Český trh s ERP systémy neprožíval v posledních čtyřech letech to nejlepší období. Nejrůznější krize přinesly velmi opatrný přístup k investicím do podnikových systémů. Tyto investice ale nelze odkládat donekonečna, protože stále více podniků naráží na hranice svých starých systémů nasazených v devadesátých letech. Na co by tyto společnosti neměly v rámci plánovaných implementačních projektů zapomenout?

Kdo dnes poptává ERP software

Český trh s ERP softwarem je v současnosti ovlivněn dvěma hlavními faktory. Zaprvé jsou to různé systémy dotací, které celý trh deformují zejména na úrovni malých a středních firem. Tím, že tyto podniky vydávají díky dotacím na nový informační systém méně prostředků, mají tendenci se rozhodovat méně zodpovědně. Díky tomu se dostávají do hry méně kvalitní řešení, jak z pohledu produktu, tak z pohledu implementací. Druhým faktorem jsou nejrůznější krize, které přicházejí a odcházejí ve vlnách, ať již jsou to krize skutečné, nebo jen mediální, které ovlivňují uvažování podniků na několik měsíců až let dopředu.

Zdá se ale, že se situace konečně zlepšuje. Zvýšený zájem se objevuje zejména v segmentu výrobních podniků. Z hlediska řešení zažívají velký „boom“ tzv. nadstavbové aplikace, jako je například business intelligence. Tento typ řešení dnes poptává téměř každý, jednak proto, že není tolik investičně náročné, a jednak podniky již mají většinou svá data v pořádku a chtějí je využít k získání kvalitnějších přehledů. Další často poptávanou oblastí řešení jsou systémy pro document management a workflow.

Z pohledu jednotlivých výrobních odvětví to není překvapivě automotive, který táhne ERP investice. Automobiloví subdodavatelé mají zpravidla oblast informačních systémů již vyřešenou, protože je k tomu donutila situace již dříve. Tlak ze strany automobilek je přiměl k maximální efektivitě a optimalizaci, bez které dnes nelze v automobilovém řetězci existovat. K dynamickému rozvoji dochází v jiných odvětvích, zejména v klasickém strojírenství, diskrétní výrobě či energetice.

Modelovým příkladem jsou strojírenské firmy, které řešily své informační potřeby začátkem devadesátých let a dnes jejich systémy dožívají, buď morálně nebo technologicky. Tyto systémy proto chtějí nahradit, ať již z důvodu jejich neschopnosti vyrovnat se s rostoucími nároky nebo z důvodu nedostatečnosti či ztráty podpory ze strany původního IT dodavatele.

Řešit systém a procesy současně

Stále více společností je tak postaveno před úkol nahradit své dožívající systémy něčím novým. Musí si ale také uvědomit, že se starým systémem často tyto podniky zamrzly v čase i se svými procesy, které již neodpovídají moderním trendům. A že by tedy součástí změny systému měla být i změna podnikových procesů. Vyplatí se proto řešit oblast podnikových procesů a nasazení nového podnikového softwaru současně – tedy neřešit nejprve procesy a potom implementaci, či naopak. A to patří v rámci současných projektů mezi největší implementační výzvy.

Současná moderní řešení obsahují tzv. modellery, které dokáží požadované procesy modelovat, a příručky samozřejmě doporučují přizpůsobit existující podnikové procesy procesům obsaženým v daném informačním systému. To je do určité míry správné doporučení, protože dobrý podnikový systém v sobě obsahuje to nejlepší know-how za poslední desítky let. V konkrétních projektech to ale lze realizovat jen do určité míry. Každá firma má svá specifika a jedinečnost, což se musí zohlednit a ponechat ty klíčové specifické procesy, které přinášejí podniku vysokou hodnotu. Implementace informačního systému se tak bez procesní analýzy neobejde.

Implementační zákonitosti

Každá implementace je svým způsobem unikátní, ale aby byla úspěšná, musí respektovat určité zákonitosti. Ve výrobních podnicích se všechno točí okolo plánovacích procesů, a proto je klíčové mít kvalitní výrobní data. Na rozdíl od situace před deseti až patnácti lety si dnes podniky uvědomují, že úspěšná implementace se bez kvalitních dat neobejde – bez ohledu na konkrétní systém, který implementují. Existují příklady toho, že i méně věhlasné aplikace poskytují lepší výsledky než ty špičkové – pokud se souběžně s jejich implementací uskutečnila datová optimalizace.

Specifikum při implementacích ve výrobních podnicích je rovněž požadavek nenarušit provoz během projektu. Proto je zde klíčová fáze testovacího provozu nového systému tak, aby zapojení do produktivního provozu bylo co nejrychlejší. Zde musí mít podnik k dispozici kvalitní implementační metodologii, která zajistí co nejefektivnější přechod ze starého na nový systém.

Častou chybou ze strany zákazníků jsou přílišná očekávání od nového systému. Případů je ale stále méně než v minulosti, protože povědomí o zákonitostech nasazení informačních systémů významně vzrostlo a zákazníci vědí, že je od nasazení k optimálnímu provozu ještě čeká dlouhá cesta.

Co za posledních pět let prakticky vymizelo, je rezistence zaměstnanců vůči zavádění nových systémů a procesů. Podniky dnes již nepodceňují oblast loajality a zapojení svých pracovníků do projektu a věnují jim velkou pozornost.

Na druhou stranu není stále pravidlem, že management věnuje implementačnímu projektu maximální pozornost. Bez podpory nejvyššího managementu se žádný implementační projekt neobejde. Vedení se za projekt musí postavit silou své pozice, a to zejména v kritických fázích projektu – žádný externí konzultant či dodavatel roli ředitele, majitele či jednatele v projektu nahradit nemůže.

Příklad úspěšného projektu

Všechny úspěšné projekty tak mají společné jmenovatele – hlavně je to masivní a zcela jednoznačná podpora managementu, případně majitelů, a stanovení jednoznačné odpovědnosti za úspěch projektu na konkrétního člověka. Dalším je výběr kvalitního systému z pohledu vhodnosti procesů v dané organizaci, kvalitní a správně motivovaný implementační tým loajálních a komunikativních lidí a nakonec kvalitní implementační dodavatel. Kritickým okamžikem každého projektu je zvládnutí přechodu do produktivního provozu.

Příkladem úspěšného projektu z poslední doby je implementace informačního systému Infor10 ERP Business (SyteLine) společností ITeuro v podniku Krnovské opravny a strojírny (KOS). Ve výběrovém řízení se jako rozhodující pro volbu řešení ukázala integrovaná podpora jak procesů tzv. novovýroby, tak opravárenské činnosti a splnění požadavků kombinované výroby tramvají a opravárenství kolejových vozů.

Protože z důvodu předchozího dispečerského řízení nebyly k dispozici informace z výroby v požadované kvalitě, systém po svém spuštění poměrně rychle ukázal na kritická místa a problémy. Musela proto proběhnout následná fáze datové optimalizace v oblasti technologické přípravy výroby. Po uvedení dat do pořádku zaznamenala společnost KOS meziroční růst obratu i přesnosti dodávek o desítky procent a její projekt implementace nového informačního systému získal globální ocenění od výrobce systému Infor Excellence in Action.

 

Zdeněk Špelina
Autor je majitelem společnosti AppliCon IT, poskytující služby v oblasti výběru a implementace informačních systémů.