Řízení podniků bylo, je a bude jednou z nesložitějších, nejrizikovějších a nejnejistějších lidských činností. Prvotním požadavkem při řízení podniku v období zrodu podnikových informačních systémů byla potřeba zpracování informací založená na tzv. celostním (holistickém) přístupu, jenž pokrývá koncepci sdílení dat, postupů a jejich standardizace přes celý podnik.

Požadavky na zpracování podnikových informací s ohledem na použité technologie, které jsou výrazně limitovány možnostmi dané doby, byly následující:

• sdílení a integrace dat potřebných k řízení firmy,
• minimalizace časových ztrát při doručení a zpracování informací,
• maximálně možná automatizace opakujících se procesů.

Za předchůdce podnikových informačních systémů je možné považovat systémy na zpracování informací, které byly již ve dvacátých a třicátých letech minulého století zavedeny ve společnostech Philips a Baťa. S ohledem na použité technologie však byly výrazně limitovány možnostmi dané doby. Není náhodou, že průkopníky této strategie podnikání nacházíme v podnicích, které aspirovaly na pozice globálních korporací a byly orientovány na již zmínění holistický přístup.

První systémy byly zaměřeny především na kontrolu majetku a zásob, což také byly první aplikace mimo oblast financí a účetnictví. Jejich následovníci byli vyvinuti pro řízení výroby a známe je dodnes pod pojmem materials requirements planning (MRP). Od nich je už jen krůček k inovativnímu MRP II systému, který umožňuje integraci finančních systémů, čímž rozšířil svůj význam právě na oblast plánování. Marketingové období z devadesátých let bylo ve znamení rozvíjející se technologie klient/server a postupné integrace procesů řízení lidských a kapitálových zdrojů, s výraznou orientací na zákazníka a optimalizací podnikových procesů.

ERP systémy, tak jak je známe dnes, se dají definovat jako typy aplikací, respektive aplikačního softwaru v informačním systému, které umožňují řízení a koordinaci všech disponibilních podnikových zdrojů a aktivit s cílem zajištění potřeb trhu i vlastního podniku. Těžiště funkčnosti se stále více přesouvá od vnitřních procesů k zákazníkům a dodavatelům. Podnikové informační systémy typu ERP přímo zahrnují, nebo jsou modulárně rozšiřitelné o:

• MIS (management information system) - manažerskou nadstavbu podporující vrcholové řízení firmy,
• SCM (supply chain management) – řešení pro řízení dodavatelsko-odběratelských řetězců,
• CRM (customer relationship management) – aplikace sloužící k řízení vztahů se zákazníky.

Obr. 1: Rozšířený pohled na ERP model podnikového informačního systému

V neposlední řadě se součástí moderních ERP řešení stávají aplikace podporující elektronické obchodování na podnikových trzích B2B (business-to-business), na trzích zákaznických B2C (business-to-customer) a systémy centralizovaného nákupu (e-procurement). Systémy e-procurement však mohou také představovat internetové B2B tržiště, nebo obecně jakékoliv internetové tržiště, jehož cílem je tvorba hodnoty za úspory nákladů.

SCM jako součást informačních systémů

Klasický vztah mezi dodavatelem a odběratelem představuje tok zboží směrem k zákazníkovi a tok informací, a především finančních prostředků opačným směrem. Přičemž prvotní snahou při řešení problémů v této oblasti je snižování nákladů, a to v rámci lokálních zlepšování na úrovni nezávislých oddělení přes soustředění se na zvýšení spolehlivosti a schopnosti plnění celých zakázek a zákaznického servisu.

Současná řešení se zaměřují především na zvýšení zákaznické spokojenosti a přidané hodnoty pro zákazníka, neboť zákazník má na současném trhu vůdčí úlohu a vstupuje do realizace produktu a vzájemné komunikace či výměny dat.

SCM řešení pro řízení dodavatelsko-odběratelských řetězců tedy představují soubor nástrojů a procesů sloužících k optimalizaci a efektivitě všech článků celého řetězce s ohledem na zákazníka. Jsou příkladem vzájemného propojení dodavatelů s odběrateli na bázi informačních technologií, kdy mohou partneři v rámci řetězce spolupracovat, sdílet informace a plánovat s cílem zvýšení své akceschopnosti.

