak je, tedy bez možnosti přizpůsobení. Nutnost přizpůsobení vnímáme ze strany dodavatele jako určující informaci, kterou potřebujete znát, abyste posoudili, jestli je pro vás tento typ informačního systému vhodný. Nemá smysl, a často to vyjde najevo již v samotném začátku obchodního případu, používat "kanón na vrabce".

Zamysleme se dále nad pojetím produktu. Představte si, že budete výrobcem informačního systému. Pak určitě velmi brzy zjistíte, že cokoliv dobrého či inovativního se objeví v konkurenčním produktu, to musíte i vy brzy zahrnout do svého řešení. To znamená, že jednotlivé produkty ze stejné třídy se časem funkčně vyrovnávají. To můžete sledovat u jednotlivých oblastí, které každý informační systém pokrývá. Snad neexistuje úspěšný informační systém, který by nenabízel pokrytí oblastí, jako účetnictví, mzdy a personalistika, výroba, obchod, sklady apod. Je pravda, že každý produkt může uchopit danou oblast různě, ale obsahově jsou produkty dané třídy vyrovnané.

Závěr pro první ingredienci úspěšné implementace tedy zní, že si musíte správně vybrat třídu informačních systémů. Můžete očekávat, že v této třídě jsou si jednotlivé produkty funkcionálně velmi podobné. Rozdíly spočívají například v množství a kvalitě konzultantů a firem, které zvládají implementaci, počtu dosavadních zákazníků, kvalitě hot-line, servisu a podpory produktu.

Ingredience č. 2 – implementátor

Implementátor informačního systému je především dlouhodobý partner, který Vás bude provázet nejen na začátku, ale i během celé té řady let, kdy budete informační systém používat.

Kvalitu implementátora je zpočátku těžké z pohledu kupujícího rozpoznat. Je obrovskou výhodou, když máte možnost implementátora bez dramatických dopadů vyměnit a ponechat si již naimplementovaný informační systém. Tato vlastnost prostředí (existuje silná skupina implementátorů) nutí každého implementátora z dané skupiny v rámci jednoho produktu k profilaci a zaujetí místa na trhu, ve kterém on hraje prim. Ptejte se na to, v čem je implementátor nejlepší, s čím vším a jak je schopen Vám reálně pomoci.

Klíčoví jsou zde především lidé, tedy konkrétní konzultanti, programátoři a vedoucí projektů. Důležitou vlastností, která je v první fázi skrytá za bezvadným vystoupením obchodníka a líbivou prezentací, jsou vnitropodnikové procesy na straně implementátora, které zajišťují sběr vašich požadavků, neboli hot-line. Reakční doba na jednotlivé požadavky, nejenom v čase implementace, ale zvláště po ní, se stane jednou z klíčových oblastí spokojenosti či nespokojenosti s užíváním informačního systému.

Další otázkou je vytváření dokumentace k těm částem informačního systému, které jsou vám upraveny na míru. Ptáte se proč? Během implementace jsou sice všichni uživatelé odborně proškoleni, ale během užívání tyto znalosti různě kolísají. Co teprve, když přijmete nové zaměstnance? V tu chvíli oceníte kvalitní a dostupnou dokumentaci k vašemu projektu.

Avšak hlavním vodítkem, která vám pomůže zorientovat se skutečně v osobě implementátora, jsou reference. Pracuje pro podobné firmy, jako jsme my? Je ochoten zprostředkovat referenční návštěvu, předat kontakty, hraje otevřeně a fér? Zavolejte k jeho zákazníkům, poptejte se, nechte si uvést doporučení, ale i slabé stránky. Informační systém přeci nekupujete každý rok a celá implementace představuje značné zatížení běžného chodu firmy, proč se tedy nezeptat již na začátku.

Závěr u ingredience s názvem implementátor je jednoznačný: vybíráte dlouhodobého partnera, který vám má být oporou. Měl by tedy rozhodně být dostatečně znalý, zkušený a pohotový v řešení nejen implementačních, ale i servisních požadavků. V neposlední řadě musí být kvalitní i po stránce lidské a osobnostní.

Ingredience č. 3 – vaši lidé spojení s implementací

Poslední ingredience není o nic méně důležitá, než výše uvedené. Proti předchozím dvěma záleží však více na vás. Pokud ve své firmě najdete člověka, který je tzv. tahounem implementace a je schopen zaštítit implementaci u vás, máte z poloviny vyhráno.

K tomuto člověku byste měli přizvat tzv. garanty za klíčové oblasti, např. účetnictví, výroby apod. Nabízí se zde např. výrobní ředitel, nicméně si musíte uvědomit, že vedoucí a ředitelé, zvláště ve výrobách, nedisponují potřebným množstvím času, a proto nemusí být vhodnými kandidáty na pozici garanta.

Váš tým společně s implementačním týmem dodavatele tvoří výkonné jádro a hnací motor celé implementace. Nasazení informačního systému je proces poměrně složitý a jeho kvalita závisí na spoustě faktorů. Nejdůležitějším faktorem je kvalita lidí, kteří se na tomto procesu podílejí a precizní definice požadavků. Velký důraz je kladen na schopnost lidí společně dotáhnout věci do požadovaného stavu, zkrátka, že vše "dopadne".

V každém případě by měli vaši lidé umět definovat cíle implementace a jejich klíčové části. Pro dosažení těchto cílů se společně s implementátorem musí zvolit cesta a způsoby vyhodnocení splnění jednotlivých částí implementace. Např. vědět, zda součástí nového ERP má být i řízení skladů za pomoci čárových kódů a mobilních čteček. Cílem tohoto kroku je podstatné zjednodušení zaměstnávání brigádníků v době tzv. špiček, kdy chcete zkrátit zaškolení úplně nového skladníka ve věci práce s ERP na 30 minut, místo předchozích x hodin. Tedy zjednodušíte agendu personálního posílení ve skladech v době, kdy to budete potřebovat, dále pak snížíte chybovost samotné expedice o předem definovaná procenta.

Závěr této části našeho článku směřuje k vašim interním pracovníkům, kteří mají podstatný vliv na průběh a dopad celé implementace. Musíte jim vytvořit časový prostor pro zvládnutí implementace. V některých případech je z časových důvodů tato role ponechána implementátorovi, ale my jsme přesvědčeni, že je vždy lepší, jestliže najdete vhodné lidi i na vaší straně. Celý průběh implementace jste pak schopni lépe kontrolovat, korigovat a řídit. Výběr vhodných osob je často velmi problematický a to, že někdo umí s počítačem, by jej k tomu nemělo automaticky delegovat. Pracujeme v oblasti firemních procesů, zpracování dat a získávání informací.

Lidé, lidé, produkt

Tak tedy sečteno a podtrženo: Dvě skupiny lidí se starají o nasazení jednoho produktu. Znalosti, odbornost, organizovanost, systematičnost a elán obou skupin se výrazným způsobem podepíší na tom, jestli s informačním systémem bude vaše firma růst a také, zda tento důležitý element řízení využijete s plným potenciálem nebo jenom z části.

Tomáš Szydlowski
Autor článku je jednatelem společnosti Datamix Solutions s.r.o., která je partnerem systémů HELIOS.