Například společnost Nohel Garden se rozhodla implementovat nový informační systém ERP, neboť její stávající agenda byla roztříštěna v několika systémech, které navíc již nebyly schopny pojmout množství dat, které vzhledem k neustále rostoucímu objemu a rozsahu činností exponenciálně narůstalo. Díky zavedení ERP systému došlo v Nohel Garden k centralizaci a propojení veškeré firemní agendy, včetně účetní, do jednotné, informačně hodnotné sítě a databáze.
Detail faktury v prostředí informačního systému Byznys ERP
S podobnými potížemi jako Nohel Garden se potýkal například i Český svaz ledního hokeje, jemuž před nasazením ERP systému vedení účetní agendy dokonce zajišťovala externí firma. To způsobovalo větší náročnost a pracnost při přípravě dokladů a při předávání informací. Z tohoto důvodu bylo obtížné zajistit rychlý přístup k informacím, aby bylo možné sledovat jednotlivé procesy tak, jak opravdu probíhaly. Cílem nasazení nového podnikového informačního systému se proto stalo především sjednocení pohybu veškerých dokladů a zpřesnění a usnadnění přenosů mezi jednotlivými moduly, což ve výsledku umožnilo komplexní evidenci veškerých ekonomických činností společnosti se završením v ekonomických výstupech, které napomohou například při analýzách činnosti organizace.
Integrace účetního modulu do ERP dále umožňuje všechna data související s účetnictvím využít pro následné zaúčtování a získávání potřebných účetních i manažerských výstupů, což výrazně zrychluje práci účetních oddělení. Také se tak eliminují problémy a finanční náklady spojené s přenosy dat a integrací účetních záznamů z jiných samostatných systémů, které zpracovávají například pouze skladovou evidenci, hotovostní prodej nebo oblast mezd a personalistiky.
Třeba ve společnosti Ravak přispělo zavedení nového ERP systému k výraznému urychlení vyhodnocování dat a díky transakčnímu zpracování na platformě SQL Serveru byla zásadně zvýšena i jejich bezpečnost. Nové řešení zde nabídlo celou řadu nových vlastností, od kvalitních grafických výstupů přes možnost definice vlastních uživatelských požadavků až po komunikaci s nástroji MS Office. Kvalitní ERP systém využívá nejmodernější technologie v oblasti výpočetní techniky a posouvá tak zpracování účetních a ekonomických agend na podstatně vyšší úroveň.
Grafické znázornění dat podle středisek
Jednotná databáze usnadňuje práci s podnikovými doklady
Další značnou výhodou, která plyne z umístění dat v jednom programu (v jedné databázi) je také možnost oboustranné komunikace mezi účetními záznamy a prvotními doklady. Což je velmi důležité zejména z důvodu kontrol, které provádějí finanční oddělení jednotlivých firem. Velmi často se stává, že je nutné na základě nějakého zůstatku či měsíčního obratu účtu v hlavní knize zjistit, z čeho se tato hodnota skládá. V samostatném účetním programu se většinou dostaneme pouze na jednotlivé účetní doklady a podklady pro jejich vystavení je nutno složitě dohledávat v jednotlivých samostatných programech. V moderním ERP systému je možno z jednoho místa zjistit téměř vše, respektive zobrazit si veškeré podklady, počínaje účetním dokladem přes faktury a skladové doklady až k informacím například o objednávce nebo smlouvě.
Pokud je v rámci ERP využit navíc také DMS (document management system), možnosti se dále rozšiřují. S využitím tohoto systému je možné pracovat s dokumenty (prvotními doklady) již přímo při jejich přijetí či vystavení a ukládat je v elektronické podobě jako součást samotného záznamu, například dodavatelské faktury. Tyto záznamy pak lze kdykoliv zobrazit, vytisknout nebo odeslat v původní podobě.
Dalším přínosem, který je nutné zmínit, je možnost automatizace a optimalizace toku dokladů. ERP systémy většinou obsahují systémy automatizace opakovaných podnikových činností, jejichž pomocí se zajišťuje správný průběh a schvalování prvotních a účetních dokladů. Pro dokreslení lze uvést následující příklad: Asistentka přijme s poštou nebo elektronicky dodavatelskou fakturu a informaci o ní zanese do systému jako přijatou korespondenci, ke které také připojí její původní podobu v elektronické formě. Touto operací spustí workflow, které dá příkaz pracovnici oddělení fakturace k zapsání přijaté faktury do systému a následně pak úkol příslušnému manažerovi daného úseku ke schválení a autorizaci. Pokud jsou tyto činnosti správně a včas provedeny, dostává pokyn účetní k zaúčtování faktury a k jejímu proplacení. Celý tento proces probíhá elektronicky bez nutnosti fyzického oběhu dokladu, což je velmi výhodné zejména ve společnostech, které nejsou lokalizovány na jednom místě.
Komplexnější výstupy
Další výhoda ERP systému v oblasti účetnictví a ekonomiky firmy tkví v rozsáhlých možnostech manažerských výstupů. Zatímco v samostatném účetním programu si firma musí vystačit s obecnými účetními přehledy, jako jsou zejména hlavní kniha, deník dokladů, rozvaha a výsledovka, v ERP systémech je možno pracovat s mnohem rozsáhlejší datovou základnou, která umožňuje vytvářet výstupy přímo propojené s ostatními agendami, dle potřeb každého uživatele a jeho vlastní definice.
Kupříkladu vydavatelství Vltava-Labe-Press, jehož rozvoj zaznamenal v několika posledních letech mnohonásobný nárůst, se rozhodla nahradit ekonomický software komplexním ERP řešením, a to hlavně z důvodu zvyšujících se nároků na výstupní analýzy a podporu managementu.
Výše uvedené výhody jsou nejčastějšími důvody, proč vést účetnictví pomocí ERP systému, které v současné době již nejsou doménou pouze velkých společností, ale dochází k velkému rozšíření i mezi středními, a dokonce malými společnostmi pod padesát zaměstnanců.
Grafické znázornění pohybu skladových zásob
Kdy zvolit ERP řešení?
O změně účetního systému by měli uvažovat firmy v okamžiku, kdy se stávající systém stává těžkopádným a nevyhovuje požadavkům pracovníků na rychlost a přesnost informací stejně jako na kontrolu a automatizaci činností. V některých případech je zpracování v samostatných účetních systémech a jejich napojení na ostatní agendy tak komplikované, že nutí vedení firem k přijímání dalších pracovních sil, aby byly schopny rostoucí množství dokladů a požadavků zvládnout.
Při výběru samotného ERP je pak nutné stanovit si jasná kritéria a požadavky, které musí nový systém splňovat, a na jejich základě vybrat nejvhodnějšího dodavatele ERP, který by měl prokázat svoji schopnost dané požadavky splnit a ideálně zprostředkovat případné referenční návštěvy u svých stávajících uživatelů. Nasazení nového ERP systému a jeho úspěšnost je pak dána úzkou spoluprací dodavatele i odběratele, která se projeví správnými, včasnými a detailními informacemi, nejen v oblasti účetnictví, ale i celé firemní agendy.
Roman Vinš
Autor je vedoucím servisu a podpory ve společnosti J.K.R., která je producentem podnikových informačních systémů Byznys ERP.