ERP systémy a podnikové procesy

Jak uvádí například Michal Hammer ve své knize Agenda 21, hlavní oblastí změn podnikových procesů, vedoucí k zásadnímu zvýšení podnikové výkonnosti, je přizpůsobení se svým zákazníkům: „Dejte svým zákazníkům, co opravdu chtějí, poskytujte větší přidanou hodnotu a nabídněte jim hladkou a bezproblémovou komunikaci během všech transakcí s vaším podnikem.“

Podstatou informačních systémů není plánování, efektivní využívání zdrojů nebo snad dodržování termínů, ale jsou to především jednotlivé podnikové procesy. Jak vlastně takový proces funguje, je možné dobře popsat na příkladu typického podnikového procesu, kterým je zpracování objednávky. Tento proces se skládá z řady operací a činností, například sledování objednávek, evidence odběratelů, evidence pohledávek, účtování výdeje ze skladu, evidence zásob, požadavky pro výrobu, bankovní výpisy, párování plateb s fakturami apod.

Systém připraví po zadání nebo načtení elektronické objednávky algoritmus postupných kroků k jejímu splnění. Uživatel systému má všechny potřebné informace pro zpracování objednávky (veškeré informace o odběrateli včetně platební disciplíny, historii a stav objednávek či nabídek, soupis zboží a rezervací ve skladové evidenci, informace o dodavatelích – jejich dodacích lhůtách, cenách, kontaktech apod.). Pracovníci z různých oddělení mají k dispozici stejné informace, které mohou aktualizovat. Po ukončení práce s objednávkou v jednom úseku je objednávka automatizovaně přesměrována do dalšího útvaru. Pro zjištění stavu transakce je nutné pouze vyhledat záznam v ERP systému a sledovat ho. Jsme schopni v jakémkoliv okamžiku informovat zákazníka o stavu objednávky (zakázky), reagovat na případné změny či řešit neočekávané situace v průběhu řešení objednávky v rámci celého řetězce.

Obr. 2: Zjednodušené schéma principu procesně orientovaného podniku

Dnes si již nedokážeme představit evidování a zpracovávaní účetnictví nebo peněžního deníku u menších firem a živnostníků i s ohledem na povinné elektronické výkaznictví v papírové podobě. Ale proces ručního zpracování a evidence objednávek či požadavků zákazníků je v menších firmách běžnou praxí. Řízení prostřednictvím „přihrádek“ je sice pohotové a jednoduché, ale rozhodnutí o tom, zda budeme schopni objednat včas materiál a plánovat požadavky, například na základě historických dat, je ponecháno na intuici a zkušenostech jednotlivých pracovníků. Ty sice mohou být v určitých situacích nedocenitelné, ale jak jistě tušíme, přinášejí s sebou mnohá rizika.

Obr. 3: Ukázka detailní evidence zásob ve vztahu k objednávkám

Příležitosti a přínosy

Je samozřejmé, že ne každé konkrétní nasazení ERP v praxi musí nutně zahrnovat všechny zmíněné aspekty. To, co dělá podnikový informační systém ERP systémem, souvisí s jeho schopností naplnit konkrétní uživatelské požadavky („ušití na míru“, modulární rozšíření systému), která není nedosažitelná ani pro malé podniky či živnostníky. Je však potřeba na tomto místě připomenout, že hlavní součástí informačních systémů není software, počítače či technika. Jsou sice jejich nedílnou součástí, stejně jako data, vhodná a správná organizace, informační zdroje, legislativa, normy či informační technologie. Klíčovým prvkem však jsou a vždy budou lidé – jejich znalosti, kvalifikace, schopnosti, a především zájem. Jsou determinujícím činitelem pro výsledný efekt při využití ERP systémů jako nástrojů a pomocníků pro jejich business.

Dana Dostálová
Autorka je metodikem obchodních modulů v systémech Duna od společnosti Till Consult.