Digitalizace už řadu let mění způsob fungování podniků. Digitalizace pomáhá podnikatelům a manažerům vědět, co se v jejich firmě děje, uvolnit jim ruce od administrativních úkonů a činit správná rozhodnutí. Základním prvkem digitalizace je přitom firemní informační systém, tedy ERP software. Při správném využití se může se stát jednou z rozhodujících konkurenčních výhod.

Takový systém pomáhá řídit a stále více i automatizovat základní firemní procesy jako účetnictví, výroba, nákup či personalistika. „Podstatou ERP systému je propojení informací potřebných k provozu a řízení firmy,“ říká Petr Vojta, obchodní ředitel ABRA Software, která patří mezi přední tuzemské dodavatele ERP řešení. „Dalším zásadním prvkem je, aby každý uživatel dostával jen ty údaje, které mu náleží, aby si systém pamatoval jeho práci a pomáhal mu dělat ji správně.“

Velkou roli hraje flexibilita informačního systému a schopnost pokrýt specifika různých odvětví i konkrétních podniků. Čím lépe jsou parametry a funkce firemního systému ušity na míru konkrétnímu prostředí, tím lépe dokáže vycházet vstříc specifickým potřebám pracovníků, jež v něm působí. Takové optimalizované řešení například umí provázat výrobu s ostatními oblastmi fungování, tedy například s e-shopem, účetnictvím či zákaznickou podporou. Vše funguje v jediném ekosystému a je plně dostupné přes klasické desktopové i mobilní rozhraní.

Právě výrobní sektor patří k těm, které v digitalizaci nejvíce zaostávají. Podle studie společnosti Deloitte nemají firmy v tomto sektoru problém utrácet za nejmodernější technologie zvyšující produktivitu a bezpečnost samotné výroby. Kladou však malý důraz na celkovou digitalizaci svého provozu a nedokáží dostatečně využívat data.

Sběr údajů relevantních pro obchod patřil v době analogové k nelehkým výzvám. Digitální éra přinesla velkou změnu. Dat dnes mají společnosti bezpočet, často s nimi však neumí správně pracovat. „A někdy s velkou částí svých dat nepracují vůbec, nechávají je ležet stranou bez využití,“ říká Vojta. „Stává se, že každá organizační jednotka má vlastní reporty a databáze, které spolu komunikují jen minimálně či dokonce vůbec. Kvalitní firemní systém proto zajišťuje standardizaci všech vstupů a možnost jejich vzájemného propojení.“ V opačném případě musí být data zpracována ručně, což představuje plýtvaní nejvzácnějším zdrojem každé společnosti – lidskou prací.

Co má tedy informační systém zvládat, aby podniku poskytl měřitelný přínos?

• Uspořit čas zaměstnanců – tzn. vykonávat spoustu práce sám a nahradit tak ruční práci.
• Přizpůsobit se specifikám a požadavkům každého klienta – tzn. být flexibilní.
• Pokrýt všechny klíčové firemní oblasti a ukládat informace na jediném místě – tzn. jedna platforma pro všechna data.
• Zajistit snadnou integraci – tzn. schopnost snadno a chytře se spojit s jinými aplikacemi i díky API.

Příkladem úspěšného nasazení a využití ERP systému může být legendární královéhradecký výrobce klavírů Petrof. Společnost neměla potíže s odbytem, chyběl jí však vhodný nástroj řízení a potýkala se s roztříštěnou evidencí a nesourodými daty z mnoha softwarových aplikací. Proto se rozhodla implementovat informační systém ABRA Gen, který jí pomohl nejen vyřešit problémy, ale také identifikovat nejlepší cesty pro další rozvoj. Jak konkrétně?

• Pomocí modulů výroby, skladů a obchodních agend umožňuje uceleně mapovat celý výrobní proces až po expedici.
• Prostřednictvím CRM modulu analyzuje chování zákazníků a dodavatelů a tím dává firmě velké možnosti celý proces vhodně optimalizovat.
• Vytváří měsíční ucelené reporty, které vedení firmy pomáhají při rozhodování o budoucí strategii v jednotlivých teritoriích, modelových řadách nebo nových výrobcích.
• Eviduje všechny pracovní i technologické postupy.

Snazší komunikace a přístup k informacím patří k zásadním přínosům dobrého ERP systému. Špatně provedená digitalizace totiž přináší vedle kladů i jednoznačná negativa. Podle metastudie výzkumníků Nottinghamské univerzity z března 2022 k nim patří například zahlcení nadměrným množstvím emailů a jiných typů zpráv a ztížená možnost soustředit se kvůli častému přerušování či rozptylování od práce. Soustředění komunikace a evidence do jednoho informačního systému, který pokrývá maximum firemních procesů, tento problém do značné míry eliminuje.